CAPEX y OPEX: qué cambia la diferencia en su proyecto

El CAPEX (gasto de capital) es el dinero destinado a adquirir o construir algo que servirá durante varios años: una máquina, un edificio, un software desarrollado internamente. El OPEX (gasto operativo) es el dinero que hace funcionar la actividad a diario: salarios, suscripciones, mantenimiento, consumibles. El mismo euro gastado en un proyecto no tiene las mismas consecuencias según el lado de la frontera en el que caiga.

Por qué importa la distinción en un proyecto

Un importe CAPEX se capitaliza en el balance y se amortiza a lo largo de la vida útil del activo, por lo que pesa gradualmente sobre la cuenta de resultados. Un importe OPEX se lleva íntegramente a gasto del ejercicio. Para un mismo proyecto, la mezcla CAPEX/OPEX cambia el efecto sobre el resultado del año, el circuito de aprobación y, a menudo, la partida con la que se financia.

Dónde está la línea en un proyecto informático

Una licencia perpetua y un desarrollo interno que crea un activo duradero suelen ser CAPEX; una suscripción SaaS, el alojamiento y el soporte son OPEX. El punto delicado es el esfuerzo interno: las horas de desarrollo suelen ser capitalizables, mientras que el análisis, la formación y la explotación no lo son. La regla la fija su dirección financiera; lo que importa al jefe de proyecto es conocerla antes de construir el presupuesto, no después.

El desplazamiento del CAPEX al OPEX

La nube y los modelos por suscripción han trasladado buena parte del gasto informático del CAPEX al OPEX. Se gana en flexibilidad y en compromiso inicial, pero los costes ya no se detienen: un proyecto que antes terminaba con una inversión deja ahora tras de sí una carga mensual recurrente. Un business case serio compara ambos sobre el mismo horizonte, no solo el primer año.

Seguir ambos en el presupuesto del proyecto

Un presupuesto que mezcla las dos naturalezas no se puede arbitrar. Separar las líneas de coste por naturaleza —inversión por un lado, funcionamiento por otro— permite responder a las dos preguntas que realmente plantea un patrocinador: cuánto comprometemos y qué seguiremos pagando el año que viene.

Cómo lo trata FoxPlan

En FoxPlan, las líneas de presupuesto llevan su propio coste y su propio ingreso: un proyecto puede sostener a la vez su inversión y su funcionamiento, comparar lo previsto con lo real y consolidarlo todo a nivel de cartera con el margen resultante. La lectura CAPEX/OPEX pasa a ser una vista de los mismos datos, no una hoja de cálculo más que mantener.