L'allocation des ressources est un élément essentiel de tout projet et doit être traitée comme tel. Un plan d'allocation des ressources bien conçu permet de s'assurer que les ressources disponibles sont utilisées de manière efficace et efficiente. Il permet également de s'assurer que tous les gestionnaires de ressources sont conscients de la manière dont les ressources sont allouées au sein de leur équipe, ce qui permet d'améliorer la charge de travail. Il permet de s'assurer que les ressources sont utilisées de la manière la plus bénéfique pour le projet et ses objectifs. L'allocation des ressources permet également de réduire les risques en garantissant que toutes les activités nécessaires disposent des ressources adéquates avant de commencer. En résumé, une allocation efficace des ressources est essentielle pour une gestion de projet réussie. Nous vous montrons ci-dessous comment gérer les ressources et leur charge de travail.
Comment gérer les ressources dans un projet ? #
Allocation des ressources sur un projet #
Foxplan vous permet d'affecter des ressources aux tâches et de leur attribuer une charge de travail. Il peut s'agir d'une charge statique (en jours/homme) ou d'une charge dynamique (en % de la durée de la tâche). Grâce à Foxplan, vous pourrez gérer votre plan de charge de manière complète.
1. Aller à la planification du projet
2-Ouvrir le panneau de tâches Modifier
3- Cliquez sur le + dans le bloc "Ressources", puis choisissez la ressource.
4- Choisir le mode d'allocation
4.1 en jours-homme :
Le nombre de jours-hommes saisis sera réparti (lissé) sur la durée de la tâche.
4.2 en pourcentage de la durée de la tâche
Contrairement au mode homme-jour, ce type d'allocation est dynamique et suit la durée de la tâche : si vous choisissez de faire travailler une ressource pendant 50% de la durée de la tâche, alors si les dates de début et de fin de la tâche sont modifiées, la charge sera également modifiée en conséquence.
5- Appuyez sur l'icône de validation (en vert). Votre ressource est allouée. Notez que vous pouvez allouer autant de ressources que vous le souhaitez à une tâche.
Par la partie inférieure du diagramme de Gantt :
Il est également possible de répartir la charge de travail (en jours-homme) spécifiquement sur des jours sélectionnés. Pour ce faire, vous devez :
1- Choisir une période dans la partie inférieure du gantt
2- double-cliquez, puis entrez le nombre de jours que vous souhaitez.
3- La charge de ressources sur la tâche sera mise à jour. A noter qu'il est possible de tabuler pour faire une allocation "de masse". Il est également possible d'allouer sur une période plus longue qu'un jour. Par exemple, 10 jours sur tout le mois de mars. Dans ce cas, c'est la même chose que via le panneau de droite : un lissage sera effectué sur la durée de la tâche.
Suivi des allocations dans le portefeuille de ressources #
1- Accédez à l'écran "Charge" du menu Ressources.
2- Déplier la ressource puis le projet choisi. Il est possible de saisir la charge au niveau de la tâche. Il est possible de saisir la charge au niveau des tâches. Cela permet d'allouer des ressources au niveau de plusieurs projets.
3- Double-cliquez sur une période, et entrez la charge (en d.h). Ici 22 jours pour le mois de juin.
Calendrier des ressources #
Il existe deux types de calendriers :
- Calendrier du projet
- Calendrier des ressources
Calendrier du projet :
Ce calendrier est associé au projet. Vous pouvez avoir plusieurs calendriers par projet.
Il est principalement utilisé pour la planification du projet.
Vous pouvez y accéder en sélectionnant un projet et en cliquant sur "Définition & Calendrier"
puis en cliquant sur l'onglet "Calendrier" de la fenêtre "Gérer le projet".
Cliquez sur "Modifier".
Modifiez ensuite la disponibilité journalière (100% = 1 jour/homme).
Charge de travail des ressources #
La vue des ressources affiche les affectations détaillées en jours/homme sur une période donnée.
