Fox Plan : Logiciel de gestion de projet

Outil de collaboration agile ou traditionnel. Pourquoi choisir ? Passez à une solution de gestion de projet hybride.

03 11 2020

La gamme d'outils de gestion de projet


  • Outils de collaboration
  • Outils agiles
  • Outils de gestion de projet

Outils de collaboration


Les outils collaboratifs sont très " user friendly ", ils sont très faciles à utiliser et permettent de partager des tâches ou des todolistes entre les différents acteurs d'un projet. Il existe de nombreuses offres sur le marché. Il peut donc être difficile de faire un choix. De plus, chacune des solutions bénéficie d'un marketing produit attractif et bien pensé. Mais que vous permettent réellement ces outils ? Certes très efficaces au quotidien pour répartir les tâches (chacun sait ce qu'il a à faire), de nombreux outils se révèlent être de véritables catastrophes lorsqu'il s'agit de construire une vision à plus long terme. Est-ce que je vais respecter mes délais de livraison ? Quel sera l'atterrissage budgétaire de mon projet ? Quels sont les risques liés à mon projet ? Toutes ces questions et tâches quotidiennes deviennent encore plus compliquées lorsque vous êtes responsable et devez gérer un portefeuille de 50 projets et que vous devez rendre des comptes. Certains chefs de projet doivent alors remettre rapidement Excel sur les rails pour construire une consolidation. Comme vous pouvez le constater, de nombreuses solutions collaboratives sur le marché sont donc destinées à une équipe isolée qui souhaite s'organiser à court terme.

Outils agiles


Les outils agiles sont parfaits pour développer des solutions en mode itératif impliquant le client final. Ils se révèlent très efficaces et évitent ce long processus qui consiste à tout spécifier avant de lancer les développements. En cas d'erreur, celle-ci est rapidement identifiée et nous pouvons corriger la situation pour fournir une solution adaptée au client final. Certains outils résument l'agilité dans un tableau à 3 colonnes

  • Pour faire
  • En cours
  • Complété

Lorsque nous parlons d'agilité, nous parlons de Scrum et de Kanban, et parfois d'un mélange des deux. Nous parlerons également d'"histoire" et d'"épopée".
L'agilité ne signifie pas " ne pas savoir où l'on va " mais le découvrir au fur et à mesure. Il est impératif de connaître ses objectifs et sa trajectoire pour arriver à bon port. L'entreprise doit définir et agir sur ces éléments avant de se lancer. Il n'est pas question de fonctionner dans le vide et de faire et défaire jusqu'à ce que la bonne solution soit trouvée. Il s'agit alors de subdiviser (définir) le travail à effectuer et de concevoir une feuille de route à suivre afin de livrer une solution réussie dans un délai raisonnable. Malheureusement, la notion de subdivision et de feuille de route n'est pas courante dans les outils agiles. Il est pourtant essentiel de suivre les objectifs définis au début du projet.
L'agilité implique un principe fondateur : disposer de ressources dédiées au projet. Dans les organisations, c'est rarement le cas, on a toujours des experts qui sont transversaux et partagés sur plusieurs projets. Un plan de charge peut alors être nécessaire dans la gestion d'un portefeuille de ressources. L'outil agile, même s'il est plus complet que l'outil collaboratif, aura les mêmes qualités que ce dernier. Il ne permettra pas de gérer les budgets ni même les risques. Cependant, un projet agile fera appel à des prestataires de services, aura besoin de payer des factures. Là encore, le budget du projet agile sera géré dans Excel sans possibilité de les consolider dans un portefeuille multi-projets. La " mêlée de mêlée " ou " mêlée à l'échelle " a vu apparaître les dépendances entre projets agiles, rendant parfois les solutions agiles incapables de répondre à cette problématique. Les solutions les plus efficaces intégreront alors un moteur de planification avec une vue de planification ou de gantt pour répondre à cette problématique de dépendance, de prédécesseur et d'anticipation.

