Tout ce que vous devez savoir sur le planning du projet dans la gestion de projet

Une simple chronologie pour un projet peut vous venir à l'esprit lorsque vous envisagez un planning de projet. Il est certain que nous avons tous établi des chronologies de projet, n'est-ce pas ? Cependant, lorsqu'il s'agit de construire un véritable planning de projet, vous avez besoin d'un outil qui puisse être utilisé par tous les membres de l'équipe et qui les aide à rester sur la bonne voie.

Dans ce guide, nous allons aborder plus en détail le calendrier de projet et décrire en quoi il consiste ainsi que ses conséquences pour vous. Comprendre les éléments de base du planning d'un projet aura un impact positif considérable sur votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un planning de projet dans la gestion de projet ? #

Comme les gens tiennent des listes de tâches et des calendriers depuis longtemps, il est difficile de déterminer l'origine de la planification des projets. Dans le monde des affaires, cependant, ils ont commencé à prendre de l'importance. Toute entreprise a besoin d'une planification de projet, même si vous pouvez adopter une stratégie différente de celle d'autres entreprises ou même de vos coéquipiers.

Revenons donc à la question de base : qu'est-ce qu'un planning de projet ? Eh bien, un planning de projet est une chronologie qui organise le travail, les ressources et les dates d'échéance en temps voulu.

L'objectif du planning du projet #

Le planning d'un projet est essentiel car il joue un rôle important dans la réussite du projet. Voici quelques-uns des avantages que vous tirerez de l'établissement d'un bon planning de projet.

1. Lorsque la planification du projet est effectuée de manière efficace, l'ensemble du projet se déroule plus facilement.
2. Pour tirer le meilleur parti de votre projet, il est important de suivre dès le départ une procédure de planification du projet.
3. Il permet également d'identifier rapidement les problèmes et d'avertir les clients si une échéance n'est pas réalisable. La planification du projet profite à toute l'équipe du projet, pas seulement au chef de projet. C'est un processus gagnant-gagnant.
4. Tout le monde est conscient de ce qui va se passer et quand. Tout le monde est tenu responsable des mêmes échéances.
5. Les autres managers seront en mesure de gérer les ressources pour votre projet de manière efficace et prévoir quand les ressources seront disponibles pour d'autres initiatives.

Ordonnancement de projet VS Planification de projet #

L'ordonnancement et la planification d'un projet sont deux choses différentes. Ces deux termes sont fréquemment utilisés comme synonymes, bien qu'ils jouent chacun un rôle unique dans l'accomplissement de la réussite d'un projet.

À un niveau plus macro, le plan de gestion du projet sert de schéma directeur, tandis que l'ordonnancement du projet délimite les activités particulières.

Planification du projet comprend généralement le choix des politiques, des méthodologies de projet et des processus nécessaires pour achever le projet dans les délais. Le planning du projet, d'autre part transforme les plans, la portée et le budget en une échelle de temps opérationnelle.

Types et techniques de planning de projet #

C'est à vous et à votre entreprise de décider des plannings à suivre. Une structure unifiée et une stratégie pour garder tout le monde sur la bonne voie peuvent être bénéfiques à toute votre équipe. Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux types et techniques à utiliser lorsque vous planifiez votre projet pour qu'il soit terminé à temps ;

1. Liste des tâches #

Les listes de tâches sont utiles si vous n'avez pas grand-chose à accomplir. Une liste de choses à faire vous aide à garder une trace de vos tâches et à vous assurer qu'elles sont effectuées rapidement. L'utilisation de ces listes peut s'avérer difficile si vous avez de nombreuses corvées ou activités à différents stades d'achèvement. Si vous n'êtes pas responsable de toutes les tâches, il est difficile de dresser une liste de choses à faire pour les autres. Ils ont du mal à communiquer.

2. Diagramme de Gantt #

Les diagrammes de Gantt vous permettent de suivre les tâches de votre projet ou de votre équipe. Vous pouvez suivre le travail, quand il doit être commencé et terminé, qui est responsable, et plus encore. Vous pouvez converser immédiatement dans le graphique, ce qui permet de tenir tout le monde informé. Ce tableau est facile à lire et organise tout pour que vos initiatives restent dans les temps.

3. Kanban #

Comme les diagrammes de Gantt, ces tableaux vous permettront de suivre les mêmes informations. Vous n'aurez aucun mal à classer vos tâches sur chacune des cartes, et il ne vous sera pas non plus difficile de déplacer les cartes d'une zone à l'autre, afin de passer des tâches à accomplir aux tâches en cours de réalisation, puis aux tâches terminées. Vous pouvez donner des dates de début et de fin alternatives et établir des catégories comme vous le souhaitez. La communication au sein de l'équipe et la modification des projets seront toujours possibles.

4. Calendrier #

Un calendrier est fantastique en théorie, mais il est difficile à tenir à jour. Tout le monde ne peut pas voir un calendrier papier en même temps. Ils continuent à vérifier le calendrier. Il est difficile de mettre à jour les éléments, d'interagir avec tout le monde, et votre calendrier ne fonctionne que si tout le monde le consulte tous les jours. Les calendriers en ligne peuvent résoudre bon nombre de ces problèmes, mais ils nécessitent une maintenance constante.

5. Méthode du chemin critique (CPM) #

La technique du chemin critique additionne les durées de toutes les opérations clés, en tenant compte des dépendances, afin de trouver la date d'achèvement la plus proche possible pour le projet.

