Le guide complet de la gestion des ressources

La plupart des dirigeants ont du mal à faire en sorte que leur équipe ne se sente pas à la fois surchargée et sous-utilisée. Dans un monde où les organisations évoluent rapidement et sont souvent virtuelles, il est facile d'oublier la charge de travail des employés. En établissant un plan de gestion de vos ressources, vous pouvez garder un œil sur la charge de travail de vos collaborateurs individuels et de votre équipe dans son ensemble. Cela vous permet de suivre l'évolution de toutes vos ressources et de voir comment votre équipe atteindra ses objectifs dans l'ensemble.

Qu'est-ce que la gestion des ressources ? #

Gestion des ressources est le processus de planificationLes ressources sont tout ce qui est nécessaire à la réalisation d'une tâche ou d'un projet, comme les compétences du personnel ou les logiciels. Les ressources sont tout ce qui est nécessaire pour mener à bien une tâche ou un projet, comme les compétences du personnel ou les logiciels. Des projets différents exigent des méthodes différentes de gestion des ressources. Si vous organisez un événement, vous devrez peut-être planifier le personnel, choisir des fournisseurs pour le matériel de marketing, investir dans la technologie pour enregistrer les participants, et dépenser pour les cadeaux et la restauration.

Importance de la gestion des ressources #

La gestion des ressources dans le cadre de la gestion de projet consiste à faire plus avec moins. Le gaspillage est à proscrire dans tous les secteurs d'activité, mais surtout dans le monde de l'entreprise. La gestion des ressources est axée sur l'optimisation et la maximisation de la productivité. En ayant une idée claire de ce dont vous avez besoin pour lancer un projet, vous comprendrez mieux comment allouer vos ressources. En bref, pourquoi la gestion des ressources est-elle importante pour les entreprises ? Tout simplement parce que la gestion des ressources est un élément clé pour rendre une entreprise plus rentable et durable.

Avantages de la gestion des ressources #

La gestion des ressources semble être un défi pour de nombreuses entreprises. On croit souvent que la gestion des ressources implique un investissement substantiel et un changement fondamental de processus et de culture. C'est tout simplement faux. Les entreprises qui se concentrent sur la gestion des ressources en retirent des bénéfices immédiats. En fonction de la structure et des actions suivies, les projets sont souvent achevés dans les délais et dans le respect du budget.

Examinons comment la gestion de la planification des ressources peut contribuer aux résultats de toute entreprise.

1. Contribuer à réduire les dépenses liées aux ressources du projet #

Lors de la gestion d'un projet, la réduction des coûts est l'un des éléments importants à mettre en œuvre. Grâce à une vision à l'échelle de l'entreprise, les gestionnaires de ressources peuvent employer des ressources provenant de régions réduites qui sont rentables. Disposer de la combinaison appropriée de ressources locales et mondiales permet de réduire les coûts du projet. L'affectation des ressources appropriées au projet adéquat leur permet d'exécuter la livraison dans le respect du calendrier et du budget. Les coûts peuvent être contrôlés par les gestionnaires de ressources qui répartissent les ressources importantes de manière équitable sur tous les projets plutôt que sur un seul projet hautement prioritaire.

2. Améliorer l'utilisation efficace et facturable des ressources #

Logiciel de gestion des ressourcescomme FoxPlanpermet aux gestionnaires d'anticiper l'utilisation de leur personnel. Ainsi, le personnel peut être transféré de tâches non facturables à des tâches stratégiques et facturables. Lorsque les ressources d'un projet sont retirées, il n'y a parfois pas de travail approprié pour les occuper. Par conséquent, ces ressources sont finalement mises sur le banc de touche. Avant de les affecter à des initiatives facturables ou stratégiques acceptables, les gestionnaires peuvent immédiatement engager ce personnel dans des tâches non facturables.

