Pour s'assurer qu'un projet est sur la bonne voie et qu'il atteindra les objectifs fixés, les cadres supérieurs cherchent souvent à obtenir des garanties. Cette démarche est d'autant plus importante si le projet est essentiel pour l'organisation et doit réussir. C'est alors que Examen du projet entre en jeu !
Qu'est-ce qu'une revue de projet ? #
Mais d'abord, élaborons la définition de la revue de projet. Qu'est-ce qu'un examen de projet ?
Une revue de projet est une évaluation de l'avancement actuel d'un projet à un moment précis du projet (jalon). L'objectif d'un examen de projet est de déterminer les chances de réussite du projet à l'avenir. Une revue de projet vous permettra d'avoir une connaissance approfondie de l'état actuel de votre projet et de savoir s'il est sur la bonne voie pour répondre à vos critères de réussite.
Les revues de projet sont effectuées à la fin de la phase de cycle de vie du projetcomme les étapes d'initiation, de planification et d'exécution.
Les avantages de la revue de projet #
Il y a plusieurs avantages lorsque vous effectuez une révision de projet correctement, tels que :
- Vous obtiendrez une perspective à 360 degrés de l'état actuel de votre projet.
- Un examen du projet vous fournira les connaissances dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.
- Vous obtiendrez l'avis d'une tierce partie sur les chances de réussite du projet en termes de réalisation, de succès du produit ou du service, mais aussi de succès commercial.
- Vous obtiendrez de meilleures suggestions sur la façon de résoudre les problèmes et les défis du projet qui ont été découverts.
Que pouvons-nous attendre des résultats d'une évaluation de projet ? #
Le résultat de l'examen du projet pourrait être tout ce qui suit ;
- Un résumé de l'état actuel et une liste des hypothèses
- Une liste de questions complète et à jour
- Une analyse des risques actuels pour le processus de gestion des risques
- Un rapport complet contenant les observations et les actions correctives recommandées
- Discussion et analyse des conclusions et des actions recommandées
Les types de revue de projet #
Il existe au moins 4 types d'examen de projet, tels que l'examen initial du projet, l'examen d'achèvement, l'examen spécial pour le suivi des non-conformités et l'examen à la demande des parties prenantes.
Examen initial du projet #
L'examen initial du plan permettra de vérifier si le projet dépasse les exigences de base pour le démarrage d'un projet. Cette évaluation peut englober les phases suivantes du projet, telles que la PPI (planification et lancement du projet), la SRA (analyse des exigences du système), la TRA (analyse des risques de transition), etc.
Examen d'achèvement #
Au cours de l'examen d'achèvement, il sera déterminé si le projet a réussi ou non à répondre à toutes les exigences, à toutes les signatures et à tous les critères d'évaluation. produits livrables qui ont été décrites dans le étendue du projetL'examen de l'achèvement déterminera si toutes les activités techniques, financières et de clôture du projet ont été correctement exécutées. L'examen d'achèvement déterminera si toutes les activités techniques, financières et de clôture du contrat du projet ont été correctement exécutées.
Examen spécial (RS) #
L'examen spécial est similaire à l'examen d'achèvement. Les différences résident dans le fait que l'examen spécial peut se concentrer sur des comportements, des conditions ou des produits de travail "à risque" et qu'il est généralement effectué à un moment précis du projet, lorsque l'examen spécial est demandé.
Examen spécial : Suivi des non-conformités #
Si une évaluation précédente a conclu que "le projet est à risque", un examen de non-conformité sera organisé dans un délai d'un mois. Le type d'examen de non-conformité (R1, R2 ou R3) détermine l'examen spécial (RS).
Dans le cas où l'examen non conforme était un examen initial du projet (R1), l'examen spécial (RS) suivant examinera les éléments livrables du projet qui ont été définis dans R1.
Examen spécial : demande des parties prenantes #
Toute partie prenante du projet, y compris le chef de projet, a la possibilité de soumettre une demande de révision "ad hoc" ou spéciale (RS). La justification d'un examen "ad hoc" peut consister en l'un des éléments suivants :
- Changement dans les chefs de projet ;
- Les problèmes sérieux qui peuvent affecter la capacité du projet à fournir les meilleures solutions possibles ; et
- Un projet qui a été classé comme "projet non conforme" et qui nécessite une constatation ou un problème particulier pour être résolu. Le problème détecté sera examiné par les parties prenantes.
Cette revue suit le format de la revue de projet. Les éléments livrables qui sont examinés dépendent du stade du projet.
8 étapes stratégiques pour effectuer une revue de projet #
Le recours à un tiers peut s'avérer coûteux et n'est peut-être pas réalisable pour de nombreux projets. Cependant, si le PMO d'une entreprise est doté de personnes compétentes ayant une expérience avérée en matière d'exécution, il n'y a aucune raison pour que le PMO ne puisse pas effectuer l'examen au nom de la direction ou de la haute direction. Plus encore, le PMO peut organiser des examens par les pairs de bonne réputation, des chefs de projet expérimentés d'autres projets. Voici 8 étapes faciles pour mener à bien l'examen d'un projet !
1. Déterminer la portée et l'objectif de l'examen #
Vérifiez que l'équipe de projet et les parties prenantes comprennent l'objectif et la portée de l'examen avant de poursuivre. En général, cela vient du sponsor ou de la direction du projet. Cela doit être fait pour éclaircir les préoccupations qui ont motivé la révision.
