Um entregável é um resultado concreto e verificável que um projeto produz e entrega a alguém: um cliente, um departamento interno, a direção. A palavra está por toda a parte na gestão de projetos, mas continua vaga na maioria dos cronogramas: atividades disfarçadas de entregáveis, entregáveis sem critérios de aceitação, marcos confundidos com aquilo que assinalam. Este guia dá a definição, exemplos por setor, a diferença entre entregável, marco, objetivo e tarefa, e um método para definir, redigir, validar e acompanhar os entregáveis de um projeto.
Entregável: definição em gestão de projetos
Por definição, um entregável (deliverable em inglês) é qualquer produto, serviço ou resultado mensurável que um projeto deve fornecer para atingir o seu objetivo. É único, identificável, e existe no fim de um trabalho: pode ser mostrado, testado, lido, contado. A entrega do último entregável marca o fim do projeto. Quatro características o distinguem de uma simples atividade:
- É tangível ou pelo menos verificável: um documento, um software, um edifício, uma equipa formada, uma decisão documentada.
- Tem um destinatário: alguém o recebe, utiliza ou valida.
- É o resultado de um trabalho, não o trabalho em si: «relatório de auditoria entregue» é um entregável, «auditar» é uma tarefa.
- Está sujeito a critérios de aceitação: sabe-se de antemão o que permitirá declará-lo conforme.
Entregável interno ou externo, tangível ou intangível
Os entregáveis classificam-se habitualmente segundo dois eixos. O primeiro é o destinatário. Os entregáveis externos são os que o cliente ou o patrocinador recebe: um produto, um relatório, um sistema migrado. São frequentemente contratuais. Os entregáveis internos — especificação, plano de testes, script de migração, kit de formação — servem para produzir os primeiros; ficam na equipa mas condicionam todo o resto. O segundo eixo é a natureza do resultado.
- Tangível: um objeto ou um ficheiro que se pode entregar — maquete, protótipo, obra, aplicação, dossiê de conceção.
- Intangível: um resultado real mas não material — uma equipa formada, um processo implementado, uma certificação obtida, uma decisão arbitrada. Torna-se verificável através de uma prova: folha de presenças, certificado, ata.
- O erro clássico consiste em acompanhar apenas os entregáveis externos e descobrir, três semanas antes do prazo, que falta um entregável interno pelo qual ninguém era responsável.
Exemplos de entregáveis por tipo de projeto
Os entregáveis dependem do setor, mas a lógica é a mesma em todo o lado: cada fase do projeto produz um resultado que alguém espera. Eis exemplos correntes.
| Tipo de projeto | Entregáveis intermédios | Entregável final |
|---|---|---|
| Projeto TI / software | Caderno de encargos, maquetes, arquitetura técnica, plano de testes | Aplicação em produção, documentação de utilizador, auto de aceitação |
| Construção | Estudos de viabilidade, licença de construção, projetos de execução | Obra recebida, telas finais |
| Marketing / comunicação | Briefing criativo, plano de meios, manual de identidade | Campanha difundida, site online, relatório de desempenho |
| Projeto industrial | Análise funcional, protótipo, plano de qualificação | Linha de produção qualificada, dossiê de fabrico, formação dos operadores |
| Setor público | Estudo de impacto, caderno de encargos técnico, relatório de consulta | Serviço aberto aos cidadãos, relatório de avaliação, balanço financeiro |
Entregável, marco, objetivo ou tarefa: qual é a diferença?
