On ne peut rien faire sans argent. Pour lancer l'initiative et mobiliser toutes les ressources disponibles, un soutien financier est indispensable. En tant que responsable d'une entreprise axée sur les projets, vous serez presque certainement chargé de mettre sur pied une budget du projet et de le maintenir en mouvement. Définissons d'abord ce qu'est un budget de projet avant d'entrer dans les détails de sa création.
Qu'est-ce qu'un budget de projet ? #
Budget du projet est l'ensemble des coûts estimés nécessaires pour terminer un projet dans un délai donné. Vous élaborez le budget d'un projet pendant réunion de lancement et le gérer jusqu'à son achèvement. Un plan budgétaire soigneusement conçu est l'étalon-or de l'économie moderne des services, où l'évolutivité est la clé de la survie des entreprises.
Avantages d'une budgétisation efficace des projets #
Pourquoi faut-il établir le budget d'un projet ? Quels sont les avantages de la mise en place d'un budget de projet ? Eh bien, il est essentiel d'avoir un plan budgétaire de projet pour au moins trois raisons :
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Pour assurer le financement du projet #
Pour commencer, elles sont essentielles à la capacité du projet à obtenir des fonds. Les données permettront aux parties prenantes de savoir précisément combien d'argent est nécessaire pour réaliser le projet et quand cet argent est nécessaire.
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Fournit la base du contrôle des coûts du projet #
Il est également important de disposer d'un budget bien pensé afin de maîtriser les coûts du projet. Il est plus facile de comparer les coûts réels du projet avec le budget approuvé lorsque vous disposez d'une estimation budgétaire finale. De cette façon, vous pourrez voir comment le projet évolue et si des ajustements au concept original sont nécessaires.
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Impact sur la santé financière de l'entreprise #
Troisièmement, la santé financière de l'organisation est directement influencée par le budget du projet. La budgétisation d'un projet peut augmenter les marges opérationnelles et améliorer réellement la réussite du projet si elle est effectuée correctement et en tenant compte des limites des ressources.
10 étapes pour créer le budget de votre projet #
Pour satisfaire tous les besoins financiers de votre projet, vous devez préparer un budget détaillé. Nous avons décrit 10 étapes pour élaborer et contrôler le budget d'un projet.
1. Référez-vous à la portée de votre projet #
La première étape pour créer le budget de votre projet est de vous référer à votre portée du projet. La portée du projet inclut les objectifs, produits livrablesles tâches et les délais. Ces informations sont nécessaires pour définir et calculer votre budget.
2. Définissez les ressources dont vous avez besoin #
identifier tous les individus et toutes les ressources nécessaires pour terminer le projet dans les délais. Tenez compte du personnel, de la technologie, de la formation, du transport, des fournitures, des loyers et des abonnements.
3. Estimer le taux de ressources #
Un taux est également appliqué au coût des matériaux pour le projet. Afin de terminer votre estimation budgétaire, vous devrez avoir une solide compréhension des coûts associés à la main-d'œuvre et aux matériaux.
Méthodes d'estimation du budget d'un projet #
Nous savons tous qu'il est difficile de prévoir la taille et les dépenses d'un projet, qui est généralement un nouveau produit, un service ou une transformation de l'entreprise. Plus le projet est important et complexe, plus cela peut être difficile. Cinq stratégies peuvent améliorer la précision de l'estimation d'un projet :
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Estimation ascendante #
Estimation ascendante est une technique fiable pour budgétiser un projet. Elle prévoit d'estimer les différentes composantes du projet, telles que les tâches, les jalons et les étapes, et de les additionner pour déterminer le coût du projet. Si vous créez un énoncé de travail (EDT), utilisez cette méthode. La méthode d'estimation ascendante est la meilleure si vous connaissez tous les détails du projet. L'inconvénient de la méthode ascendante est qu'elle nécessite beaucoup de temps pour se concentrer sur les plus petits détails du projet.
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Estimation descendante #
Estimation descendante est fondamentalement différente de l'estimation ascendante. Elle comprend la division du budget du projet en parties plus petites. L'estimation descendante est utilisée pour les projets à prix fixe. Cette technique permet des estimations initiales du projet peu précises. Avant de comprendre l'étendue du travail et d'avoir une stratégie de projet, il est difficile d'établir un budget. Cette approche peut être difficile lorsque vous ne pouvez pas comparer le devis initial à la réalisation du projet.
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Estimation analogique #
Estimation analogique est l'approche qui consiste à analyser les données de projets comparables pour déterminer les coûts. Si vous n'êtes pas un débutant complet en gestion de projet, vous avez sans doute géré plusieurs projets dans le passé et pouvez identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En utilisant une estimation comparable, vous détermineriez combien le projet actuel pourrait coûter au client en vous basant sur les informations budgétaires et les meilleures pratiques des projets précédents.
Parfois, l'estimation analogique peut être un processus de va-et-vient ; néanmoins, pourquoi ne pas le mener intelligemment en utilisant un logiciel de gestion budgétaire, comme FoxPlan ?
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Estimation paramétrique #
Estimation paramétrique est l'approche qui consiste à utiliser les données et les facteurs du projet pour estimer le coût final du projet. Contrairement à l'estimation analogique, la technique paramétrique est plus précise. Elle applique les facteurs de coût d'autres projets au projet en cours afin que vous puissiez prendre des décisions fondées sur des données. Elle est plus précise que l'estimation analogue car elle exploite de nombreux ensembles de données et le lien statistique entre les données et les variables précédentes. Avec les initiatives numériques, il est souvent difficile de localiser les points de données importants.
