Projektergebnis (Deliverable): Definition und Beispiele

Ein Projektergebnis — im Englischen Deliverable, im Vertragsdeutsch Liefergegenstand — ist ein konkretes, überprüfbares Resultat, das ein Projekt erzeugt und an jemanden übergibt: einen Kunden, eine interne Abteilung, die Geschäftsleitung. Der Begriff ist im Projektmanagement allgegenwärtig und bleibt in den meisten Projektplänen trotzdem unscharf: Tätigkeiten, die als Ergebnisse verkleidet sind, Ergebnisse ohne Abnahmekriterien, Meilensteine, die mit dem verwechselt werden, was sie markieren. Dieser Leitfaden gibt die Definition, Beispiele nach Branche, den Unterschied zwischen Projektergebnis, Meilenstein, Ziel und Aufgabe sowie eine Methode, um die Deliverables eines Projekts zu definieren, zu beschreiben, abzunehmen und zu verfolgen.

Projektergebnis: Definition im Projektmanagement

Per Definition ist ein Projektergebnis jedes Produkt, jede Dienstleistung und jedes messbare Resultat, das ein Projekt liefern muss, um sein Ziel zu erreichen. Es ist einmalig, identifizierbar und existiert am Ende einer Arbeit: Man kann es zeigen, testen, lesen, zählen. Die Übergabe des letzten Ergebnisses markiert das Projektende. Vier Merkmale unterscheiden es von einer bloßen Tätigkeit:

• Es ist greifbar oder zumindest überprüfbar: ein Dokument, eine Software, ein Gebäude, ein geschultes Team, eine dokumentierte Entscheidung.
• Es hat einen Empfänger: Jemand erhält es, nutzt es oder nimmt es ab.
• Es ist das Resultat einer Arbeit, nicht die Arbeit selbst: „Auditbericht übergeben“ ist ein Ergebnis, „auditieren“ ist eine Aufgabe.
• Es unterliegt Abnahmekriterien: Man weiß im Voraus, was erlaubt, es für konform zu erklären.

Internes oder externes, materielles oder immaterielles Ergebnis

Projektergebnisse werden üblicherweise nach zwei Achsen eingeteilt. Die erste ist der Empfänger. Externe Ergebnisse sind das, was der Kunde oder Auftraggeber erhält: ein Produkt, ein Bericht, ein migriertes System. Sie sind oft vertraglich festgelegt. Interne Ergebnisse — Spezifikation, Testplan, Migrationsskript, Schulungsunterlagen — dienen dazu, die externen zu erzeugen; sie bleiben im Team, bedingen aber alles Weitere. Die zweite Achse ist die Art des Resultats.

• Materiell: ein Objekt oder eine Datei, die übergeben werden kann — Mock-up, Prototyp, Bauwerk, Anwendung, Entwurfsunterlagen.
• Immateriell: ein reales, aber nicht stoffliches Resultat — ein geschultes Team, ein eingeführter Prozess, eine erlangte Zertifizierung, eine getroffene Entscheidung. Überprüfbar wird es durch einen Nachweis: Teilnehmerliste, Bescheinigung, Protokoll.
• Der klassische Fehler besteht darin, nur die externen Ergebnisse zu verfolgen und drei Wochen vor dem Termin festzustellen, dass ein internes Ergebnis fehlt, für das niemand verantwortlich war.

Beispiele für Projektergebnisse nach Projekttyp

Die Deliverables hängen von der Branche ab, aber die Logik ist überall dieselbe: Jede Projektphase erzeugt ein Resultat, auf das jemand wartet. Hier gängige Beispiele.

Projektergebnis, Meilenstein, Ziel oder Aufgabe: Was ist der Unterschied?

Die vier Begriffe werden ständig verwechselt, und die Verwechslung zeigt sich im Projektplan. Ein Projektergebnis ist eine erzeugte Sache — ein Substantiv. Eine Aufgabe ist die Arbeit, die es erzeugt — ein Verb. Ein Meilenstein ist ein Datum, das einen Zustand markiert und keine eigene Arbeit trägt. Ein Ziel ist der erwartete Nutzen, den die Ergebnisse ermöglichen, ohne ihn zu garantieren. Ein brauchbarer Plan enthält alle vier: Das Ergebnis sagt, was geschuldet ist, die Aufgaben sagen, wie es entsteht, der Meilenstein sagt, wann es erwartet wird, das Ziel sagt, warum.

Die Projektergebnisse aus dem Projektstrukturplan ableiten

Weil sie Substantive sind, bilden Projektergebnisse eine deutlich bessere Grundlage für die Zerlegung eines Projekts als Tätigkeiten. Der Projektstrukturplan (PSP, englisch WBS) geht von dem aus, was das Projekt schuldet, und zerlegt jedes Element, bis es geschätzt werden kann. Die Methode umfasst sechs Schritte.

