Sans une équipe de projet forte et compétente, une gestion de projet efficace est inutile. C'est l'équipe de projet qui est responsable de la réussite de tout projet, donc peu importe la technique que vous choisissez d'appliquer pour votre projet. Dans cet article, nous allons découvrir la définition de l'équipe de projet et les meilleures pratiques pour constituer l'équipe de rêve pour votre prochain projet !
Qu'est-ce que l'équipe de projet ? #
L'équipe de projet Ce sont les personnes qui sont responsables de l'exécution des tâches et de la production. produits livrables indiqué dans le plan de projet et le calendrier, selon les directives du chef de projet.
L'équipe de projet se compose du chef de projet et des personnes qui collaborent à un projet pour atteindre ses objectifs. Elle est composée du chef de projet, des membres de l'équipe de gestion du projet et d'autres personnes qui peuvent ou non être impliquées directement dans la gestion mais qui sont responsables du travail associé au projet.
Cette équipe est composée d'individus issus de plusieurs équipes qui possèdent une expertise spécifique en la matière ou l'ensemble des compétences requises pour mener à bien le projet. En général, la forme et les qualités d'une équipe de projet changent, mais la position du chef de projet en tant que leader de l'équipe reste constante. Toutefois, l'étendue et la nature du contrôle exercé par le chef de projet sur les membres de l'équipe peuvent varier.
Responsabilités de l'équipe de projet #
Pour garantir la réussite du projet, il incombe à l'équipe de projet d'apporter une contribution significative aux objectifs du projet ainsi qu'à certains produits livrables de l'équipe. Pour ce faire, l'équipe de projet doit participer à l'ensemble du plan d'activités du projet et accomplir les tâches et travaux qui lui sont confiés conformément aux normes de qualité attendues.
Pour vous donner de meilleurs exemples, voici ce que l'équipe de projet fera pour le projet en général ;
- Fournir au chef de projet des informations, des estimations et des données pendant la planification du projet.
- Exécuter les tâches du projet en fournissant des connaissances commerciales et/ou techniques (travail).
- Consulter les parties prenantes pour vérifier que le projet répond aux exigences commerciales.
- Analyser et documenter les systèmes et processus existants et futurs (fonctionnels et techniques).
- Déterminer et cartographier les besoins en information.
- La définition et la documentation des spécifications sont essentielles.
- Soutenir et former les utilisateurs finaux Signaler les problèmes et leur statut au chef de projet.
- Collaborer avec d'autres équipes pour atteindre les buts et objectifs communs du projet.
Chef de projet (PM) #
Le chef de projet est l'acteur clé du projet et il est le premier responsable de sa réussite et de son niveau élevé. Sa responsabilité est de veiller à ce que le projet avance et soit achevé dans les délais et le budget impartis, tout en s'assurant qu'il atteint ses objectifs. En plus de s'assurer que le projet dispose de suffisamment de ressources, le chef de projet doit également rester en contact avec les différents contributeurs et parties prenantes du projet.
Un chef de projet a différents emplois et responsabilités, tels que :
- Élaboration d'un plan de projet.
- Gérer les livrables sur la base du plan mis en place.
- Prendre en charge et diriger l'équipe.
- Choix de la méthodologie du projet.
- Créer un calendrier de projet et déterminer chaque étape.
- Répartition des tâches entre les membres de l'équipe.
- Tenir la haute direction régulièrement informée.
Membre de l'équipe #
Les membres d'une équipe de projet sont généralement ceux qui travaillent sur les différentes parties du projet. Il peut s'agir de personnes travaillant pour l'entreprise ou de consultants externes, et ils peuvent travailler à temps plein ou à temps partiel. Leurs rôles peuvent changer d'un projet à l'autre. En général, les membres de l'équipe partagent leurs obstacles et leurs défis dans les domaines suivants 15 minutes de réunion de mêlée quotidienne.
Pour vous donner une meilleure vue d'ensemble, les fonctions de tous les membres peuvent être résumées comme suit :
- Contribuer à atteindre les objectifs généraux du projet.
- Compléter les livrables individuels.
- Fournir une expertise en cas de besoin.
- Travailler avec les utilisateurs professionnels pour déterminer leurs besoins et y répondre.
- Notez les étapes à suivre pour effectuer une certaine tâche.