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Estimation en trois points #
Estimation en trois points vous permet de réfléchir à partir de plusieurs points de vue en évaluant les scénarios budgétaires les plus favorables, les plus défavorables et les plus probables. Ainsi, vous pouvez déterminer une estimation raisonnable des coûts. L'avantage de la technique d'estimation en trois points est que vous pouvez réduire le risque de dépassement de budget, puisqu'il sera décrit dans votre stratégie, et finalement répondre aux attentes du client.
L'estimation en trois points ne présente pas d'inconvénients majeurs. L'élaboration d'un budget à l'aide de cette méthode peut prendre plus de temps, mais ce temps supplémentaire en vaut la peine au final.
4. Consulter les experts #
Des personnes expérimentées et bien informées sur votre équipe de projetVous pouvez également consulter des personnes telles que des mentors, d'autres chefs de projet et des experts en la matière pour vous aider à établir un budget. Le fait de contacter des personnes qui ont établi des budgets vous aidera à rester sur la bonne voie et à éviter les obstacles inutiles.
5. Consulter les fournisseurs et les vendeurs #
Obtenez le coût fixe des dépenses de fonctionnement pour les aspects du projet lorsque cela est possible, et des estimations pour les besoins qui ne sont pas encore déterminés. Vos vendeurs et fournisseurs sont les mieux placés pour fournir des estimations pour les biens et services qu'ils fourniront.
6. Confirmer l'exactitude #
Vous n'avez pas terminé une fois que vous avez établi votre budget. Vous devez le parcourir pour vous assurer que vos statistiques sont correctes. Vous ne voulez pas découvrir une coquille au moment où vous travaillez dessus. Vous pouvez également demander à ces spécialistes et à d'autres membres de l'équipe de projet de revoir le budget et de s'assurer de son exactitude.
7. Base de référence et re-base du budget #
Le budget de votre projet servira de référence pour mesurer son évolution après son démarrage. Il s'agit d'une méthode de mesure de la variabilité du projet. Toutefois, comme nous l'avons indiqué précédemment, vous devrez refaire le point de référence de votre projet lorsque des changements surviendront. Une fois qu'un changement est approuvé par le comité de contrôle des changements, vous devez refaire la base de référence.
8. Obtenir l'approbation #
Une fois que vous aurez distribué votre stratégie à votre équipe pour qu'elle la commente afin de repérer les défauts et les omissions avant d'obtenir une approbation formelle, vous devrez remettre votre estimation du budget du projet à l'équipe de direction de l'entreprise. principales parties prenantes. Vous devez également être capable de défendre immédiatement le raisonnement qui sous-tend les chiffres.
9. Mise à jour en temps réel #
Lorsque des changements interviennent au cours du projet (ce qui arrive souvent), il est préférable que le budget du projet soit mis à jour en temps réel. Plus tôt vous et l'équipe en êtes informés, mieux c'est. Si votre logiciel n'est pas basé sur le cloud et n'est pas automatiquement mis à jour dès que le statut de votre équipe change, vous perdez un temps précieux et coûteux.
10. Revenir sur la voie #
Un logiciel de gestion de projet avec suivi en temps réel, comme FoxPlan, est important car il vous offre les données dont vous avez besoin pour retrouver le cap le plus rapidement possible. Les projets réussis sont ceux qui se remettent sur les rails plus rapidement.
Que faire lorsqu'un projet dépasse le budget ? #
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles de nombreux projets dépassent leur budget. Cela peut être dû à un financement insuffisant, à des estimations de coûts inexactes, à une sous-estimation de la complexité du projet, à des circonstances imprévues, à un délai non respecté, à une expansion de la portée du projet ou à un manque d'expérience dans la gestion de projets.
Lire aussi: Conseils pour devenir un bon gestionnaire de projet
La question suivante serait, "Que faire lorsque notre projet dépasse le budget ?" Le dépassement du budget d'un projet n'est jamais une expérience agréable pour un chef de projet. Les budgets des projets peuvent être gérés avec succès, et les dépassements peuvent être évités ou ramenés dans le droit chemin. Si vous voulez réussir, vous devrez garder un œil sur votre budget et réagir rapidement :
- Demandez une augmentation du budget avec une explication et un plan pour reprendre le contrôle des dépenses.
- Réduire la portée du projet ou reporter les initiatives de faible priorité à des projets ultérieurs.
- Cherchez des moyens de réduire le coût global du projet en faisant des économies ailleurs.
- Déplacez les ressources vers une source plus rentable afin d'économiser de l'argent. Vous pouvez, par exemple, déléguer une partie du travail à un membre moins expérimenté de l'équipe, envisager de moderniser l'équipement plutôt que de le remplacer, ou encore dispenser une formation par Internet plutôt qu'en personne.
- Planifiez à l'avance et utilisez votre budget à bon escient.
FoxPlan aide les projets à respecter le budget #
Comme vous l'avez sans doute compris, le budget d'un projet est un élément essentiel de la stratégie de l'entreprise. composante essentielle de la planification et de la gestion des projets. La gestion du budget d'un projet est probablement l'aspect le plus difficile et le plus crucial de la gestion de projet.
Bien qu'il soit possible de construire manuellement le budget d'un projet, vous serez plus précis si vous utilisez les éléments suivants Logiciel de gestion budgétaire FoxPlanLa gestion du budget est un outil indispensable, en particulier si votre projet est vaste, complexe et comporte de nombreux jalons et dépendances. FoxPlan Budget management vous permet de gérer votre projet sur plusieurs années et offre une perspective pluriannuelle de votre engagement afin que vous puissiez suivre les dépenses budgétaires de votre projet.
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