Die RACI-Matrix ist eine Tabelle, die die Aufgaben eines Projekts mit den Rollen des Teams kreuzt und an jeder Schnittstelle einen Buchstaben setzt: R (Responsible, durchführend), A (Accountable, verantwortlich), C (Consulted, konsultiert) oder I (Informed, informiert). Auf einer Seite beantwortet sie die Frage, die mehr Projekte bremst als jede andere: Wer macht was, und wer entscheidet. Dieser Leitfaden liefert die Definition der vier Buchstaben, ein vollständiges Beispiel zur Einführung einer Software, die Regeln zum Lesen und Korrigieren einer Matrix, eine leere Vorlage und die Varianten RASCI, DACI und RAPID.
RACI: Definition der vier Buchstaben
RACI ist das englische Akronym für Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Man spricht auch von Verantwortlichkeitsmatrix. Jeder Buchstabe beschreibt, was eine Rolle bei einer Aufgabe tut.
| Buchstabe | Rolle | Was die Person tut | Wie viele pro Aufgabe |
|---|---|---|---|
| R | Responsible (durchführend) | Erledigt die Arbeit und erstellt das Ergebnis. | Eine oder mehrere. |
| A | Accountable (verantwortlich) | Steht für das Ergebnis gerade: gibt frei, entscheidet, berichtet an den Sponsor. | Genau eine, immer. |
| C | Consulted (konsultiert) | Gibt vor der Entscheidung oder Lieferung eine Stellungnahme ab; Austausch in beide Richtungen. | So wenige wie möglich. |
| I | Informed (informiert) | Wird im Nachhinein über das Ergebnis informiert; Kommunikation in eine Richtung. | So viele wie nötig. |
Die klassische Falle ist die Verwechslung von R und A. Der Responsible sitzt an der Tastatur; der Accountable unterschreibt. Bei einer kleinen Aufgabe kann dieselbe Person beide Buchstaben tragen (notiert als A/R), aber das A wird nie geteilt.
RACI-Matrix Beispiel: Einführung einer neuen Software
Nehmen wir die Einführung eines neuen Zeiterfassungstools in einem Unternehmen mit 400 Mitarbeitenden. Fünf Rollen sind beteiligt: der Sponsor (IT-Leitung), die Projektleitung, das technische Team (Integrator und Administratoren), die Fachverantwortung (Personalabteilung) und der Anwendersupport. Acht Aufgaben strukturieren das Projekt.
| Aufgabe | Sponsor (IT-Leitung) | Projektleitung | Technisches Team | Fachverantwortung (HR) | Anwendersupport |
|---|---|---|---|---|---|
| Umfang und Anforderungen | A | R | C | C | I |
| Konfiguration und Integration | I | A | R | C | I |
| Datenmigration | I | A | R | C | – |
| Anwender-Abnahmetests | I | A | C | R | I |
| Schulung der Anwender | – | A | C | R | R |
| Go/No-go-Entscheidung | A | R | C | C | I |
| Produktivsetzung | I | A | R | I | C |
| Support nach dem Start | I | I | C | I | A/R |
Lesen Sie die Zeile „Anwender-Abnahmetests“: Die Fachverantwortung führt die Tests durch, die Projektleitung steht dafür gerade, das technische Team wird zur Fehlerbehebung konsultiert, der Sponsor wird über das Ergebnis informiert. Jede Zeile liest sich so, in einem Satz. Lässt sich eine Zeile nicht in einem Satz lesen, ist sie falsch ausgefüllt.
Die Regeln einer gut gebauten RACI-Matrix
- Genau ein Accountable pro Zeile. Zwei A bedeuten zwei Personen, die jeweils glauben, die andere entscheide.
- Mindestens ein Responsible pro Zeile. Eine Aufgabe ohne R ist keine Aufgabe, sondern ein Wunsch.
