Comme vous le savez probablement, le cycle de vie du projet commence toujours par la phase d'initiation, qui est la planification du projet. Mais que font exactement les chefs de projet dans cette phase ? Si vous cherchez un guide pour planifier votre projet, vous êtes au bon endroit car nous allons découvrir étape par étape le processus de planification du projet. C'est parti !
Qu'est-ce que la planification de projet ? #
Planifier un projet est une discipline qui s'attaque à la manière de mener à bien un projet dans un délai déterminé, souvent avec des étapes clairement définies et des ressources allouées. La planification du projet est l'une des principales responsabilités de la gestion de projet et constitue une base pour l'exécution réussie d'un projet.
Les projets sont des entreprises d'une grande complexité, limitées dans le temps et souvent risquées, et ils impliquent souvent l'introduction d'un nouveau logiciel, la création d'une nouvelle entreprise, etc. Ainsi, lorsque vous planifiez le projet, vous devez disposer de tous les documents formels qui spécifient les phases d'exécution et de contrôle du projet. Le chef de projet utilise souvent logiciel de gestion de portefeuille de projets pour les aider dans ce processus.
L'objectif de la planification du projet #
Pourquoi les projets nécessitent-ils une planification ? Pourquoi la phase de planification est-elle essentielle à tous les projets ? Eh bien, c'est tout simplement parce que dans le monde réel, il y aura toujours des risques qui affecteront votre projet. Soit il y aura des problèmes de ressources, de talents, ou même de fonds. En raison de la complexité de chaque projet, les chefs de projet doivent consacrer du temps à la phase d'initiation pour planifier soigneusement le projet.
Habituellement, si le chef de projet a peu d'expérience, il se terre dans son bureau et utilise des plans, des rapports, des statistiques et des logiciels de gestion de projet et mesure les données pour faire avancer son projet et agit simplement comme un administrateur de projet conventionnel. Alors qu'un chef de projet sans expérience commencera simplement par un discours de motivation enflammé et une inspiration à l'équipe et se plongera immédiatement dans la tâche. Quelques semaines plus tard, il ou elle comprendra que les délais et les coûts sont hors de contrôle et que les objectifs ne peuvent être atteints dans le temps imparti. Le projet est donc complètement hors de contrôle.
Des chefs de projet expérimentés et performants comprennent que la planification du projet est un processus essentiel pour respecter le budget et le calendrier. Sans une planification appropriée à l'avance, les exigences en matière de temps et de finances monteront en flèche, ce qui conduira à l'échec.
Les avantages de la planification des projets #
Une fois que vous avez compris l'objectif, il est plus facile d'énumérer tous les avantages et bénéfices de la planification de projet, qui sont :
- Permettre la communication et une source d'information centralisée pour l'équipe ;
- Aidez les principales parties prenantes à comprendre ce qui est attendu ;
- Précisez qui exécutera certaines tâches, quand ces activités seront réalisées et comment elles le seront ;
- Améliorer la gestion du projet au fur et à mesure de son évolution ;
- Permettre un suivi et un contrôle efficaces des projets ;
- Contrôlez les risques liés au projet et générez des données significatives pour l'étape suivante de la planification du projet.
Combien de temps dure le processus de planification d'un projet ? #
Il est difficile de répondre à cette question car elle dépend du type de projet lui-même.
La façon la plus simple de prévoir la durée de la phase de planification de votre projet est d'examiner la durée de la planification de projets similaires qui ont eu lieu dans le passé. Parlez au chef de projet si vous le pouvez, car il aura une opinion sur la question de savoir si cette durée était suffisante ou non !
Comment planifier votre projet ? #
La réussite de votre projet dépend de la qualité de sa planification. En tant que chef de projet, vous devez penser à toutes les parties de votre plan de gestion de projet, comme le travail, le temps, les ressources et les risques. Veillez donc à suivre ces 13 étapes lorsque vous planifiez votre projet !
1. Exposez les grandes lignes de l'analyse de rentabilisation #
Votre analyse de rentabilisation est la raison pour laquelle vous avez un projet. L'analyse de rentabilisation contient les objectifs, les avantages et le retour sur investissement du projet. Si un problème est abordé, il est décrit ici. L'analyse de rentabilisation explique ce qui doit être fait et comment, y compris une analyse de faisabilité pour examiner l'aspect pratique du projet. Si l'analyse de rentabilité est approuvée, vous avez un projet à réaliser !
