En gestion de projet, vous ne devez pas viser trop haut ou trop bas. Votre projet doit être suffisamment important pour inclure tous les éléments livrables, mais suffisamment petit pour être gérable. Alors, comment faire pour que tout soit gérable et obtenir le résultat escompté ? Eh bien, vous pouvez commencer par définir le périmètre de votre projet. La définition de le périmètre de votre projet vous aide à respecter les délais et le budget sans surcharger votre équipe. Cet article traite de la définition et de la gestion du périmètre d'un projet.
Qu'est-ce que le périmètre du projet ? #
Dans la phase d'initiation de l cycle de vie du projetPour cela, vous devez commencer par planifier le projet. Et lorsque vous commencez la planification, vous, votre équipe et les autres parties prenantes du projet doivent d'abord définir le périmètre du projet. Pour le dire simplement, Périmètre du projet fait partie de la planification de projets qui comprend la création de la liste des buts, des objectifs, produits livrablesles tâches, le budget et le calendrier du projet.
L'importance du périmètre du projet #
Lorsque le périmètre de votre projet est clairement définie, il est plus facile de gérer efficacement les attentes de l'équipe de projet. les acteurs du projet. Elle permet également de s'assurer que toutes les composantes du projet sont alignées sur les objectifs, ce qui augmente les chances de réussite du projet.
Par exemple, vous voulez vous assurer que les parties prenantes des équipes concernées de votre entreprise, telles que l'équipe chargée du produit, l'équipe chargée du contenu, l'équipe chargée de la conception, sont sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de lancer un nouveau produit. Vous pouvez également souhaiter concevoir une méthode pour contrôler les changements dans votre projet, en fonction de sa complexité.
Les avantages d'une définition précoce du périmètre du projet #
Le périmètre de votre projet vous permet de visualiser l'ensemble du cycle de vie du projet et de vous assurer que vos objectifs finaux sont atteignables. Plus précisément, l'établissement du périmètre de votre projet vous donne des avantages pour :
- Réduire les risques du projet
- Veillez à ce que toutes les parties prenantes aient une connaissance complète des limites du projet.
- Gérer les attentes des parties prenantes et obtenir leur soutien.
- Budget et planification des ressources soigneusement
- Alignez votre projet sur ses principaux objectifs
- Créez une procédure de modification des demandes pour les projets d'une grande complexité.
- Éviter les dérapages
Qu'est-ce que le Scope Creep / la Dérive Du Périmètre ? #
Dérapage du champ d'application est une situation ou une condition qui se produit lorsque les exigences et les résultats d'un projet dépassent les limites qui ont été initialement définies pour lui. Le glissement de périmètre peut avoir des effets négatifs sur le calendrier, la qualité des résultats, les ressources et le budget du projet, entre autres facteurs.
En acquérant une connaissance approfondie de l'objectif d'un projet et en définissant, documentant et contrôlant correctement son périmètre, vous pouvez vous assurer que vous êtes en mesure de mener à bien un projet sans avoir à subir de dérapage.
10 étapes clés pour définir le périmètre d'un projet #
1. Exposer les grandes lignes de l'analyse de rentabilité #
Si vous avez un projet, c'est d'abord à cause de votre analyse de rentabilité. L'analyse de rentabilité énumère les objectifs, les avantages et le retour sur investissement du projet. S'il y a un problème à résoudre, il doit être expliqué ici. L'analyse de rentabilité indique ce qui doit être fait et comment le faire.
2. Définir les objectifs #
Les objectifs du projet sont les choses que vous avez l'intention d'accomplir à la fin du projet. Il peut s'agir de produits livrables et d'actifs, ainsi que d'objectifs plus abstraits tels que l'amélioration de la productivité et de la motivation. Vos objectifs de projet doivent être réalisables, limités dans le temps et mesurables à la fin du projet.
3. Définir les ressources du projet #
Prévoyez d'identifier votre stratégie de gestion des ressources avant d'élaborer le périmètre du projet. Ainsi, lorsque vous rédigerez l'énoncé du périmètre du projet, vous serez au courant de toutes les ressources disponibles et vous pourrez modifier le périmètre du projet en conséquence. Les ressources dans la gestion de projet peuvent être n'importe quoi, du budget du projet à l'équipe.
4. Recueillir d'autres informations supplémentaires pour le projet #
Au cours de cette étape, vous devez vous concentrer sur les informations supplémentaires concernant les ressources susceptibles d'avoir un effet sur le périmètre de votre projet. Des exemples de telles ressources sont le calendrier de votre projet et le nombre de personnes disponibles. Ces informations sont utiles pour effectuer une analyse des risques et atténuer les risques ou les obstacles auxquels vous pourriez être confronté lors de la réalisation du projet.
5. Rédaction de l'énoncé du périmètre du projet #
Qu'est-ce que l'énoncé du périmètre du projet ? #
Vous devez maintenant commencer à rédiger l'énoncé du périmètre de votre projet et dire ce que vous ferez et ne ferez pas, et pourquoi. Mais qu'est-ce que l'énoncé du périmètre du projet ? En termes simples, un énoncé du périmètre du projet est une description écrite du périmètre de votre projet. Elle peut faire partie de votre plan de projet ou constituer un document distinct, en fonction de la complexité de votre projet. Si vous travaillez avec une agence ou une équipe tierce, vous pouvez officialiser votre accord avec votre fournisseur en convertissant l'énoncé du périmètre du projet en un énoncé des travaux (EDT).
Lorsque vous rédigez l'énoncé du périmètre du projet, vous devez être en mesure de répondre à toutes ces questions :
- Pourquoi faisons-nous ce projet ?