- Wenige Consulted. Jedes C ist eine Abstimmungsschleife vor der Lieferung; ab zwei wird die Aufgabe langsamer.
- Rollen, keine Vornamen. Die Matrix muss Abgänge und Neuzugänge überstehen.
- Aufgaben in der richtigen Körnung. Eine Zeile pro Ergebnis oder Arbeitspaket, nicht pro Zwei-Stunden-Aktion.
- Eine validierte Matrix. Jede Rolle hat ihre Spalte gesehen und akzeptiert, idealerweise im Lenkungsausschuss.
Wie Sie eine RACI-Matrix in 6 Schritten erstellen
- Listen Sie die Aufgaben oder Ergebnisse auf. Gehen Sie vom Projektstrukturplan (PSP/WBS oder Arbeitspaketen) aus. Zielen Sie auf 8 bis 20 Zeilen; darüber hinaus erstellen Sie eine Matrix pro Phase.
- Identifizieren Sie die Rollen. Die Spalten sind Funktionen (Sponsor, Projektleitung, Fachbereich, Technik, Support, Recht …), in der Regel 4 bis 7.
- Setzen Sie zuerst die A. Wer steht in jeder Zeile für das Ergebnis gerade? Nur eine Antwort.
- Setzen Sie die R. Wer produziert? Erscheint kein R, fehlt der Aufgabe eine Ressource; sammelt eine Rolle alle R, ist sie überlastet.
- Ergänzen Sie C und I sparsam. Fragen Sie sich bei jedem C, ob diese Stellungnahme das Ergebnis wirklich verändert.
- Lassen Sie validieren und datieren Sie. Stellen Sie die Matrix dem Lenkungsausschuss vor, korrigieren und versionieren Sie sie. Überprüfen Sie sie bei jeder Änderung von Umfang oder Team.
Eine RACI-Matrix lesen: Analyse nach Zeile und nach Spalte
Eine ausgefüllte Matrix nützt nur, wenn jemand sie liest. Zwei Lesarten reichen, um Organisationsprobleme zu erkennen, bevor sie zu Verzögerungen werden. Nach Zeile:
- Zeile ohne A: Niemand wird entscheiden.
- Zeile mit mehreren A: Ein Entscheidungskonflikt ist garantiert.
- Zeile ohne R: Die Aufgabe wird nicht vorankommen.
- Zeile mit mehr als zwei C: Der Freigabezyklus ist zu lang.
- Zeile nur mit I: Die Aufgabe gehört wahrscheinlich nicht in dieses Projekt.
Nach Spalte:
- Spalte voller A: Diese Rolle ist der Engpass des Projekts, oft die Projektleitung oder der Sponsor. Delegieren Sie die Verantwortung bei operativen Aufgaben.
- Spalte voller R: Diese Rolle trägt die Last. Vergleichen Sie sie mit ihrer tatsächlichen Auslastungsplanung, bevor Sie sich festlegen.
- Leere Spalte oder nur I: Die Rolle wird vielleicht nicht gebraucht; oder sie wurde dort vergessen, wo sie konsultiert werden müsste.
- Spalte ohne R und ohne A: Ein Beteiligter ohne konkrete Verantwortung muss nicht in jeder Besprechung sitzen.
Leere RACI-Matrix-Vorlage (Excel oder Tabellenkalkulation)
Sie brauchen keine spezielle Software, um anzufangen: Eine Tabellenkalkulation genügt. Hier ist die Struktur zum Nachbauen, und was das Blatt enthalten muss.
- Kopfzeile: Projektname, Phase, Version, Datum, Autor, Status (Entwurf / im Ausschuss validiert).
- Zeilen: die Aufgaben in der Reihenfolge des Zeitplans, mit ihrer Arbeitspaketnummer.
- Spalten: die Rollen, nie die Personen; eine Zuordnungszeile Rolle → Person unter der Tabelle.