3. Prévient l'épuisement professionnel #

L'épuisement professionnel peut être évité par une gestion efficace des ressources, ce qui vous permet d'éviter la "surallocation" ou la "dépendance" des ressources en ayant un aperçu de la tâche dont votre équipe est responsable.

4. Combler de manière proactive le déséquilibre capacité-demande #

Les problèmes et les lacunes peuvent être identifiés et traités avant même qu'ils ne deviennent un problème si vous prenez le temps de vous familiariser avec toutes vos ressources disponibles et de planifier soigneusement la manière dont vous les utiliserez.

En tant que composante de la planification des ressources du projet, la prévision de la demande permet aux gestionnaires d'anticiper les besoins en ressources. Elle leur permet d'examiner et d'évaluer le manque de compétences au sein de l'infrastructure donnée. Après avoir reconnu la pénurie et les excès, les gestionnaires peuvent concevoir un plan d'action pour combler de manière proactive l'écart entre la capacité et la demande.

5. Utiliser efficacement des ressources limitées dans une structure matricielle. #

L'approche de la gestion des ressources permet de partager avec succès du personnel hautement qualifié dans une structure matricielle en apportant de la transparence à la communication. Les ressources limitées doivent être affectées à plusieurs projets plutôt qu'à un seul projet hautement prioritaire.

6. Contrôler et améliorer l'indice de santé de l'organisation #

Les employés se tournent vers leurs superviseurs et leurs managers pour obtenir des conseils sur la manière de faire évoluer leur carrière. Si l'on ne parvient pas à les motiver et à leur offrir des possibilités d'avancement, cela se traduit généralement par une baisse de la participation, de la productivité et du taux de rotation imprévu. Un suivi régulier de leurs compétences et de leur productivité pourrait les aider à se développer et à apporter une plus grande valeur à l'organisation.

7. Fournit un filet de sécurité #

Supposons que le projet n'ait pas abouti en raison de ressources insuffisantes (cela peut arriver). La planification et la gestion de vos ressources montrent que vous avez tiré le meilleur parti de ce que vous aviez. Ainsi, la personne comprendra qu'elle devra probablement ajouter des ressources supplémentaires pour un projet similaire la prochaine fois.

8. Augmenter la transparence #

Augmente la transparence en permettant aux autres équipes de voir la bande passante de votre équipe et d'adapter leurs plans en fonction de la capacité de votre équipe à fonctionner à plein régime ou à accepter des tâches supplémentaires.

Conséquences d'une mauvaise stratégie de gestion des ressources #

Une mauvaise stratégie de gestion des ressources peut nuire à la réputation et au réservoir de ressources de l'entreprise. Et cela peut conduire à :

• Les coûts des projets ont augmenté en conséquence.
• Réduction de la productivité des employés
• La rotation du personnel est élevée.
• Non-respect des délais dans le cadre d'un projet
• Insatisfaction des clients
• Perte d'activité

Quels types d'entreprises auraient besoin d'une gestion des ressources ? #

Les organisations matricielles, interfonctionnelles et à services partagés ont besoin de la gestion des ressources. La taille et la fonction déterminent la complexité de leurs opérations commerciales. Aujourd'hui, chaque organisation gère ses ressources. Les sociétés informatiques, d'architecture, d'ingénierie, d'audit et de comptabilité, et même les services professionnels ont introduit des processus de gestion des ressources. Les entreprises ayant plusieurs projets ad hoc ont également besoin d'une gestion des ressources. Elles doivent faire face à des priorités de projet changeantes, à la disponibilité des ressources et à des contraintes budgétaires.

La gestion de ces complications exige une transparence à l'échelle de l'entreprise et des changements en temps réel. Elles doivent gérer leurs ressources et mener à bien les projets dans les délais et les budgets impartis. Les entreprises ont besoin de systèmes de gestion des ressources pour utiliser leurs ressources avec succès, quel que soit le secteur d'activité.

Cependant, vous devez comprendre que la création d'un système de gestion des ressources ne représente que la moitié de la bataille. Il est tout aussi important de mettre en œuvre ce plan à l'aide d'une technologie de gestion des ressources appropriée.