- Quels sont les résultats que nous souhaitons obtenir ?
- Quelles sont les limites auxquelles nous sommes confrontés pour mener à bien le projet ?
- Quel est le budget disponible et les ressources dont nous disposons ?
- Qui, dans l'équipe, travaillera sur ce projet ?
- Quelle est la date limite ?
- Qu'est-ce qui n'est pas couvert ou hors du champ d'application ?
Encore une fois, l'énoncé du périmètre de votre projet peut prendre la forme d'une liste à puces, d'un paragraphe plus long ou d'un énoncé de travail complet, selon la complexité de votre projet. Quelle que soit sa longueur, l'énoncé du périmètre du projet doit énumérer les objectifs de votre projet et ce qu'il couvrira et ne couvrira pas.
Exemple de modèle de déclaration sur le périmètre du projet #
Imaginons que vous soyez le chef de projet d'un projet de marketing vidéo sur YouTube et que vous soyez en train d'en définir le périmètre. Voici un exemple de déclaration simple du périmètre du projet.
Introduction
L'objectif de ce projet de marketing vidéo sur YouTube pour la société ABC est de développer du contenu à mettre sur YouTube et sur le site Web pour accroître la reconnaissance de la marque.
Objectif du projet
Cette mission comprendra la recherche de mots clés pour le moteur de recherche YouTube, le scénario de la vidéo, le storyboard, le tournage et le montage, ainsi que la publication de la vidéo sur le blog ABC, sur la chaîne YouTube et le site Web de l'entreprise. En outre, ces vidéos seront également partagées sur les médias sociaux. L'inconnue du département marketing dirigera toutes les activités.
Résultats d'un projet
Les produits livrables du projet comprendront une vidéo bien éditée de 2 à 5 minutes qui sera publiée sur YouTube et le site web d'ABC de juin à août, tous les mercredis.
Ressources
- 4 personnes (producteur, vidéaste, monteur et administrateur web)
- 8000 Euro par mois, de mai à août
Feuille de route et calendrier du projet
Ce projet débutera entre juin et août
- Du 1er au 10 mai : Briefez toute l'équipe, et planifiez chaque contenu.
- 1, 8, 15, 22 juin : Publiez la vidéo par semaine sur YouTube
- 6, 13, 20, 27 juillet : Publier la vidéo par semaine sur YouTube
- 3, 10, 17, 24 août : Publiez la vidéo par semaine sur YouTube
Critères d'acceptation du projet
Avant la publication, l'inconnue du département marketing évaluera et approuvera le scénario final et le storyboard avant le tournage et avant la publication sur la chaîne YouTube et le site web de l'entreprise.
Exclusions du projet
Ce projet ne paiera pas de fournisseurs externes pour la recherche ou pour des services externalisés.
Restrictions/contraintes du projet
Les contraintes peuvent inclure des retards de communication, des modifications du périmètre du projet ou des problèmes techniques.
Une fois que l'énoncé du périmètre du projet a été finalisé et accepté, et que le projet a commencé, le périmètre du projet doit être contrôlé avec soin pour éviter les dérapages.
6. Obtenir le soutien et l'approbation des principales parties prenantes #
Avant de terminer l'énoncé du périmètre du projet, assurez-vous que toutes les parties prenantes du projet ont donné leur approbation. C'est l'occasion d'apporter des changements, de reconsidérer les objectifs du projet et de déterminer ce qui sera inclus et ce qui ne le sera pas. Une fois que votre projet est en cours, il sera plus difficile de modifier un quelconque aspect de son champ d'application. Veillez donc à expliquer efficacement le champ d'application de votre projet à toutes les parties prenantes concernées.
7. Établir un contrôle des changements #
Si vous avez de nombreuses parties prenantes ou si vous gérez une entreprise complexe, une procédure de contrôle des changements peut être utile. Les projets importants ou sophistiqués nécessitent des changements. Votre calendrier était peut-être trop optimiste ou les commentaires des clients vous ont obligé à réviser plusieurs produits livrables. Vous ne voulez pas que votre projet soit immuable, mais autoriser des changements aléatoires peut conduire à une dérive du projet.
8. Mettre en œuvre rapidement les changements convenus #
Lorsque des changements doivent être apportés, assurez-vous de les mettre à jour sur le périmètre du projet et consultez à nouveau vos principales parties prenantes afin de réduire les retards et les risques. Veillez à ce que chacun soit informé des changements apportés.
9. Communiquer le périmètre du projet avec votre équipe #
Une fois que les parties prenantes ont approuvé le périmètre de votre projet, partagez-la avec votre équipe. Assurez-vous que votre équipe dispose d'une solution de gestion du travail pour accéder à l'ensemble de votre travail.
10. Se référer au périmètre du projet pendant la phase de suivi #
Consultez souvent le document relatif au périmètre de votre projet pour éviter les dérives. Si quelqu'un présente de nouveaux éléments de projet qui ne sont pas passés par le contrôle des changements, reliez-les à l'énoncé du périmètre et encouragez-le à soumettre une demande ou un suivi rapide.
Résumé #
Définir le périmètre du projet est l'une des choses que vous devez faire si vous voulez devenir un chef de projet performant qui permet de mener à bien le projet. N'oubliez pas qu'un énoncé du périmètre du projet contribue à assurer la réussite de votre projet. Il aide votre équipe de projet à éviter l'épuisement. Le périmètre d'un projet n'est bénéfique que si elle est bien communiquée. Veillez donc à publier le périmètre du projet dès le début de la planification du projet au sein de l'équipe et à y faire référence tout au long du projet.
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