As quatro noções são constantemente confundidas, e a confusão nota-se no cronograma. Um entregável é uma coisa produzida — um substantivo. Uma tarefa é o trabalho que a produz — um verbo. Um marco é uma data que assinala um estado e não tem trabalho próprio. Um objetivo é o benefício esperado, que os entregáveis tornam possível sem o garantir. Um cronograma útil contém os quatro: o entregável diz o que é devido, as tarefas dizem como será construído, o marco diz quando é esperado, o objetivo diz porquê.
| Noção | Natureza | Pergunta a que responde | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Entregável | Resultado concreto, verificável | O que é que o projeto entrega? | Aplicação móvel validada em testes de aceitação |
| Marco | Ponto de controlo datado, sem duração | Quando é atingido um estado? | Aceitação assinada a 30 de junho |
| Objetivo | Benefício esperado, medido após o projeto | Porque se faz o projeto? | Reduzir em 20 % as chamadas ao suporte |
| Tarefa | Atividade que consome tempo e recursos | Como se produz o entregável? | Desenvolver o ecrã de início de sessão |
Definir os entregáveis de um projeto a partir da EAP
Porque são substantivos, os entregáveis constituem uma base de decomposição muito melhor do que as atividades. A estrutura analítica do projeto (EAP ou WBS) parte do que o projeto deve, e decompõe cada elemento até poder estimá-lo. O método cabe em seis passos.
- Reler o âmbito: contrato, termo de abertura, caderno de encargos. Cada compromisso escrito corresponde a pelo menos um entregável externo.
- Listar os entregáveis externos e, para cada um, os entregáveis internos necessários para o produzir (estudos, especificações, testes, formações).
- Decompor os entregáveis demasiado grandes em pacotes de trabalho até obter elementos estimáveis em esforço e duração. É a EAP propriamente dita.
- Verificar a regra dos 100 %: a soma dos entregáveis e dos pacotes de trabalho deve cobrir todo o âmbito, nem mais nem menos.
- Atribuir um responsável único a cada entregável e um validador do lado do patrocinador.
- Datar cada entregável e ligá-lo a um marco do cronograma: é essa ligação que permitirá depois acompanhar o progresso.
Redigir uma ficha de entregável: o modelo a reutilizar
Um entregável bem definido cabe numa ficha de uma página. Serve de referência durante toda a produção e evita as discussões de fim de projeto. Eis as rubricas mínimas.
- Nome: curto, no singular, formulado como um resultado («Manual de utilizador v1», não «Redação do manual»).
- Descrição: o que o entregável contém, o que não contém, o formato e o suporte (ficheiro, aplicação, obra, sessão).
- Critérios de aceitação: as condições objetivas que permitem declará-lo conforme — exaustividade, testes aprovados, conformidade com uma norma, taxa de erro máxima.
- Responsável: a pessoa que responde pela sua produção, uma só.
- Validador: a pessoa ou instância que o aceita, e o prazo de validação.
- Data: prazo de entrega e marco associado.
- Dependências: entregáveis ou decisões que devem existir antes, e os que dependem dele.
- Versão: rascunho, revisto, definitivo. Dividir um entregável grande em versões sucessivas é muitas vezes melhor do que dividi-lo em pedaços.
Validar um entregável: critérios de aceitação e receção
Um entregável sem critérios de aceitação é uma fonte de conflito. Sem eles, «terminado» significa entregue para o fornecedor e satisfatório para o cliente, e essas duas definições raramente coincidem. A validação — os testes de aceitação, nos projetos de TI e industriais — segue sempre o mesmo caminho.
- Os critérios são escritos antes da produção, não no momento da entrega, e aceites por ambas as partes.
- O validador é nomeado: gestor de projeto do lado do cliente, referente de negócio, comité de direção para os entregáveis estruturantes.
- A revisão é limitada no tempo: um prazo de validação (muitas vezes de 5 a 10 dias úteis) após o qual a ausência de resposta vale aceitação, se o contrato o previr.
- O resultado fica registado: auto de aceitação, reservas listadas e datadas, decisão consignada.
- Um entregável recusado volta à produção com as suas reservas; não está «quase terminado», está em curso.
Acompanhar o progresso de um entregável
O progresso de um entregável não se mede pelo tempo decorrido mas pelo seu estado. Basta um ciclo de vida simples, desde que se aplique da mesma forma em todo o lado.
- Não iniciado: a ficha existe, as dependências não estão resolvidas.
