Comment choisir son outil de gestion de projet ?

Toutes les solutions sont les mêmes

Lorsque vous faites des recherches sur Internet, vous tombez sur de nombreuses solutions de gestion de projet. Elles se ressemblent toutes. Mais quelle est la bonne solution pour votre organisation ? Comment faire la différence entre toutes ces solutions ?

Définissez vos objectifs

A quoi va servir votre solution de gestion de projet ? Cette réponse dépendra probablement de la taille de votre organisation, du nombre de ressources impliquées dans vos projets et de la complexité de la gestion de votre entreprise.

Vos objectifs seront déclinés selon les thèmes suivants :

• Liste de projets ou portefeuille de projets ?
• Comment gérez-vous vos ressources ?
• Vous souhaitez maîtriser le coût de vos projets ?
• Une solution évolutive est-elle souhaitable ?
• La solution doit-elle s'intégrer au reste de mon système d'information ?
• Quel type de gestion pour vos projets ? Traditionnelle ou agile ?
• Quelle est la clé pour choisir une solution ?

Liste de projets ou portefeuille de projets ?

Une liste de projets fonctionnera pour un petit nombre de projets (moins de 10). Elle vous permettra d'avoir une vision individuelle de chaque projet. Au-delà de 10 projets, vous aurez besoin d'un portefeuille de projets affichant des vues consolidées de vos livrables, de vos ressources et de vos budgets par exemple. Même si vous en avez un grand nombre, ce type d'outil vous permettra d'avoir une vue consolidée de l'avancement de vos projets et facilitera la gestion des projets.

Comment gérez-vous vos ressources ?

La gestion des ressources est un sujet complexe qui génère une grande quantité de données. La feuille EXCEL de gestion des charges atteint rapidement ses limites. Gérer le prévu et le réalisé ne s'improvise pas. Si vos équipes fonctionnent en mode Agile, vous devriez avoir des équipes dédiées sur une période donnée. La gestion des ressources s'en trouve grandement facilitée. Malheureusement, dans les organisations, les ressources sont rarement dédiées et les experts doivent être partagés entre les équipes. Dans les organisations matricielles, la gestion des ressources devient un travail à plein temps pour s'assurer que les projets sont livrés à temps. Avoir une bonne vision de la charge consolidée de vos ressources est une chose importante, si vos ressources sont surchargées cela ne fonctionnera pas, si vos ressources ne sont pas bien réparties sur les projets vous perdrez en efficacité. Dans ce cas, seul un logiciel de gestion de projet intégré équipé d'un solide mode de gestion des ressources peut vous aider.

Voulez-vous contrôler le coût de vos projets ? Il est toujours bon de savoir où l'on en est en matière de budget. C'est rapidement le nerf de la guerre. Sauf peut-être chez les Gafas qui ont de gros budgets par projet mais pour tous les autres c'est le cas. Le budget d'un projet n'est pas seulement le montant final que l'on va dépenser pour un projet à la fin de l'année. Selon l'organisation, cela peut être plusieurs choses :

• La prévision ou la réalisation
• Amortissable ou non amortissable
• Le budget de l'année en cours ou le budget pluriannuel

Orientez vous vers le système le plus flexible qui vous permettra d'améliorer votre gestion budgétaire en configurant votre système.

Une solution évolutive est-elle souhaitable ?

Pour les entreprises adoptant des portefeuilles de projets (y compris d'une certaine taille), privilégiez les solutions configurables qui vous permettront de configurer votre système de gestion de projets aux besoins de votre entreprise sans avoir à faire de développement spécifique. La mise en place de vos attributs et de votre vocabulaire par configuration sera une commodité pour votre entreprise. Lors du choix de la solution, vous n'aurez pas identifié tous vos besoins, il est donc important de pouvoir ajouter des paramètres ultérieurement. Vérifiez que les paramètres sont entre les mains de votre administrateur système sans devoir faire appel au service pour chaque modification.

La solution doit-elle s'intégrer au reste de mon système d'information ?