6. Graphiques PERT #

Par rapport à la méthode du chemin critique, la technique d'évaluation et de révision du programme fait appel à une autre approche pour calculer le temps nécessaire. Nous estimons le temps le plus court possible, le temps le plus long possible et le temps le plus probable pour réaliser chaque activité. L'estimation du temps pour chaque activité est obtenue en calculant la moyenne des trois estimations différentes.

Les éléments à inclure dans le planning de votre projet #

Pendant la phase de planification d'un projet, des calendriers sont élaborés, et ces calendriers jouent un rôle essentiel dans l'élaboration du plan de projet. C'est dans le plan de projet que sont précisés la stratégie temporelle, la base de référence du calendrier, les produits livrables et les besoins. L'objectif du calendrier du projet est de servir de feuille de route à l'équipe de projet pour la phase d'exécution.

Ensuite, pendant la phase dite d'exécution, la base de référence du calendrier est comparée à l'avancement réel du projet.

Lors de l'élaboration du calendrier d'un projet, les éléments suivants sont pris en compte :

1. Livrables du projet
2. Liste des tâches
3. Calendrier pour chaque tâche
4. Durée de chaque tâche
5. Dépendance à l'égard des tâches
6. Budget du projet
7. Allocation des ressources
8. Évaluation des risques

Comment créer une meilleure planification des projets ? #

Lorsque vous concevez votre projet, posez-vous les trois questions suivantes ;

• Que devons-nous faire ?
• Quand le ferons-nous ?
• Qui sera chargé de le faire ?

Lorsque vous aurez déterminé ces réponses, la création d'un calendrier de projet complet sera considérablement plus simple. Si vous utilisez FoxPlan pour gérer votre projet, vous pouvez commencer votre calendrier de projet en 9 étapes !

1. Définir et établir la portée de votre projet #

Avant même de commencer à programmer, assurez-vous d'établir tous les éléments suivants étendue du projet pour votre projet. C'est la base pour passer à l'étape suivante. Vous devez vous assurer que vous et votre équipe comprenez le but, les objectifs, les éléments livrables, le calendrier, etc.

2. Obtenez le retour d'information des parties prenantes de votre projet #

Sollicitez les commentaires de votre client et des principales parties prenantes du projet. Appuyez-vous sur les connaissances et l'expertise des autres pour élaborer un calendrier qui tient compte de toutes les éventualités.

3. Prenez votre temps pour définir soigneusement toutes les tâches #

Déterminez et compilez toutes les tâches en détail. Examinez-les à la lumière des paramètres du projet. Examinez les projets réalisés pour trouver des idées potentielles. Vérifiez que rien n'a été oublié. Il est déjà assez difficile de terminer les projets dans les délais prévus sans ajouter le stress supplémentaire d'essayer d'intégrer les tâches inachevées en cours de route.

4. Soyez réaliste lorsque vous estimez la durée de la tâche #

Lorsque vous faites des estimations de temps, essayez d'être aussi précis que possible. Vous devez effectuer une analyse approfondie de la mission par rapport aux ressources dont vous disposez ou à la disponibilité de ces ressources. Utilisez différents outils et méthodes d'ordonnancement, tels que la méthode CPM ou PERT, afin d'atteindre des niveaux de précision plus élevés.

5. Soyez flexible mais pas trop flexible #

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout se déroule sans accroc, alors donnez-vous une certaine marge de manœuvre. Mais pas trop, sinon les gens ne participeront pas et les budgets seront anéantis.

6. Contrôlez la portée de votre projet et le chemin critique #

(Insérer une capture d'écran ici, CPM / dépendance de la tâche sur FoxPlan)

Maintenez une vigilance constante tant sur la portée du projet que sur le chemin critique. Au cours de la mise en œuvre de votre projet, il est possible que les choses changent, et vous devrez y veiller en permanence.

7. Définir le risque, l'atténuer et calculer son impact. #

Pensez aux conséquences qui pourraient résulter de tous les risques que vous avez identifiés. Gardez à l'esprit qu'il est hautement improbable que tous les risques que vous avez énumérés se matérialisent réellement, aussi veillez à tenir compte de la probabilité.

8. Reconnaître et célébrer chaque étape importante #

L'intérêt de maintenir la motivation de votre personnel en célébrant les étapes importantes qu'il franchit représente une somme considérable.

9. Le calendrier de votre projet doit être accessible à votre équipe #

Veillez à ce que tous les membres de l'équipe puissent avoir accès à ce calendrier. En raison de l'importance de ce document de communication, vous devez vous assurer qu'il est à la fois complet et simple.

FoxPlan : Logiciel gratuit de planification de projets #

En matière de gestion de projet, la planification est l'une des tâches les plus difficiles. Mais, lorsque vous utilisez les fonctionnalités de FoxPlana un logiciel basé sur le cloud computing, vous pouvez rationaliser et améliorer l'efficacité du processus d'organisation des dates de livraison et de vos estimations.

Vous n'avez jamais eu une maîtrise aussi ferme du calendrier de votre projet, grâce à des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt visuels, la gestion des ressources, du budget et des tâches qui peuvent être facilement connectées, et un tableau de bord qui affiche des informations en temps réel.

La planification d'un projet devient plus facile avec FoxPlan. Alors, pourquoi attendre ? Inscrivez-vous GRATUITEMENT aujourd'hui ou contactez notre représentant pour la démo en direct de FoxPlan !