- Em curso: a produção começou; o progresso lê-se nas tarefas que o produzem, em esforço consumido ou em percentagem física.
- Entregue: o entregável é transmitido ao validador, começa o período de revisão.
- Em aceitação: reservas em tratamento.
- Aceite ou recusado: decisão registada, com data e signatário.
Num projeto de dimensão média, a lista dos entregáveis com o seu estado é muitas vezes o melhor painel de controlo para o patrocinador: responde a «onde estamos?» sem expor o detalhe das tarefas. É também a base do reporting em comité de direção.
Erros frequentes com os entregáveis
- O entregável vago: «site» sem dizer que páginas, que idiomas, que alojamento. Será entregue incompleto ou sobre-especificado.
- Sem critérios de aceitação: a validação transforma-se numa negociação.
- Confundir o entregável com a atividade: «reuniões semanais» ou «acompanhamento» não são entregáveis; a ata ou o plano de acompanhamento são.
- O entregável demasiado grande: impossível de rever de uma só vez, é aceite tarde e mal. Se um revisor competente não consegue formar uma opinião em menos de duas horas, divida-o em versões.
- Nenhum responsável, ou vários: com dois responsáveis, ninguém responde.
- Esquecer os entregáveis internos: a formação, a migração de dados, o plano de arranque aparecem no último momento.
- Não ligar o entregável ao cronograma: o seu prazo vive num ficheiro à parte e desliza sem que ninguém o veja.
No FoxPlan
No FoxPlan, os entregáveis são suportados pelas tarefas e pelos marcos do cronograma Gantt: cada entregável tem uma data, um responsável e dependências visíveis no mesmo lugar que o calendário. Os ficheiros são anexados à tarefa, os requisitos são acompanhados no seu módulo dedicado, e o progresso lê-se na tarefa que produz o entregável. A validação decide-se em sessão do comité de direção, com ordem de trabalhos e decisão consignada, o que faz da aceitação um facto registado no projeto e não um e-mail a reencontrar.
Ver como fazer na documentação do FoxPlan ↗
Perguntas frequentes
O que é um entregável em gestão de projetos?
Um entregável é um resultado concreto e verificável que um projeto produz e entrega a um destinatário: documento, software, obra, equipa formada. Distingue-se de uma tarefa, que é o trabalho necessário para o produzir. Cada entregável tem um responsável, uma data e critérios de aceitação.
Qual é a diferença entre um marco e um entregável?
O entregável é uma coisa produzida; o marco é uma data que assinala um estado do projeto. O marco «aceitação assinada» não tem duração nem trabalho próprio; constata que o entregável «aplicação validada» foi aceite. Num cronograma, um marco importante está quase sempre associado à entrega ou à validação de um entregável.
Quais são exemplos de entregáveis de um projeto?
Num projeto informático: caderno de encargos, maquetes, aplicação em produção, documentação. Na construção: licença de construção, projetos de execução, obra recebida. Em marketing: manual de identidade, campanha difundida, relatório de desempenho. Um entregável também pode ser imaterial, como uma equipa formada ou uma certificação obtida.
Como apresentar um entregável?
Apresente-o a partir da sua ficha: o nome, o que contém, os critérios de aceitação acordados e o estado de cada um, as reservas se existirem. Mostre o resultado em si e não o trabalho realizado, e termine com a decisão esperada do validador: aceitar, aceitar com reservas ou recusar.
Quem valida um entregável?
O validador é designado na ficha do entregável, antes da produção: gestor de projeto do lado do patrocinador, referente de negócio ou comité de direção para os entregáveis estruturantes. Verifica os critérios de aceitação e regista a sua decisão num auto de aceitação, com as reservas se existirem.
Um entregável pode ser imaterial?
Sim. Uma formação ministrada, um processo implementado ou uma certificação obtida são entregáveis intangíveis. Para continuarem verificáveis, são acompanhados de uma prova: folha de presenças, certificado, procedimento publicado. O critério de aceitação incide então sobre essa prova.