2. Identifier la partie prenante #
La deuxième étape consiste à identifier les parties prenantes du projet. Votre les parties prenantes du projet sont généralement vos clients, les utilisateurs finaux du produit, les organisations, les dirigeants et l'équipe du projet. Cependant, ils ne seront pas tous impliqués dans tous les aspects du projet. Selon le type de projet, les parties prenantes peuvent également être des organisations externes et des membres de la communauté concernée.
3. Définir la portée du projet #
Le site étendue du projet indique à une équipe de projet ce qu'elle doit faire et ce qu'elle ne doit pas faire. Elle examine ce que l'équipe veut, ce que les parties prenantes veulent et ce dont le client a besoin, puis décide de ce qui est possible. Pour simplifier, la portée du projet comprend à la fois ce que vous devez faire (produits livrablesCes informations sont essentielles pour le plan de projet, car le fait de savoir ce qui n'est pas prioritaire peut aider à éviter les problèmes. C'est essentiel pour le plan de projet, car le fait de savoir ce qui n'est pas une priorité élevée peut vous permettre d'éviter dérive des objectifsIl s'agit d'utiliser des ressources précieuses pour quelque chose qui n'est pas important pour la réussite de votre projet.
4. Définir les responsabilités et les rôles #
Après avoir identifié les parties prenantes du projet, vous devez définir les compétences et aptitudes essentielles en matière de gestion de projet nécessaires à sa réalisation. Une fois que vous avez cette liste, vous pouvez attribuer des rôles et des fonctions à chaque partie prenante. N'oubliez pas que les rôles de chaque partie prenante doivent être clairement définis afin que chaque membre de l'équipe connaisse ses fonctions. Cependant, certaines personnes jouent plusieurs rôles.
5. Organisez une réunion de lancement avec l'équipe #
Le ton de la relation de travail entre les parties prenantes du projet est établi lors de la réunion de lancement. La réunion de lancement est l'occasion de réunir toutes les parties prenantes et d'articuler une vision commune du projet. La réunion de lancement est essentielle pour présenter les membres de l'équipe et établir des relations de travail productives.
Le ton de la relation de travail qui existera entre les différentes parties prenantes tout au long du projet est donné lors de la réunion de lancement. Étant donné que les détails du projet n'ont pas encore été définis, il est important que vous, en tant que chef de projet, incluiez dans l'ordre du jour de la réunion une discussion sur les objectifs, le budget et le calendrier du projet. En outre, les rôles sont attribués à ce stade et la collaboration commence.
6. Définir les buts et objectifs du projet #
Lorsqu'il s'agit de planifier un projet, les buts et les objectifs sont deux choses distinctes. Les buts sont les résultats souhaités et sont généralement de portée générale. Les objectifs, en revanche, sont plus explicites ; ils consistent en des actions quantifiables qui doivent être réalisées afin d'atteindre le but. Lors de l'élaboration d'un plan de projet, les buts et les objectifs sont dérivés organiquement de l'analyse de rentabilité, mais dans cette phase, vous ajoutez des détails. D'une certaine manière, vous affinez les objectifs décrits dans l'analyse de rentabilisation et développez des tâches clairement définies.
Une fois que vous et votre équipe avez établi une compréhension commune des objectifs du projet, ainsi que des mesures à prendre pour atteindre ces objectifs. Décomposez les objectifs globaux du projet en objectifs et tâches individuels, hiérarchisez les activités en fonction de leur importance et de leurs dépendances, et mettez en place un cadre pour garantir des mesures correctives opportunes lorsque les objectifs ne sont pas atteints.
7. Déterminer le budget #
Après avoir défini la portée du projet, vous disposerez d'une liste de tâches à accomplir pour mener à bien le projet. Pour ce faire, vous aurez besoin d'équipement, de fournitures, de capital humain et, bien sûr, d'un budget. Votre budget du projet couvrira tous ces coûts. La création d'un budget de projet commence par l'estimation des coûts liés à chaque tâche. Une fois que vous avez ces dépenses prévues, vous pouvez créer une base de coûts, qui servira de fondement au budget de votre projet.
8. Définir le calendrier du projet #
Le calendrier du projet fournit une liste détaillée des étapes de votre projet ainsi que les durées que vous pouvez estimer pour les achever dans un délai raisonnable. Veillez à toujours suivre et contrôler le calendrier du projet. Si nécessaire, vous pouvez également vérifier l'état d'avancement du projet à l'aide du logiciel ou du logiciel de gestion de projet. organiser des réunions quotidiennes de type scrum ou stand-up. chaque matin, juste pour voir si l'équipe est toujours sur la bonne voie.