Outils de gestion de projet


Les outils traditionnels de gestion de projet existent depuis longtemps. Grâce à leur développement, ils permettent aujourd'hui une expertise claire et complète de l'information. La planification, les budgets pluriannuels, l'allocation des ressources et la gestion des risques constituent la base de ces outils. De plus, ils sont capables de consolider les projets dans un portefeuille et de proposer des rapports sur mesure.
Malheureusement, les fonctions embarquées ont rendu leurs interfaces plus complexes. Le métier de chef de projet nécessite une formation solide. La difficulté de ces solutions n'est pas les fonctionnalités offertes mais le manque de fédération autour de ces solutions dans une même entreprise. Les experts en gestion de projet prêts à les maintenir ne sont pas légion. Et ces outils ne sont plus utilisés pour la gestion opérationnelle, ils sont souvent utilisés pour faire un rapport consolidé à la direction. Les chefs de projet ont du mal à comprendre qu'il faille des outils aussi complexes pour consolider des données. En dehors du rapport mensuel, les projets sont gérés de manière opérationnelle avec PowerPoint, Excel et une Todolist. L'arrivée de l'agilité et des outils collaboratifs, avec leurs interfaces simples, n'a pas contribué à leur donner une image positive. On ne demande plus aux outils d'être capables de gérer un planning complexe ou de savoir à quel budget le projet va atterrir en fin d'année. Ce n'est plus dans leur cahier des charges. On leur demande maintenant d'être sexy et d'être "user friendly". Comme peuvent l'être les applications présentes sur nos smartphones. Cette tendance aux " beaux tableaux " a conduit à une mauvaise maîtrise des projets complexes que ces outils puissants pouvaient offrir. Les outils de gestion de projet techniques mais efficaces ont dû laisser la place à des solutions qui ont pris le virage de l'agilité et de la collaboration.
Agile, collaboratif, gestion de projet. Chacun de ces outils se base sur un besoin en négligeant les autres. Mais existe-t-il des offres complètes et fiables ? La réponse est oui, avec le modèle hybride.

Une quatrième alternative fédératrice est née : les outils hybrides.


Malheureusement, le monde n'est pas manichéen. Le blanc et le noir ne sont pas les seules couleurs pour représenter les solutions de gestion de projet. Il existe une palette de gris qui permet de s'adapter à la complexité des organisations. En effet, une organisation est capable de :

  • Gestion de projets simples et complexes
  • Gestion de projets agiles ou de projets en cascade
  • Disposer d'équipes dédiées par projet ou de ressources partagées

Comme nous l'avons vu, il est dangereux de penser que l'on pourra gérer tous ces projets en mode agile. Certains chefs de projets en ont fait les frais avec de nombreux projets ayant pris du retard ou ayant dû être annulés (parfois les deux). Le portefeuille d'une entreprise est un mélange de projets collaboratifs simples, de projets agiles et de projets traditionnels (waterfall). Le point commun de ces projets est :

  • leurs budgets
  • leurs ressources
  • leurs risques
  • leurs feuilles de route

Toutes ces informations doivent continuer à se consolider en un portefeuille de projets offrant une vision globale à l'organisation. Cela permet un suivi et une gestion en adéquation avec les objectifs de l'entreprise. Les outils offrant ce type de fonctionnalités sont appelés "hybrides".
L'hybride ne s'applique pas seulement à la voiture pour répondre aux besoins écologiques. C'est la nouvelle génération d'outil à l'interface simple, répondant aussi bien à la gestion opérationnelle de projets en waterfall que de projets agiles en mode collaboratif. L'hybride intègre toutes les fonctionnalités dont la direction générale des entreprises a besoin pour relever ses défis de flexibilité, de digitalisation et de visibilité face aux objectifs complexes qui les attendent dans un monde où le télétravail se développe de plus en plus. Gérer les organisations en mode hybride n'est plus une option, c'est un " must have ". .

FoxPlan devient hybride


FoxPlan s'est engagé à devenir un leader du pilotage hybride. Éditeur de solutions de gestion de projets, FoxPlan a investi de nombreuses heures avec ses clients pour comprendre et développer une solution répondant à leurs besoins.
Grâce à une R&D active, FoxPlan a développé une solution à l'interface simple et ergonomique permettant aux chefs de projet et scrum masters de différents profils de gérer dans un même portefeuille des projets traditionnels en waterfall, en mode agile, des tâches collaboratives simples ou des mixes. La solution s'appuie sur un moteur complet permettant aux organisations de garder une visibilité complète sur leurs feuilles de route, les budgets, les risques ou encore le plan de charge de leurs ressources. Gérer un portefeuille de projets n'a jamais été aussi complet et facile qu'avec le mode hybride de la solution FoxPlan.
FoxPlan vous présentera sa nouvelle version hybride en décembre 2020. Restez à l'écoute ! .
FoxPlan, éditeur de solutions de gestion de projet, est à l'écoute de vos besoins. La solution FoxPlan est une solution construite avec passion et expertise, une interface simple et lisible pour l'organisation. Fox Plan : La solution pour la réussite de vos projets. En attendant la nouvelle version, essayez FoxPlan dès maintenant, en vous inscrivant gratuitement !


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