Commanditaire du projet #
Le commanditaire du projet agit à la fois comme le principal moteur du projet et comme un champion interne de l'entreprise. Il s'investit dans la réalisation effective du projet. En général, il s'agit de cadres supérieurs qui ont un intérêt dans le résultat du projet. Les sponsors du projet et le chef de projet travaillent en étroite collaboration. Ils valident les objectifs du projet et s'engagent dans la planification du projet au plus haut niveau. En outre, ils contribuent fréquemment à la résolution des désaccords et à l'élimination des obstacles qui surviennent tout au long du projet. cycle de vie du projetet ils signent les autorisations nécessaires pour passer à la phase suivante.
Par exemple, voici les fonctions du sponsor du projet :
- Faire des choix commerciaux cruciaux pour le projet.
- Approuver le budget et assurer la disponibilité des ressources.
- Diffuser les objectifs du projet dans l'ensemble de l'organisation.
Analyste d'affaires (BA) #
L'analyste d'entreprise identifie les besoins de l'organisation et apporte des solutions aux difficultés. Dans une équipe de projet, les membres s'assurent que les objectifs du projet actuel peuvent résoudre les problèmes actuels et créer de la valeur pour l'entreprise. Ils peuvent également aider à optimiser les livrables du projet.
Les responsabilités d'un analyste d'affaires comprennent :
- Contribuer à la définition du projet
- Recueillir les exigences des différents consommateurs ou unités commerciales.
- Documenter les besoins commerciaux et techniques.
- S'assurer que les produits livrables d'un projet répondent aux spécifications.
- Valider les solutions pour les objectifs.
Expert en la matière (PME) #
L'expert en la matière (EM) offre au projet des connaissances et des compétences dans un domaine particulier, un secteur d'activité ou un secteur technologique. L'expert en la matière est chargé de s'assurer que les faits et les détails sont exacts afin que les programmes du projet/des produits livrables répondent aux besoins des parties prenantes, aux règlements, aux politiques, aux normes et aux meilleures pratiques.
Pour ce faire, les PME vont :
- Fournir les définitions des processus et des politiques, les règles et procédures de l'entreprise et les contextes d'application.
- Représenter avec précision les besoins de leur unité commerciale auprès de l'équipe de projet.
- Vérifier les spécifications et les produits livrables qui décrivent le(s) produit(s) ou service(s).
- Communiquer les informations relatives au projet à leur autorité (PM ou sponsor).
- Contribuer à la conception et à l'élaboration de cas de test, et éventuellement valider les résultats des tests effectués.
- Contribuer à l'élaboration et à l'exécution de documentations et de matériels de formation.
- Tester les produits (ou services) à la fin du projet (tests d'acceptation par l'utilisateur), en évaluant leur précision et leur facilité d'utilisation et en proposant des commentaires à l'équipe de projet.
- Guider les autres membres de l'équipe pour garantir l'exactitude du matériel du projet.
- Résoudre les questions relatives aux produits livrables du projet dans leur domaine de compétence.
- Obtenir ou faire approuver les changements de règles, de procédures et de politiques.
7 conseils pour que l'équipe de projet soit prête pour un projet #
Disposer de la bonne équipe de projet dès le départ est essentiel à la réussite d'un projet. La planification doit commencer dès que l'équipe de projet est en place. processus de planification du projet est terminée. Le chef de projet, la personne en charge du projet et les principaux dirigeants doivent tous travailler ensemble pour s'assurer que les nouveaux membres de l'équipe connaissent le projet et ce que l'on attend d'eux. Voici sept techniques pour préparer votre équipe à un projet.
1. Assure la clarté et une communication claire #
La clarté sur des éléments d'information essentiels, tels que les objectifs du projet, sa portée et son mode de réalisation, peut aider les membres de l'équipe à savoir ce qu'on attend d'eux et à quel rythme ils doivent travailler. Si ces éléments sont clarifiés dès le départ, combinés à un début de projet solide avec une réunion de lancementl'équipe se synchronisera assez bien avec le projet, même si certaines modifications sont apportées.
2. Distinction des rôles #
Il est essentiel que les membres de l'équipe de projet comprennent les tâches qui leur sont attribuées et les niveaux de performance qui sont attendus d'eux. Déterminez s'ils travaillent sur ce projet à temps partiel ou à temps plein, ainsi que ce qui se passe avec leurs autres responsabilités quotidiennes. Expliquez à l'équipe comment leur rôle interagit avec les autres membres de l'équipe et comment ils doivent collaborer pour tirer le meilleur parti de chacun. Vous pouvez commencer par un Graphique RACI et le faire approuver par le les parties prenantes du projet avant d'exécuter le projet.
