L'une des responsabilités du chef de projet est de créer un rapport de projet qui fournit des informations à chaque partie prenante à un niveau approprié. Lorsque l'on travaille sur des projets qui impliquent plusieurs parties prenantes, il est souvent nécessaire de compiler et de diffuser un grand nombre de rapports différents, chacun d'entre eux contenant des sous-ensembles de données et d'informations comparables aux autres. Et pour suivre l'évolution d'un projet, il est nécessaire de mettre à jour régulièrement chaque rapport. En outre, il peut être nécessaire d'adapter le format des rapports pour tenir compte des différentes parties prenantes.
Dans cet article, nous allons donc découvrir tout ce que vous devez savoir sur les rapports de projet, les types de rapports et la manière d'adapter ces rapports à des publics spécifiques.
Qu'est-ce que le reporting projet ? #
Le reporting projet ou le rapport de projet consiste simplement à fournir un résumé de haut niveau des faits importants du projet dans un format simple et convivial. Les rapports de projet sont essentiels à une gestion de projet réussie, car ils donnent à l'ensemble de l'équipe un aperçu de ce qui se passe et de ce qui doit être fait.
Quel que soit le type de rapport, il contiendra des informations sur le projet classées en fonction de ses aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production.
L'importance du reporting projet #
Quel est l'objectif du rapport de projet ? Pourquoi est-ce important pour votre projet et pour les parties prenantes ? Eh bien, il est évident que les rapports de projet sont des méthodes de communication essentielles pour tenir les parties prenantes informées de l'état et du développement du projet.
Cependant, ils sont également importants pour les gestionnaires de projet et les aident à allouer les ressources et à trouver d'autres moyens de garantir la réussite du projet. Dans la majorité des rapports de projet, il s'agira de comparer l'effort à l'effort prévu afin de maintenir le projet dans le respect du budget et du calendrier.
Les rapports de projet permettent non seulement aux gestionnaires et aux parties prenantes de suivre l'état d'avancement du projet, mais ils peuvent également identifier les risques du projet et s'efforcent d'établir une stratégie pour les contrer. Ils vous aident à contrôler les coûts et tenir le budget de votre projetVous pouvez ainsi suivre l'évolution de votre équipe et obtenir plus d'informations sur le projet afin de mieux le gérer.
En raison de leur niveau de détail, les rapports de projet prennent beaucoup de temps à créer. La plupart des chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet, tel que FoxPlan, pour accélérer le processus de création de rapports. Vous pouvez facilement générer un rapport d'état en temps réel à partir du tableau de bord du projet. Inscrivez-vous et enregistrez votre compte FoxPlan GRATUIT dès aujourd'hui !
10 types de rapports de projet dans la gestion de projet #
Les rapports de projet ne se limitent pas à informer les membres de votre équipe des dernières modifications apportées au projet. En plus d'atténuer les risques, de surveiller les budgets et les calendriers, et de développer des plans de projet plus précis, vous pouvez utiliser les rapports de projet.
Voici un résumé de 10 types de rapports de projet parmi les plus fréquents, qui sont tous essentiels à la réussite d'un projet.
1. Rapport sur l'état du projet #
Les parties prenantes s'appuient sur le rapport d'état du projet pour recevoir une image claire de l'état d'avancement du projet par rapport à ses objectifs. Vous pouvez considérer le rapport comme une mise à jour générale destinée à permettre aux parties prenantes de voir d'un coup d'œil l'avancement du projet, les difficultés en cours et les points importants.
La création de votre premier rapport d'état de projet est simple et gratuite lorsque vous Inscrivez-vous à un compte FoxPlan !
2. Rapport d'activité #
Le rapport d'avancement est l'un des rapports de projet les plus importants que vous produirez pendant l'exécution du projet. Il s'agit d'un rapport qui fournit des informations actualisées sur votre projet, notamment sur le respect ou non du calendrier et du budget. Il s'agit d'une autre méthode pour informer les parties prenantes de l'état actuel du projet.
Lorsque vous préparez un rapport d'étape, vous devez être précis. Notez les données, puis rédigez une introduction rapide comprenant le titre du projet, les coordonnées des personnes à contacter, un résumé de l'état d'avancement du projet et des informations générales sur le calendrier, le coût et la date d'achèvement prévue du projet.
3. Rapport sur la santé du projet #
Les performances de votre équipe peuvent être suivies et analysées au moyen d'un tableau de bord ou d'un rapport de santé. Les rapports de ce type sont généralement communiqués aux clients ou à d'autres parties prenantes. Ainsi, ils sont en mesure de voir des données telles que les progrès et la rentabilité.
Il est également utile de déterminer si le projet a dévié de sa trajectoire et quelles mesures pourraient être prises pour le remettre sur la bonne voie. Les rapports sur la santé du projet, l'avancement des étapes, la rentabilité et le calendrier doivent être inclus dans les tableaux de bord des projets afin de fournir une vue d'ensemble du portefeuille.
4. Rapport de disponibilité des équipes #
Le rapport de disponibilité de l'équipe a un objectif similaire à celui d'un calendrier d'équipe, car il affiche les horaires de tous les membres de l'équipe, ce qui permet de déterminer facilement qui est occupé et quand il n'est pas disponible. De cette manière, les parties prenantes qui ont été affectées à un projet ou qui ont besoin d'un retour d'information où que ce soit, peuvent voir quels membres de l'équipe peuvent être affectés, ainsi que ceux qui peuvent sans risque assumer un travail supplémentaire, et ceux qui sont à pleine capacité et pourraient avoir besoin d'aide.
