Lorsque le calendrier des travaux a été publié et que le projet a commencé, il est important de suivre l'évolution du projet. Afin de terminer le projet à temps et en dessous du budget, il est nécessaire de suivre ce qui se passe, de suivre l'évolution de l'agenda, d'engager des planificateurs et d'apporter les révisions nécessaires aux plans et aux calendriers.
Qu'est-ce que le suivi de projet ? #
Suivi du projet est l'activité d'observation, de contrôle, d'évaluation et de supervision des activités, qui est réalisée par les gestionnaires de projet à tous les niveaux de la mise en œuvre des activités afin de s'assurer que la gestion des horaires de travail, gestion du budgetles résultats visés, les indicateurs clés de performance et les autres actions requises se déroulent comme prévu.
Pour faire simple, le suivi de projet consiste à surveiller toutes les tâches et activités du projet pour s'assurer que le projet est exécuté comme prévu.
Les objectifs du suivi de projet #
Comme vous le savez probablement, le suivi du projet est la quatrième étape du processus d'évaluation de l'efficacité du projet : cycle de vie du projet. Le suivi d'un projet a de nombreux objectifs. Il permet d'identifier les difficultés survenues ou susceptibles de survenir au cours de l'exécution du projet et de proposer des solutions pour une progression efficace.
Un suivi efficace permet de déterminer si les résultats escomptés sont atteints comme prévu, quelles activités sont nécessaires pour atteindre les résultats souhaités pendant l'exécution du projet, et si ces initiatives ont un impact bénéfique sur l'exécution du projet.
Ce sont les objectifs du suivi du projet ;
- Évaluer si les tâches sont exécutées conformément à une planification de projets.
- Identifier les problèmes qui se posent afin de pouvoir les résoudre immédiatement.
- Évaluer si les modes de travail et de gestion utilisés sont appropriés pour atteindre les objectifs du projet.
- Connaître la relation entre les activités et les objectifs afin d'obtenir une mesure des progrès réalisés
- S'adapter à un environnement changeant, sans dévier de l'objectif fixé
Les avantages du suivi de projet #
Les avantages et bénéfices du suivi de projet pour le chef de projet ou la personne en charge du projet sont les suivants ;
- Le suivi du projet devient l'une des fonctions de gestion ; contrôler ou superviser.
- La réalisation d'un suivi de projet montre la performance en matière de responsabilité.
- Le suivi du projet est utile pour tenir les parties prenantes informées du projet.
- Il aide à déterminer les étapes de la prochaine activité du projet.
- Le suivi du projet est utile comme base pour un suivi et une évaluation ultérieurs.
- Aide les chefs de projet en charge à connaître les déficiences à corriger et à maintenir une bonne performance.
Types de suivi de projet #
Il existe au moins 3 types d'aspects du suivi de projet, il y a ;
1. L'entrée #
Les intrants du projet comprennent la main-d'œuvre ou les talents humains, les fonds, les matériaux, les équipements, les heures de travail, les données, les politiques de gestion, etc. nécessaires à la réalisation des activités du projet.
2. Le processus #
L'aspect processus du projet concerne la manière dont le projet est exécuté. Cela inclut les méthodes de travail, les outils, les approbations, les délais, etc.
3. La sortie #
Le livrable du suivi de projet fait référence aux résultats quantitatifs et qualitatifs. Le suivi de projet peut produire des livrables qui sont soit ;
- Rapport sur l'état du projet
- Tableau de bord de gestion de projet
Le suivi du projet peut être réalisé par :
- Les réunions du personnel, qui peuvent avoir lieu chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Vous pouvez également vérifier pendant le stand up meeting quotidien.
- Forums d'apprentissage par le biais de discussions de groupe (FGD) et d'enquêtes.
- Évaluations participatives par les parties prenantes du projet.
- Statistiques et rapport
Guide du suivi des projets, étape par étape #
1. Créer un plan de suivi et d'évaluation à l'aide d'un logiciel #
La première étape consiste à établir une procédure de suivi et d'évaluation de vos efforts. Vous avez besoin d'une plate-forme ou d'un système pour saisir et classer vos données en un seul endroit afin d'organiser vos initiatives. Vous devez utiliser logiciel de gestion de projet pour suivre les différentes phases d'un projet.