9. Définir les produits à livrer #
Les livrables peuvent varier selon les projets. Les produits livrables sont un produit unique et vérifié, un résultat ou une capacité à exécuter un service qui est créé pour conclure un processus, une phase ou un projet. En termes simples, les produits livrables d'un projet peuvent être un produit, un résultat ou une capacité. Ainsi, dans cette étape, vous et l'équipe devez déterminer ce que sera le livrable final et comment vous déterminerez si la qualité dépasse les attentes de vos parties prenantes.
10. Créer un calendrier de projet #
Dans cette étape, vous devez créer un calendrier de projet. Calendrier du projet est un document qui décrit le calendrier du projet, les ressources organisationnelles nécessaires à l'exécution de chaque tâche, et toute autre information relative à la gestion de l'équipe. Évidemment, il va sans dire que le calendrier du projet doit être complet et direct.
Pour élaborer un calendrier de projet, vous devez décomposer les étapes de votre projet en tâches et activités particulières, établir les dépendances des tâches, séquencer les activités et calculer les ressources nécessaires et la durée de chaque tâche.
Cette méthode peut révéler des modifications essentielles de vos rôles, du calendrier et/ou du budget en fonction des informations recueillies. Il s'agit d'une étape cruciale dans l'élaboration d'un plan de projet simple, ainsi que d'un aspect précieux du processus. Il est préférable d'apporter ces modifications avant le début du travail, plutôt que des semaines ou même des mois plus tard.
11. Analyse et atténuation des risques #
Tout projet comporte un certain degré de risque. Un risque est un problème potentiel qui pourrait se développer pendant la durée de votre projet. Même avec un plan de projet complet, des influences internes et externes peuvent affecter le temps, le coût et la portée du projet (triple contrainte). Plutôt que d'être surpris après coup, il est crucial de reconnaître les risques dans le processus du projet et de les atténuer pendant le processus de planification. Vous devez donc organiser une réunion ou solliciter la contribution de tous les membres de l'équipe concernant les risques à prendre en compte.
12. Créer un plan de gestion de projet #
Le plan de gestion de projet est un document comportant de multiples composantes nécessaires à l'exécution du projet. En fonction de votre projet, les composants nécessaires peuvent varier, mais en général, vous aurez besoin des documents suivants pour élaborer un plan de gestion de projet :
- Charte du projet
- Déclaration sur la portée du projet
- Budget
- Ligne du temps
- Analyse des risques et plan d'atténuation
- Stratégie de gestion du changement
- Plan de gestion des coûts
- Stratégie de gestion des ressources
- Stratégie de gestion des parties prenantes
13. Communiquer le plan du projet #
Une fois que vous avez établi votre plan de gestion de projet, veillez à le partager avec l'équipe et toute autre personne concernée par le projet, de manière claire et concise. Vous avez peut-être préparé un plan de communication pour votre projet lorsque vous avez créé le plan de projet.
Il est très important de mettre en place des canaux de communication et des objectifs clairs pour un projet. En tant que chef de projet, vous devez montrer à toutes les parties prenantes comment vous souhaitez qu'elles vous parlent.
Planifiez votre projet avec le logiciel de gestion de projet Portfolio #
Un plan de gestion de projet réussi exige une organisation adéquate des activités, des tâches et des ressources du projet. Tenter d'accomplir tout cela avec une collection de pauvres feuilles de calcul pour la gestion de projet et de documents partagés, ou pire, avec des notes, des stylos et des post-it, est accablant et inefficace.
Vous pouvez concevoir un excellent plan de gestion de projet et l'exécuter avec succès en utilisant un logiciel de planification de projet tel que FoxPlanqui facilite le processus de planification de votre projet du début à la fin. Votre temps peut être mieux utilisé à travailler sur le projet lui-même.
En outre, un logiciel de gestion de projet peut encourager une communication efficace entre les équipes et au sein de celles-ci, vous aider à suivre les indicateurs de performance importants, stocker toutes les données du projet dans une zone centralisée et vous permettre d'extraire des informations sur votre projet à mesure qu'il avance.
Alors, qu'attendez-vous ? Il est temps de mettre en pratique tout ce que vous avez appris sur la planification de projet ! Commencez à planifier votre projet GRATUITEMENT aujourd'hui avec le logiciel de planification de projet FoxPlan !