Grâce aux rapports sur la disponibilité des équipes, il est facile d'avoir une idée de la quantité de travail que chaque personne assume actuellement. Il est ainsi possible de gérer les ressources en répartissant uniformément le travail afin d'obtenir des résultats plus rapides, des niveaux d'efficacité plus élevés et, surtout, d'empêcher l'épuisement des équipes de projet.
5. Rapport d'évaluation des risques #
Les risques sont souvent signalés par le chef de projet au moins une fois par mois, et ce rapport est généralement le résultat d'une réunion d'examen des risques. Le registre des risques doit toujours être tenu à jour et vous devez encourager tous les membres de votre équipe de projet à le faire chaque fois qu'ils pensent à quelque chose à ajouter.
C'est à vous de décider de la manière dont vous dépeignez le profil de risque du projet dans le rapport sur les risques, mais il doit être inclus. La meilleure stratégie consiste à se concentrer sur les risques qui menacent le plus le succès de votre projet. Ensuite, faites des déclarations sur les risques de moindre importance, en expliquant éventuellement comment vous les gérez tous.
Lisez aussi : Le guide du processus de gestion des risques liés aux projets
6. Rapport sur les écarts #
Les équipes s'écartent fréquemment des objectifs principaux du projet sans même s'en rendre compte. Finalement, du temps et des ressources sont gaspillés à cause de cela, et le résultat final est l'échec du projet. Les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes peuvent éviter cela à l'aide d'un rapport sur les écarts. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous pouvez suivre les buts et les objectifs du projet.
Les rapports d'écarts sont nécessaires car ils permettent de s'assurer que les objectifs du projet sont atteints. Un rapport d'écarts aide l'équipe à déterminer si elle atteint réellement les jalons d'un projet, les objectifs du projet et les objectifs de l'entreprise. produits livrables sur ce qu'ils ont décidé de faire ou simplement de perdre leur temps.
7. Rapport de suivi du temps #
Les rapports de suivi du temps vous permettent pour suivre l'avancement d'un projet et déterminer si vos estimations sont respectées ou non. L'équipe peut également voir combien de temps est consacré aux différentes tâches et combien de temps est passé par les individus sur un rapport de suivi du temps. À l'avance, vous serez en mesure de voir tout dépassement potentiel du budget, ce qui est bénéfique pour les estimations et hypothèses futures.
8. Baseline report #
En comparant le calendrier initial du projet au calendrier réel, vous pouvez tirer des enseignements du passé et planifier les projets futurs de manière plus efficace. De plus, cette comparaison est utile pour illustrer l'impact des changements ou des retards sur le calendrier global du projet.
9. Rapport exécutif personnalisé #
Le public visé par un rapport de projet doit être pris en considération lors de sa rédaction. Ainsi, votre rapport hebdomadaire sur l'état d'avancement de votre projet à votre équipe de projet et les principales parties prenantes de l'entreprise n'auront pas le même niveau de détail que le rapport de votre comité de projet.
Pensez à la situation dans son ensemble lorsque vous rédigez des rapports exécutifs de projet. Les personnes qui s'intéressent aux problèmes qu'elles peuvent résoudre, à l'état du budget et à la question de savoir si vous êtes dans les temps pour atteindre les étapes critiques seront intéressées par la lecture de ce rapport.
Les membres du conseil d'administration doivent avoir accès à un rapport facile à comprendre. Avec FoxPlan, vous pouvez personnaliser votre tableau de bord et ne montrer que les données qui sont importantes pour votre équipe, sponsor du projet, ou un autre partie prenante du projet. Inscrivez-vous gratuitement aujourd'hui pour créer un compte FoxPlan !
10. Rapport d'analyse coûts-avantages #
L'analyse coûts-avantages compare les coûts prévus d'un projet aux avantages ou aux opportunités qui résulteraient de sa réalisation. Il s'agit d'une méthode permettant de comparer le montant des bénéfices ou du potentiel que le projet apporte à votre entreprise par rapport à l'investissement. Il s'agit d'une phase cruciale pour déterminer si le projet est judicieux d'un point de vue commercial.
Il s'agit d'une étape cruciale pour déterminer si l'effort envisagé a une valeur. Cela permettra à votre organisation d'utiliser ses ressources plus efficacement si elle poursuit le projet, et de fournir des documents à l'appui de cette démarche. À l'aide d'une analyse des coûts, vous pouvez surveiller vos dépenses pour vous assurer que les fonds sont alloués efficacement.
FoxPlan : Générez automatiquement votre rapport de projet #
Maintenant que vous connaissez les types de rapports que vous pouvez générer pour des projets, ainsi que leurs caractéristiques, vous pouvez facilement en sélectionner un en fonction de vos besoins.
La génération de rapports de projet sera facile et ne prendra pas beaucoup de temps si vous utilisez le logiciel de gestion de projet FoxPlan. Vous pouvez facilement personnaliser le tableau de bord pour n'afficher que les données et informations que vous souhaitez communiquer à vos parties prenantes. Le plus intéressant est que votre équipe peut enregistrer les progrès en temps réel, de sorte que vous n'avez pas à rechercher des mises à jour chaque fois qu'un rapport est dû.
La gestion de vos projets avec FoxPlan vous donne un avantage significatif sur la concurrence et simplifie considérablement la réalisation de votre travail, par rapport aux heures passées à naviguer dans votre logiciel de gestion de projet ou à saisir manuellement des données dans des feuilles de calcul. Alors, qu'attendez-vous ? Inscrivez-vous GRATUITEMENT à FoxPlan aujourd'hui et commencez à générer des rapports pour votre projet !