Voici un exemple de la façon dont les équipes surveillent leur étendue du projet avec FoxPlan:
- Attribuer les rôles et les responsabilités: Qui doit être chargé du suivi et de l'évaluation de chaque étape du projet ? Comment vont-ils évaluer et mesurer le succès du projet ? Dès que possible, attribuez des rôles aux parties prenantes et dressez une liste de leurs tâches. Vous pouvez utiliser Graphique RACI pour vous aider également.
- Identifier le goulot d'étranglement du projet: Quels ont été les défis que vous ou votre équipe avez rencontrés au cours du projet ? Veillez à identifier ces cas, en précisant comment vous y avez répondu et le résultat.
- Développer une stratégie d'évaluation: Ferez-vous des évaluations hebdomadaires ou à la fin de chaque phase du projet ? Recueillez les commentaires de votre personnel pour déterminer comment, selon lui, les flux de travail peuvent être améliorés.
2. Suivi des performances en temps réel #
Vous avez besoin d'une perspective en temps réel de la situation pour suivre vos projets et prendre de bonnes décisions. Le suivi des performances en temps réel vous permet de suivre le développement de chaque membre de l'équipe et également d'allouer les ressources.
Voici un exemple de la façon dont l'équipe utilise FoxPlan pour suivre la mise en œuvre du projet en temps réel :
3. Évaluer le projet #
Le suivi et l'évaluation d'un projet consistent à répondre à ces questions : Avez-vous pu respecter vos délais dans les temps ? Est-il possible qu'il y ait eu des contretemps auxquels vous ne vous attendiez pas ?
Dans cette étape, vous devez donc examiner les IRC (indicateurs clés de performance) de votre projet et les comparer à vos rapports et statistiques actuels. L'examen de ces rapports peut vous donner une meilleure idée de l'état d'avancement de votre équipe par rapport à ses objectifs et vous montrer où les délais commencent à diverger.
4. Améliorer le déroulement des projets #
Si un projet n'a pas respecté la date limite, enquêtez davantage pour en connaître la raison. Quels ont été les différents obstacles ? Quelle a été la résolution finale ? Vous devez enregistrer tous les problèmes et également documenter la manière dont vous avez résolu le problème. Cela pourrait être utile pour le futur projet si vous et votre équipe rencontrez le même problème. En sachant comment traiter le même problème dans le projet suivant, vous pouvez rationaliser et améliorer le flux de travail du futur projet.
5. Continuer à apprendre et à s'améliorer #
Le suivi et l'évaluation des projets vous permettent de garder un œil sur les projets, d'analyser leur progression et d'améliorer les processus. Une seule modification peut avoir un impact important sur les projets futurs. Apprendre en permanence et apporter des améliorations à votre processus de projet est l'un des critères pour devenir un chef de projet efficace.
FoxPlan : Logiciel de suivi de projet #
Bien que le processus de suivi puisse être accablant, le bon outil peut être d'une grande aide. Il existe d'autres options pour suivre vos projets à l'aide d'une application dynamique, comme FoxPlan qui vous permet de visualiser et de combiner des lignes de temps, des Kanban et un diagramme de Gantt en un seul endroit. En outre, FoxPlan offre également de multiples possibilités, tableaux de bord configurables pour le suivi des activités.
Résumé #
Dans un monde idéal, tout serait terminé dans les délais et le budget impartis, et tous vos projets se dérouleraient comme prévu, sans anicroche. Toutefois, cela ne se produit pas toujours dans la pratique ; vos employés peuvent manquer des échéances en raison d'urgences personnelles, des intervenants externes peuvent se retirer sans explication, etc.
Le suivi du projet est l'un des processus essentiels pour que la stratégie de gestion de projet atteigne les objectifs du projet. Grâce au suivi du projet, vous pouvez déterminer la stratégie la plus efficace pour gérer vos ressources et évaluer régulièrement l'état de votre projet pour en assurer la réussite. Alors, qu'attendez-vous ? Créez votre compte FoxPlan GRATUIT et suivez votre projet dès aujourd'hui.!