Cette vue est triée par ressources et affiche la charge de travail décomposée par : Affectation, Réel et Estimation de l'achèvement (ETC).
Vous pouvez modifier l'échelle de la vue à l'aide des boutons "Zoom avant" ou "Zoom arrière" :
Vous pouvez également approfondir une section pour savoir où en est l'allocation :
Si vous avez l'autorisation de modifier le projet, à droite et à côté du gid, en cliquant sur une cellule blanche au niveau de la ressource, vous pouvez modifier les affectations de ressources correspondantes. Cela peut être fait afin d'estimer L'affectation peut être fixée avant le début ou après la fin de la tâche. L'affectation peut être définie avant le début ou après la fin de la tâche. De nouvelles dates de début et de fin seront alors fixées en conséquence.
Dans cette même vue, vous pouvez modifier une tâche en cliquant directement sur son nom.
Vous pouvez alors effectuer rapidement des opérations telles que
- Affectation d'une nouvelle ressource
- Modification des dates de début et de fin des tâches
- Clôture de la tâche (dans ce cas, l'estimation de l'achèvement sera fixée à 0)
Définir un gestionnaire de ressources #
La définition d'un gestionnaire de ressources pour une ressource donnée permet d'effectuer les opérations suivantes au nom de la ressource :
- Modifier le profil
- Mise à jour du calendrier
- Saisir ou modifier une feuille de temps
Pour associer un gestionnaire de ressources, vous devez d'abord sélectionner la ressource. Deux options s'offrent à vous :
- A partir de l'environnement, en cliquant sur le nom de l'environnement à droite de l'écran puis sur "Membres"
- A partir du projet, en cliquant sur "Membres"
Sélectionnez la ressource en cliquant sur l'icône d'affichage à droite du nom :
Cliquez sur "Modifier le profil".
Dans l'onglet "Gestionnaire de ressources", saisissez l'adresse électronique du gestionnaire de ressources. Cliquez sur "Ajouter un nouveau gestionnaire de ressources" puis sur "Enregistrer".
Estimation de l'achèvement (ETC) #
L'estimation de l'achèvement est la charge de travail nécessaire pour terminer une tâche. Un piège classique consiste à confondre l'estimation à la complétion avec le budget restant à consommer. Il s'agit de deux notions différentes. En réalité, une ressource peut consommer plus ou moins en fonction de la réalité de l'exécution d'une tâche.
Pour une tâche dont la charge de travail est de 10 jours, j'ai 10 jours de travail planifié, 0 jour de travail achevé et 10 jours d'estimation d'achèvement. Lorsque j'ai terminé le travail, cela diminue naturellement l'estimation de l'achèvement. Pour la même tâche, si je termine 2 jours, il me reste 8 jours à faire.
Si la personne en charge de la tâche découvre que la tâche va prendre plus ou moins de temps que prévu, elle peut l'indiquer en modifiant l'estimation de l'achèvement.
Je peux avoir une tâche avec une charge de travail de 10 jours, l'avoir achevée en 2 jours et me rendre compte ensuite (en raison d'un problème, par exemple) qu'il me faudra encore 15 jours pour la terminer. La différence entre ce qui est prévu et ce qui est achevé + l'estimation à l'achèvement s'appelle le delta de l'estimation à l'achèvement. Dans cet exemple, le delta est de 10 - (2 + 15) = 7, ce qui signifie que 7 jours supplémentaires sont nécessaires pour terminer complètement la tâche. Cette différence sera affichée dans la cellule delta d'estimation de l'achèvement. Cette information est utilisée pour indiquer au chef de projet qu'il doit programmer 7 jours supplémentaires pour la ressource sur la tâche (ou un ajustement s'il n'est pas d'accord). Une fois que cela a été fait et que la ressource s'est vue attribuer 17 jours sur la tâche, le delta d'estimation à l'achèvement passe à 0. L'activité est revenue à la normale sur cette tâche.