Une fois que tout le monde s'est mis d'accord sur l'étendue des rôles et des responsabilités, le chef de projet (PM) doit alors dresser la liste de toutes les tâches et les attribuer à chaque membre de l'équipe de projet. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet comme FoxPlanVous pouvez commencer par créer des tâches et affecter les membres de l'équipe à l'aide de la fonction de planification des tâches.
Vous pouvez également mettre en place une dépendance de la tâche si nécessaire et allouer vos ressources sur la base du pourcentage de la durée ou sur la base de la charge de travail fixe définie qui a été convenue.
3. Définir les bonnes attentes #
Dès le début, vous devez définir exactement ce que sera le travail sur ce projet. Certains projets exigent une formation stricte, presque comme dans l'armée. Vous ne voudrez donc pas que les membres de l'équipe froncent les sourcils au milieu du projet, voire qu'ils démissionnent. Un projet peut vous étonner par de nombreuses circonstances inattendues et difficiles, mais les membres de l'équipe doivent être proactifs pour faire face à ces défis.
4. Développer les habitudes de productivité #
Les projets ne sont pas seulement un lieu où l'on souligne les exploits individuels, mais plutôt un espace où le travail d'équipe est privilégié. La réussite du projet dépend entièrement des habitudes de productivité de l'équipe. Par conséquent, il est essentiel de développer les bonnes habitudes de l'équipe en donnant l'exemple, en encourageant l'équipe, en intégrant les nouvelles et les anciennes habitudes, et en tirant parti des petites victoires pour obtenir des victoires plus importantes. Si cela est fait efficacement, cela permet d'accélérer le développement du projet, d'identifier rapidement les difficultés et de divulguer toute incohérence dès que possible.
5. Les préparer à la paperasserie organisationnelle #
Tout n'est pas clair lorsqu'une grande entreprise se lance dans un projet, surtout lorsqu'il y a de la politique de bureau. La proposition suscitera à la fois des soutiens et des oppositions. Comme il existe des parties prenantes ayant des intérêts particuliers dans le projet, celles-ci peuvent avoir un impact sur le résultat du projet, de manière positive ou négative. Parfois, les initiatives sont ouvertement controversées, et les membres de l'équipe doivent être prêts à affronter ces points de vue négatifs par le biais de la politique organisationnelle.
6. Clarifier l'incertitude #
Vous ne voudriez pas commencer le projet avec des incertitudes sur les préoccupations des membres de votre équipe. Votre équipe deviendra plus efficace tout au long du cycle de vie du projet s'ils ont moins de choses à se préoccuper. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants exprimés par les membres de l'équipe de projet :
- Où la collaboration aura-t-elle lieu ? S'agit-il de leur lieu habituel ou d'un lieu différent ?
- Reçoivent-ils leur ancien emploi une fois le projet terminé ?
- Que pourrait-il advenir de leurs activités professionnelles quotidiennes pendant qu'ils travaillent sur le projet ?
- Comment la performance de leur projet sera-t-elle évaluée ?
7. Les membres de l'équipe doivent servir d'ambassadeurs du projet #
Étant donné que plusieurs parties prenantes de haut niveau ont des intérêts particuliers dans le projet, il faut absolument s'assurer que les membres de l'équipe de projet se comportent comme des ambassadeurs du projet et mettent en lumière les événements qui s'y rapportent. Tout membre de l'équipe doit d'ailleurs être en mesure de répondre correctement aux questions relatives au projet et d'améliorer la visibilité du projet au sein de l'organisation.
Tableau de bord du projet FoxPlan fournit une visibilité à 320 degrés du projet au niveau du portefeuille. Tout membre de l'équipe peut simplement se connecter à son compte, où qu'il soit, et accéder aux informations actualisées sur l'état du projet lorsqu'il est sollicité en temps réel. Le tableau de bord du projet en temps réel peut également être personnalisé en fonction des indicateurs clés de performance du projet et s'avère très utile pour un suivi rapide. suivi des projets.
FoxPlan : Collaborez efficacement avec votre équipe de projet ! #
Il est indispensable de disposer d'une équipe forte, solide et composée d'experts. En effet, quelle que soit l'approche utilisée pour votre projet, l'équipe de projet est le facteur clé qui détermine la réussite ou l'échec final d'un projet. Mais vous devez également réaliser que l'importance de la technologie dans la gestion d'une équipe de projet internationale ne doit pas être sous-estimée, surtout si certains membres de votre équipe travaillent à distance.
Avoir logiciel de gestion de projet et de portefeuille (PPM Software) comme FoxPlan pourrait vous aider à gérer la planification du projet, allocation des ressources et rationaliser l'avancement de votre projet tout au long de son cycle de vie.
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