2. Processus de préparation #
Pour que l'examen soit aussi productif que possible, la préparation est essentielle, comme pour toute autre chose. Elle comprendra les éléments suivants :
- Assurer le suivi des conclusions tout en veillant à leur portée, leur longueur et leur format.
- Une lecture préliminaire des documents relatifs au projet, qui peuvent comprendre l'analyse de rentabilité, les rapports d'étape, etc.
- Identifier et obtenir l'accord des parties prenantes pour mener des entretiens.
- Élaborer des questions à poser lors des entretiens afin d'étudier une théorie.
- Prendre des dispositions pour les entretiens.
- Développer une première hypothèse de travail sur les problèmes.
3. Interviewer le commanditaire #
Il est recommandé que l'entretien initial se fasse avec le commanditaire du projet. Cela permettra, entre autres, de clarifier les préoccupations, de fournir des informations de base sur le projet et de comprendre pourquoi le projet est vital.
En outre, cela permettra de tester l'hypothèse pour déterminer si elle touche ou non la corde sensible du commanditaire. Lorsque l'on dispose de peu de temps et que l'examen doit être terminé en peu de temps, cette étape est tout à fait essentielle. Elle garantira que l'examen se concentre sur les domaines de préoccupation qui doivent être abordés.
Toutefois, il est important d'assister à cette réunion, ainsi qu'à toutes les autres, avec un esprit ouvert, car le parrain peut avoir négligé certains aspects ou avoir un parti pris.
4. Entretien avec le chef de projet #
Dans l'idéal, il devrait s'agir de l'entretien suivant sur l'agenda après l'entretien avec le sponsor. Il permettra d'examiner et de tester les préoccupations et les hypothèses pour voir si elles sont valables. Vous devez comprendre que, un chef de projet sur la défensive est normal. Par conséquent, vous devez être persistant et éviter d'être hostile dans vos questions.
Les domaines de préoccupation où les réponses du gestionnaire de projet contredisent le commanditaire ou les documents doivent être notés avec précision afin de pouvoir être testés avec les autres parties prenantes du projet et les membres de l'équipe.
5. Interviewer les parties prenantes du projet #
Les sessions restantes doivent être conclues dès que possible, et les informations obtenues lors des réunions précédentes doivent être évaluées. Cela peut susciter d'autres demandes de renseignements, nécessitant une deuxième réunion avec certaines parties ou certains groupes. les parties prenantes du projet.
Il est essentiel que, pour toutes les réunions, les mêmes questions soient posées. Prenez toujours des notes de réunion et, le cas échéant, envoyez-les à la personne que vous avez rencontrée. Cela permettra de corriger d'éventuels malentendus avant que les conclusions finales ne soient établies. En outre, cela implique que les conclusions puissent être ramenées aux faits qui les étayent.
6. Processus d'analyse #
Une fois les entretiens et les vérifications croisées terminés, les données sont analysées et comparées aux préoccupations et hypothèses initiales. Ainsi, les résultats provisoires pourront être documentés.
7. Conclusion de la révision du projet #
Il est essentiel de faire examiner le projet de conclusion par le commanditaire et, si nécessaire, par le chef de projet. Ils seront mieux à même de comprendre les résultats, ainsi que le raisonnement qui les sous-tend. De cette façon, le document final peut être affiné pour délivrer le message avec la meilleure possibilité d'action. Cela donne également l'occasion de clarifier tout problème.
Il est important de noter que les conclusions peuvent ne pas être acceptées par le chef de projet ou le sponsor. Cependant, ne modifiez pas les conclusions simplement parce que vous êtes sous pression. En agissant de la sorte, vous n'aiderez pas le projet à surmonter les obstacles potentiels, et si le projet échoue, cela donnera une mauvaise image de l'examen du fait qu'il n'a pas su déceler les problèmes.
8. Publier la revue #
Finalisez les conclusions dans un document, en veillant à ce qu'il comprenne un résumé qui traite de l'examen initial de la portée et de l'objectif de l'évaluation et qui met également en évidence les questions à haut risque. Bien que la vérification des préoccupations ou des éléments à haut risque soit cruciale, l'établissement d'un plan d'action pour répondre aux conclusions est la chose la plus importante que vous puissiez faire pour que l'évaluation soit vraiment bénéfique.
Cela démontrera un haut niveau d'initiative, et sera chaleureusement accepté par le sponsor ainsi que par la direction générale, car cela permettra de résoudre les problèmes sans délai. Les cabinets de conseil ont constaté que l'utilisation de cette stratégie pour obtenir des engagements ultérieurs est très efficace.
Utiliser FoxPlan pour gérer le processus de révision de votre projet #
Il est extrêmement important de mener à bien l'examen des projets importants, car cela permet de découvrir les problèmes à haut risque suffisamment tôt pour que des mesures d'atténuation soient prises.
Bien que vous puissiez avoir besoin d'une tierce partie ou même effectuer l'examen du projet en interne, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet tout-en-un comme FoxPlan est nécessaire pour suivre toutes les étapes de l'examen du projet et rationaliser le processus d'évaluation pour vous.
Avec FoxPlanvous pouvez dresser la liste de toutes les étapes de l'examen d'un projet, définir le calendrier et suivre l'évolution de la situation en même temps en utilisant l'outil de gestion des projets. Diagramme de Gantt ou même Kanban car il peut être personnalisé en fonction de vos préférences.
Alors, avez-vous déjà essayé FoxPlan ? Si vous ne l'avez pas fait, vous devriez essayer FoxPlan gratuitement ! Ou contactez notre représentant pour découvrir le meilleur logiciel de gestion de projets et de portefeuilles en action!