- Legende R / A / C / I in der Fußzeile wiederholt, mit der gewählten Variante (S für Support bei RASCI).
- Automatische Prüfungen in Excel: ZÄHLENWENN(Bereich;"A")=1 zur Prüfung des einzigen Accountable, ZÄHLENWENN(Bereich;"R")>=1 für das Vorhandensein eines Responsible, bedingte Formatierung, die jede fehlerhafte Zeile einfärbt.
- Eine letzte Spalte „Kommentar“ für offene Punkte, die in der Besprechung zu klären sind.
| Aufgabe / Ergebnis | Rolle 1 | Rolle 2 | Rolle 3 | Rolle 4 | Prüfung |
|---|---|---|---|---|---|
| Aufgabe 1 | … | … | … | … | genau ein A, mindestens ein R |
| Aufgabe 2 | … | … | … | … | genau ein A, mindestens ein R |
| Aufgabe 3 | … | … | … | … | genau ein A, mindestens ein R |
Varianten: RASCI, RACI-VS, DACI, RAPID
Die klassische RACI passt für die meisten Projekte. Die Varianten ergänzen einen Buchstaben, wenn eine Rolle fehlt.
| Variante | Ergänzte oder ersetzte Buchstaben | Wann einsetzen |
|---|---|---|
| RASCI | S = Support: hilft dem Responsible, ohne das Ergebnis zu verantworten. | Wenn punktuelle Mitwirkende (Praktikant, Dienstleister) die R-Spalte verwischen. |
| RACI-VS | V = Verifies (Qualitätsprüfung), S = Signs off (endgültige Freigabe). | Regulierte oder industrielle Projekte mit einer formalen Prüfung getrennt von der Verantwortung. |
| DACI | D = Driver (Treiber), A = Approver, C = Contributor, I = Informed. | Entscheidungsfindung statt Ausführung; verbreitet in Produktteams. |
| RAPID | R = Recommend, A = Agree, P = Perform, I = Input, D = Decide. | Strategische Entscheidungen über mehrere Hierarchieebenen. |
| CARS | C = Communicate, A = Approve, R = Responsible, S = Support. | Organisationen, die die Kommunikation explizit machen wollen. |
Rat: Wechseln Sie die Variante nur, wenn ein echter Bedarf entsteht. Eine RASCI mit drei S pro Zeile verbirgt ein Problem der Teamgröße, kein Vokabelproblem.
Häufige Fehler bei einer RACI-Matrix
- Mehrere Accountable für dieselbe Aufgabe, „damit sich niemand übergangen fühlt“.
- Alle als Consulted: Die Matrix wird zum Verteiler, und Entscheidungen dauern Wochen.
- Personen statt Rollen: Beim ersten Abgang ist die Matrix falsch.
- Eine zu feine (80 Zeilen) oder zu grobe (4 Zeilen) Matrix: In beiden Fällen nutzt sie niemand.
- Eine von der Projektleitung allein erstellte und nie vorgestellte Matrix: Die Spalten verpflichten nur den, der sie ausgefüllt hat.
- Eine eingefrorene Matrix: Der Umfang ändert sich, das Team ändert sich, die RACI bleibt im Kick-off-Ordner.
- Die RACI mit einem Organigramm verwechseln: Sie beschreibt Verantwortlichkeiten pro Aufgabe, keine Berichtslinien.
Wann Sie eine RACI-Matrix einsetzen (und wann nicht)
Die RACI bringt am meisten bei bereichsübergreifenden Projekten: mehrere Abteilungen, ein Dienstleister, regulatorische Freigaben, voneinander abhängige Aufgaben. Sie ist wertvoll beim Kick-off, bei jedem Teamwechsel und sobald Symptome auftreten: Entscheidungen, die sich hinziehen, doppelt erstellte Ergebnisse, Besprechungen, in denen niemand weiß, wer entscheidet. Umgekehrt braucht ein Dreierteam, das in Sprints arbeitet, keine Matrix: Das Planungsritual übernimmt diese Rolle bereits. In einem Programm erstellen Sie eine RACI pro Projekt und eine Governance-RACI für die Gremien (Ausschüsse, Budgetentscheidungen).
