Comment gérer votre portefeuille de projets en cas de pandémie ?

Dans le contexte actuel de la santé, le télétravail est à l'ordre du jour. Des outils collaboratifs ont été déployés et les processus de travail adaptés. Par exemple, les réunions se font désormais à distance. Cependant, la visioconférence est-elle la seule clé du succès pour continuer à réussir ses projets ? Et si la réussite des projets lors d'une pandémie était liée à l'autonomie !

Télétravail et vidéoconférence : les limites des réunions à distance

Les équipes de votre entreprise ne sont pas forcément moins efficaces lorsqu'elles travaillent à domicile. Cependant, il est nécessaire de mettre en place une organisation adaptée. Parmi les outils à déployer, les solutions de visioconférence restent essentielles. Elles permettent de maintenir un lien social entre les salariés et d'entretenir des échanges réguliers pour faire avancer les dossiers. Cependant, la visioconférence a ses limites.
En effet, avec une gestion proche (face à face), les entreprises peuvent se permettre d'avoir une gestion de projet défaillante et des objectifs peu clairs. La présence physique permettant de réajuster et de corriger les problèmes rapidement.
Dans le cadre du télétravail, cela ne fonctionne plus.
Les entreprises qui surmontent aujourd'hui les problèmes liés au travail à distance, sont celles qui ont développé l'autonomie de leurs employés.

Télétravail et autonomie : la clé de la gestion de projet

Pour certains, être autonome signifie être laissé seul. Cependant, lorsque nous parlons de gestion de projet, l'autonomie nécessite une définition claire de :

• Objectifs commerciaux
• Principaux délais
• Moyens associés (budget / ressource)
• Contributeurs

Le sponsor et le chef de projet sont les garants de l'autonomie et de l'efficacité de ses équipes.
Chaque élément clé du projet doit être défini mais il doit aussi s'inscrire dans une feuille de route que le chef de projet va élaborer, valider et suivre. Les instances de suivi du projet doivent être clairement mises en place (comité de pilotage, comité de projet, etc.), y compris en télétravail. Pour répondre à ce besoin, il existe un certain nombre d'outils mis en place dans les entreprises. Découvrons ensemble quelle solution mettre en place pour la gestion de projet. .

Outils adaptés à la gestion de projet

Les limites d'Excel pour la gestion de projets

De nombreuses entreprises ont choisi de créer des fichiers Excel pour suivre leurs projets, mais cette pratique a ses limites. En effet, en choisissant de gérer les informations d'un projet dans un fichier XLS, les entreprises courent le risque de se retrouver avec des fichiers complexes et difficiles à maintenir dans le temps. La pratique d'Excel est adaptée à un projet unique, centralisé et réalisé par une seule personne. Lorsque l'on parle de la gestion d'un portefeuille de projets avec des co-contributeurs en télétravail, il est impératif d'organiser les données sur une plateforme de gestion de projet.

Les avantages d'une solution dédiée à la gestion de projet ?

Le déploiement d'une solution de gestion de projet au sein d'une organisation permettra non seulement d'avoir une vision claire de la feuille de route des projets avec leurs principales échéances, mais aussi d'avoir une vision du budget de chaque projet (prévisionnel, consommé, futur et atterrissage) et de la charge des ressources.
En télétravail, l'activité, le stress, la surcharge ou la sous-charge des équipes sont difficiles à estimer. Dans les organisations transversales, les ressources sont partagées sur plusieurs projets. Les chefs de projet se demandent souvent comment mesurer la contribution sur chaque projet. En période de pandémie, comme la crise sanitaire actuelle, il n'a jamais été aussi important d'avoir un plan de charge des ressources pour les différents projets.
Le plan de charge sur un portefeuille de projets n'est possible qu'avec un outil adapté. Un outil permettant d'affecter des ressources aux tâches. A ne pas confondre avec une simple TO DO LIST. Ici il s'agit de suivre la durée et la charge d'une tâche.
Il n'est pas nécessaire de contrôler les ressources sur le temps. Il est nécessaire de piloter des activités qui durent au moins une journée ; ou encore plus intéressant, des activités qui durent une semaine. L'autonomie dans la gestion des activités est également importante, il faut donner de la visibilité sur les activités à réaliser sur une journée ou une semaine, le détail des heures est sous la responsabilité de la ressource, cela n'a aucune valeur ajoutée de l'afficher dans un planning.
L'autonomie n'est possible que si l'organisation et sa direction ont une vision de l'exécution des projets au niveau du portefeuille. Ce plan doit être tenu à jour en quasi temps réel. Les ressources doivent piloter leur activité dans l'outil de suivi. Ici plus besoin d'un outil de reporting et d'un outil de monitoring. Ce sont les mêmes outils.

En résumé :

Avec un outil de gestion de portefeuille, la direction peut suivre la réalisation des objectifs et réagir en temps réel pour ajuster le projet. Les points de gestion ne servent plus à collecter des informations sur les projets, mais à les analyser avec le chef de projet et à les ajuster. Un bon management permet de renforcer la confiance de ses collaborateurs et de donner aux équipes l'autonomie dont elles ont besoin pour prendre des initiatives et être plus efficaces. FoxPlan , éditeur d'une solution de gestion de projet, est à l'écoute de vos besoins. La solution FoxPlan est une solution construite avec passion et expertise, une interface simple et lisible pour l'organisation. Fox Plan : La solution pour la réussite de vos projets