1. Den Leistungsumfang erneut lesen: Vertrag, Projektauftrag, Lastenheft. Jede schriftliche Zusage entspricht mindestens einem externen Ergebnis.
2. Die externen Ergebnisse auflisten und für jedes die internen Ergebnisse, die zu seiner Erzeugung nötig sind (Studien, Spezifikationen, Tests, Schulungen).
3. Zu große Ergebnisse in Arbeitspakete zerlegen, bis Elemente entstehen, deren Aufwand und Dauer geschätzt werden können. Das ist der eigentliche Projektstrukturplan.
4. Die 100-%-Regel prüfen: Die Summe der Ergebnisse und Arbeitspakete muss den gesamten Umfang abdecken, nicht mehr und nicht weniger.
5. Jedem Ergebnis einen einzigen Verantwortlichen zuweisen und einen Abnehmenden auf Seiten des Auftraggebers.
6. Jedes Ergebnis terminieren und einem Meilenstein im Terminplan zuordnen: Diese Verknüpfung erlaubt später die Fortschrittsverfolgung.

Ein Ergebnis-Steckbrief: die Vorlage zum Wiederverwenden

Ein gut definiertes Projektergebnis passt auf einen einseitigen Steckbrief. Er dient während der gesamten Erstellung als Referenz und erspart die Diskussionen am Projektende. Das sind die Mindestrubriken.

• Name: kurz, im Singular, als Resultat formuliert („Benutzerhandbuch v1“, nicht „Handbuch schreiben“).
• Beschreibung: was das Ergebnis enthält, was nicht, Format und Träger (Datei, Anwendung, Bauwerk, Sitzung).
• Abnahmekriterien: die objektiven Bedingungen, unter denen es als konform gilt — Vollständigkeit, bestandene Tests, Normkonformität, maximale Fehlerquote.
• Verantwortlicher: die eine Person, die für die Erstellung einsteht.
• Abnehmender: die Person oder das Gremium, das es abnimmt, und die Abnahmefrist.
• Termin: Liefertermin und zugeordneter Meilenstein.
• Abhängigkeiten: Ergebnisse oder Entscheidungen, die vorher vorliegen müssen, und solche, die davon abhängen.
• Version: Entwurf, geprüft, final. Ein großes Ergebnis in aufeinanderfolgende Versionen zu teilen ist oft besser, als es in Stücke zu teilen.

Ein Projektergebnis abnehmen: Abnahmekriterien und Abnahme

Ein Projektergebnis ohne Abnahmekriterien ist eine Konfliktquelle. Ohne sie bedeutet „fertig“ für den Lieferanten geliefert und für den Kunden zufriedenstellend, und diese beiden Definitionen decken sich selten. Die Abnahme — in IT- und Industrieprojekten der Abnahmetest — folgt immer demselben Weg.

• Die Kriterien werden vor der Erstellung geschrieben, nicht bei der Übergabe, und von beiden Seiten akzeptiert.
• Der Abnehmende ist benannt: Projektleiter auf Kundenseite, Fachverantwortlicher, Lenkungsausschuss für strukturbestimmende Ergebnisse.
• Die Prüfung ist zeitlich begrenzt: eine Abnahmefrist (oft 5 bis 10 Arbeitstage), nach deren Ablauf Schweigen als Abnahme gilt, sofern der Vertrag es vorsieht.
• Das Resultat wird dokumentiert: Abnahmeprotokoll, aufgelistete und datierte Vorbehalte, festgehaltene Entscheidung.
• Ein abgelehntes Ergebnis geht mit seinen Vorbehalten zurück in die Erstellung; es ist nicht „fast fertig“, es ist in Arbeit.

Den Fortschritt eines Projektergebnisses verfolgen

Der Fortschritt eines Ergebnisses bemisst sich nicht an der verstrichenen Zeit, sondern an seinem Status. Ein einfacher Lebenszyklus genügt, sofern er überall gleich angewendet wird.

• Nicht begonnen: Der Steckbrief existiert, die Abhängigkeiten sind nicht aufgelöst.
• In Arbeit: Die Erstellung hat begonnen; der Fortschritt wird an den erzeugenden Aufgaben abgelesen, in verbrauchtem Aufwand oder physischem Prozentsatz.
• Übergeben: Das Ergebnis liegt beim Abnehmenden, die Prüffrist läuft.
• In Abnahme: Vorbehalte werden bearbeitet.
• Abgenommen oder abgelehnt: Entscheidung dokumentiert, mit Datum und Unterzeichner.

In einem mittelgroßen Projekt ist die Liste der Ergebnisse mit ihrem Status oft das beste Dashboard für den Auftraggeber: Sie beantwortet „Wo stehen wir?“, ohne die Details der Aufgaben offenzulegen. Sie ist auch die Grundlage des Berichts an den Lenkungsausschuss.