In FoxPlan
FoxPlan verlangt keine separate RACI-Tabelle: Die Verantwortlichkeiten werden von den Projektobjekten getragen. Jede Aufgabe des Zeitplans hat ihre zugewiesenen Ressourcen, mit einer Zuteilung in Personentagen oder in Prozent: Die R-Spalte wird zu einer messbaren Last, sichtbar in der projektübergreifenden Auslastungsplanung. Die Projektmitglieder und ihre Rollen legen fest, wer steuert und wer beiträgt. Das Modul Ausschüsse bildet die Freigabegremien ab, mit ihren Sitzungen, ihrer Tagesordnung und den getroffenen Entscheidungen: Dort leben die A und C Ihrer Matrix. Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen behalten jeweils einen namentlich benannten Verantwortlichen, was die verwaisten Aufgaben beseitigt, die eine RACI gerade vermeiden soll.
So geht es in der FoxPlan-Dokumentation ↗
Häufige Fragen
Wofür steht RACI?
RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, Informed, auf Deutsch durchführend, verantwortlich, konsultiert, informiert. Jeder Buchstabe beschreibt die Rolle einer Person bei einer bestimmten Aufgabe. Die RACI-Matrix kreuzt die Aufgaben eines Projekts mit den Rollen des Teams und zeigt Zelle für Zelle, wer ausführt, wer freigibt, wer Stellung nimmt und wer informiert wird.
Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable?
Der Responsible (R) erledigt die Arbeit und erstellt das Ergebnis; bei einer Aufgabe kann es mehrere geben. Der Accountable (A) steht für das Ergebnis gerade: Er gibt frei, entscheidet und berichtet, und er ist pro Aufgabe einzigartig. Bei einer kleinen Aufgabe kann dieselbe Person beide Buchstaben tragen, notiert als A/R.
Darf es zwei A für dieselbe Aufgabe geben?
Nein. Die Grundregel der RACI-Matrix lautet: ein Accountable pro Zeile. Zwei A bedeuten zwei Personen, die jeweils glauben, die andere entscheide, oder die gegensätzlich entscheiden. Beanspruchen zwei Rollen die Verantwortung, teilen Sie die Aufgabe in zwei Zeilen oder lassen Sie den Sponsor entscheiden.
Wie erstelle ich eine RACI-Matrix in Excel?
Legen Sie eine Tabelle mit den Aufgaben als Zeilen und den Rollen als Spalten an und füllen Sie jede Zelle mit R, A, C oder I. Ergänzen Sie eine Prüfspalte mit ZÄHLENWENN(Bereich;"A")=1 und ZÄHLENWENN(Bereich;"R")>=1 sowie eine bedingte Formatierung, die Zeilen einfärbt, die diese Regeln verletzen. Datieren und versionieren Sie die Datei nach der Validierung im Ausschuss.
Was ist der Unterschied zwischen RACI und RASCI?
RASCI ergänzt den Buchstaben S (Support): eine Person, die dem Responsible hilft, ohne die Verantwortung für das Ergebnis zu tragen. Das ist nützlich, wenn punktuelle Mitwirkende wie ein Dienstleister oder ein Experte die R-Spalte verwischen. Die Regeln bleiben gleich: ein A pro Zeile, mindestens ein R.
Wann sollte eine RACI-Matrix aktualisiert werden?
Bei jeder Änderung von Umfang, Team oder Governance und mindestens an jedem Phasenübergang. Eine im Kick-off-Ordner eingefrorene RACI ist innerhalb weniger Wochen falsch. Stellen Sie die überarbeitete Version dem Lenkungsausschuss vor und bewahren Sie die Versionshistorie auf.