Dans les grandes organisations, l'intégration avec un système comptable est souhaitable pour intégrer les coûts de ses projets, ou pour intégrer les factures de ses fournisseurs dans les projets. Lorsqu'il s'agit de projets de clients dans leur CRM, ils voudront intégrer la gestion de projet et le CRM pour faciliter la facturation des clients ou partager l'avancement de leurs projets avec leurs représentants commerciaux. Attention toutefois, les intégrations entre deux systèmes ne sont pas faciles à définir d'un point de vue fonctionnel. Quelles sont les règles de gestion à mettre en place lors d'une intégration ? La partie technique ne sera que le résultat de la définition fonctionnelle. Lors de l'implémentation d'un nouveau système, il est conseillé de commencer par faire une intégration manuelle en utilisant, par exemple, des imports / exports. Cela vous permet de comprendre comment les systèmes interagissent et les règles de gestion à mettre en place. Après 6 mois de traitement manuel, vous aurez une vision claire de l'intégration de vos systèmes et vous serez en mesure de mettre en place une intégration efficace avec des règles de gestion adaptées.

Quel type de gestion pour vos projets ? Traditionnelle ou agile ?

Votre organisation fonctionne-t-elle avec une gestion de projet en mode traditionnel (planification en cascade) ou en mode agile (scrum ou kanban) ou enfin un peu des deux. Même si la tendance est à l'agilité, il existe de nombreux projets qui doivent encore être réalisés en mode traditionnel. Dans le cadre d'un portefeuille de projets, il devra consolider les différents types de projets que vous aurez à gérer (traditionnel + agile).
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Quelle est la clé pour choisir une solution ?

Une solution de gestion de projet n'est intéressante que si elle est utilisée par vos équipes. Dans le processus de choix de votre solution, associez des représentants de chaque équipe afin de recueillir leur avis. Les impliquer en amont dans le choix de la solution facilitera l'adoption par la suite. Pour une bonne adoption, il est important que les chefs de projet ou les scrum masters se sentent à l'aise avec le logiciel choisi. Ce choix dépend de la culture de l'entreprise, il ne peut donc pas être fait par une partie externe. Organiser un atelier de présentation de la solution, un spécialiste de la solution présent et les acteurs de l'entreprise font et évaluent la solution (ne pas laisser les testeurs de la solution sur la solution sans supervision). Attention, les chefs de projet ou scrum masters n'ont pas toujours la vision stratégique de l'entreprise, il sera important qu'une personne représentant la direction et ayant une vision stratégique de la gestion du portefeuille de projets puisse porter les objectifs de l'entreprise dans le choix de l'outil (gestion budgétaire, gestion des objectifs, gestion des ressources, gestion des risques, etc.) De même, quels rapports d'entreprise seront nécessaires pour gérer mon portefeuille de projets (tableau de bord, outil d'aide à la décision, etc.).

Une solution au service de l'entreprise

En définitive, la solution est au service de l'entreprise et doit l'aider à atteindre ses objectifs. Pour cela, la solution de gestion de votre portefeuille de projets doit :

• Donner une visibilité à toute l'organisation sur l'attente des objectifs de son portefeuille de projets
• Indiquez les ressources humaines et financières consommées par les projets.
• être ergonomique et facile à utiliser afin que chacun puisse l'adopter et l'utiliser au quotidien

FoxPlan : une solution d'entreprise complète

FoxPlan est un acteur majeur dans la gestion des solutions d'entreprise. En tant qu'éditeur de solutions de gestion de projet, FoxPlan a investi de nombreuses heures avec ses clients pour comprendre et développer une solution répondant à leurs besoins. Grâce à une R&D active, FoxPlan a développé une solution à l'interface simple et ergonomique permettant aux chefs de projet et scrum masters de différents profils de gérer dans un même portefeuille des projets traditionnels en cascade, en mode agile, des tâches collaboratives simples. ou un mix. Gérer un portefeuille de projets n'a jamais été aussi complet et facile qu'avec FoxPlan.
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