Häufige Fehler bei Projektergebnissen

• Das unscharfe Ergebnis: „Website“, ohne zu sagen, welche Seiten, welche Sprachen, welches Hosting. Es wird unvollständig oder überspezifiziert geliefert.
• Keine Abnahmekriterien: Die Abnahme wird zur Verhandlung.
• Ergebnis und Tätigkeit verwechseln: „wöchentliche Meetings“ oder „Begleitung“ sind keine Ergebnisse; das Protokoll oder der Begleitplan sind es.
• Das zu große Ergebnis: in einem Durchgang nicht prüfbar, wird es spät und schlecht abgenommen. Kann sich ein kompetenter Prüfer nicht in unter zwei Stunden ein Urteil bilden, teilen Sie es in Versionen.
• Kein Verantwortlicher oder mehrere: Bei zwei Verantwortlichen steht niemand ein.
• Interne Ergebnisse vergessen: Schulung, Datenübernahme, Umstellungsplan tauchen im letzten Moment auf.
• Das Ergebnis nicht mit dem Terminplan verknüpfen: Sein Termin lebt in einer separaten Datei und verschiebt sich, ohne dass es jemand bemerkt.

In FoxPlan

In FoxPlan werden Projektergebnisse von den Aufgaben und Meilensteinen des Gantt-Terminplans getragen: Jedes Ergebnis hat einen Termin, einen Verantwortlichen und Abhängigkeiten, sichtbar am selben Ort wie der Kalender. Dateien werden an die Aufgabe angehängt, Anforderungen im dafür vorgesehenen Modul verfolgt, und der Fortschritt wird an der Aufgabe abgelesen, die das Ergebnis erzeugt. Die Abnahme wird in einer Sitzung des Lenkungsausschusses entschieden, mit Tagesordnung und festgehaltener Entscheidung — die Abnahme wird so zu einem im Projekt dokumentierten Fakt statt zu einer E-Mail, die man wiederfinden muss.

So geht es in der FoxPlan-Dokumentation ↗

Häufige Fragen

Was ist ein Projektergebnis bzw. Deliverable im Projektmanagement?

Ein Projektergebnis (Deliverable, Liefergegenstand) ist ein konkretes, überprüfbares Resultat, das ein Projekt erzeugt und an einen Empfänger übergibt: Dokument, Software, Bauwerk, geschultes Team. Es unterscheidet sich von einer Aufgabe, die die zur Erzeugung nötige Arbeit ist. Jedes Ergebnis hat einen Verantwortlichen, einen Termin und Abnahmekriterien.

Was ist der Unterschied zwischen Meilenstein und Deliverable?

Das Deliverable ist eine erzeugte Sache; der Meilenstein ist ein Datum, das einen Projektzustand markiert. Der Meilenstein „Abnahme unterzeichnet“ hat weder Dauer noch eigene Arbeit; er hält fest, dass das Ergebnis „abgenommene Anwendung“ akzeptiert wurde. Im Terminplan ist ein wichtiger Meilenstein fast immer mit der Übergabe oder Abnahme eines Ergebnisses verbunden.

Was sind Beispiele für Deliverables in einem Projekt?

In einem IT-Projekt: Lastenheft, Mock-ups, Anwendung im Produktivbetrieb, Dokumentation. Im Bau: Baugenehmigung, Ausführungspläne, abgenommenes Bauwerk. Im Marketing: Corporate Design, ausgespielte Kampagne, Ergebnisbericht. Ein Ergebnis kann auch immateriell sein, etwa ein geschultes Team oder eine erlangte Zertifizierung.

Wie präsentiert man ein Projektergebnis?

Präsentieren Sie es anhand seines Steckbriefs: Name, Inhalt, die vereinbarten Abnahmekriterien mit dem Status jedes einzelnen, etwaige Vorbehalte. Zeigen Sie das Resultat selbst statt der geleisteten Arbeit, und schließen Sie mit der vom Abnehmenden erwarteten Entscheidung: abnehmen, mit Vorbehalten abnehmen oder ablehnen.

Wer nimmt ein Projektergebnis ab?

Der Abnehmende wird im Steckbrief vor der Erstellung benannt: Projektleiter auf Seiten des Auftraggebers, Fachverantwortlicher oder Lenkungsausschuss für strukturbestimmende Ergebnisse. Er prüft die Abnahmekriterien und dokumentiert seine Entscheidung in einem Abnahmeprotokoll, mit etwaigen Vorbehalten.

Kann ein Projektergebnis immateriell sein?

Ja. Eine durchgeführte Schulung, ein eingeführter Prozess oder eine erlangte Zertifizierung sind immaterielle Ergebnisse. Damit sie überprüfbar bleiben, werden sie mit einem Nachweis versehen: Teilnehmerliste, Bescheinigung, veröffentlichte Verfahrensanweisung. Das Abnahmekriterium bezieht sich dann auf diesen Nachweis.

Mit FoxPlan weitergehen

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