Guia
Plano de carga: como construí-lo e usá-lo para pilotar
O plano de carga confronta o que as suas equipas conseguem produzir com o que os projetos exigem — e revela as sobrecargas enquanto ainda há tempo de agir.
Um plano de carga coloca duas grandezas lado a lado ao longo do tempo: a capacidade — o que uma equipa consegue realmente produzir — e a carga — o que exigem os projetos assumidos. Onde a carga excede a capacidade, o planeamento ainda não está atrasado, mas virá a estar. Todo o interesse do exercício é ver essa diferença com várias semanas de antecedência em vez de na data-limite.
Partir da capacidade líquida, não do efetivo
Dez pessoas não representam dez pessoas de trabalho de projeto. Retire férias, feriados, tempos parciais, atividades de exploração e suporte, e a parte do tempo que nunca aterra num projeto. A capacidade líquida situa-se muitas vezes entre 60 e 75 % da bruta. Um plano de carga construído sobre a capacidade bruta é otimista por construção e perderá credibilidade ao primeiro desvio.
A carga vem do planeamento, não de opiniões
A carga é a soma das afetações de cada pessoa em todos os projetos em que intervém, distribuída pelos períodos em que as tarefas estão planeadas. É por isso que o plano de carga não pode ser mantido à parte do planeamento: assim que uma tarefa escorrega, a carga desloca-se com ela. Um plano de carga reintroduzido à mão numa folha de cálculo fica desatualizado no dia em que é divulgado.
Ler o histograma
A sobrecarga duradoura é o sinal evidente, mas não o único. A alternância de picos e vales na mesma pessoa revela normalmente um problema de encadeamento e não de efetivo; um perfil cronicamente subcarregado indica muitas vezes uma competência mal aproveitada. Leia o plano por papel ou por competência tanto quanto por indivíduo — a resposta raramente é recrutar.
O que fazer com uma sobrecarga
Quatro alavancas, por custo crescente: nivelar o trabalho dentro da folga disponível, deslocar uma tarefa para um período mais calmo, reatribuí-la a outro recurso com a competência adequada, ou arbitrar — adiar ou abandonar um projeto menos prioritário. A última alavanca é uma decisão de carteira e não de projeto, e é precisamente por isso que a carga deve ser observada em todos os projetos ao mesmo tempo.
Fazê-lo no FoxPlan
O FoxPlan constrói o histograma de carga a partir das afetações de todos os projetos da carteira, face a uma capacidade que já tem em conta calendários, ausências e tempos parciais. As sobrecargas leem-se por recurso, por competência ou por prioridade de projeto, e qualquer alteração ao planeamento atualiza a vista de imediato.