Que sont les techniques de gestion des ressources ? #

Les personnes sont les plus difficiles à gérer car de nombreux facteurs influencent la meilleure façon de les optimiser, comme les compétences, la disponibilité, l'emplacement et le coût. Les stratégies suivantes de gestion des ressources sont fréquemment utilisées par les organisations pour aider les dirigeants à prendre de meilleures décisions en matière de ressources en assurant la transparence.

Voyons comment mettre en œuvre la gestion des ressources dans vos projets, maintenant que vous savez de quoi il s'agit.

1. L'allocation des ressources #

L'affectation des ressources permet d'optimiser leur utilisation. L'allocation des ressources est la pratique qui consiste à utiliser les capacités des membres de l'équipe pour s'attaquer efficacement aux projets. Les chefs de projet utilisent des rapports d'affectation des ressources pour comprendre l'affectation. Ceux-ci peuvent donner une perspective de haut niveau ou détaillée de la disponibilité des ressources, ce qui permet d'éviter les retards de calendrier et les dépassements de budget. De meilleures capacités de reporting augmentent la transparence et l'efficacité des projets.

2. Utilisation des ressources #

L'utilisation des ressources est une technique qui vous donne une visibilité sur les capacités de votre équipe au fil du temps et identifie les ressources surutilisées ou sous-utilisées. Selon des études, les ressources surutilisées sont victimes d'épuisement professionnel. Les rapports d'utilisation mettent en évidence les domaines dans lesquels le personnel passe son temps, ce qui vous permet d'identifier les moyens d'accroître leur efficacité, leurs performances et leur productivité tout en maintenant des charges de travail acceptables.

3. Planification des ressources #

L'ordonnancement des ressources nécessite de les affecter aux tâches du projet pendant une certaine période. Ces tâches peuvent être facturables, non facturables ou de type " business as usual ". L'ordonnancement des ressources permet d'éviter le cloisonnement des feuilles de calcul grâce à des diagrammes de Gantt centralisés. Elle vous aide à déployer les bonnes ressources pour achever le projet à temps et dans le respect du budget.

4. Nivellement des ressources #

Cette technique vise à trouver les ressources sous-utilisées ou inefficacement utilisées dans l'organisation. Par exemple, si vous avez un rédacteur de contenu ayant des connaissances en montage vidéo, vous devriez lui demander s'il peut aider l'équipe créative en réalisant de courtes vidéos pour des tâches de marketing de contenu. Ainsi, l'équipe créative n'aura pas besoin de recruter des freelances si elle reçoit un afflux soudain de demandes de montage de courtes vidéos.

5. Prévision des ressources #

La prévision des ressources permet de prévoir les besoins en ressources avant le début d'un projet. Pendant la planification du projet, le logiciel de gestion des ressources peut prévoir la portée, les limites, les dépenses imprévues et les risques. Pour créer ces prévisions, les chefs de projet doivent savoir le cycle de vie du projetles objectifs et les ressources disponibles. Logiciel de gestion de projetcomme FoxPlan offre une visibilité et un accès simple aux projets et aux ressources.

6. Planification des ressources et des capacités #

La planification des ressources permet de planifier, de prévoir, d'allouer et d'utiliser la main-d'œuvre de manière efficace et judicieuse. La planification de la capacité des ressources analyse et comble à l'avance le déséquilibre entre la capacité et la demande. Ces deux facteurs sont essentiels pour garantir qu'aucune ouverture de projet ne soit réalisée et qu'aucune capacité supplémentaire ne soit perdue. La planification des ressources et de la capacité maximise l'utilisation et la rapidité d'exécution des projets.

7. Intelligence économique et rapports #

La veille stratégique analyse les données pour générer des informations exploitables. Les données en temps réel génèrent des rapports et des tableaux de bord personnalisés sur les paramètres de gestion des ressources. Ces rapports aident les gestionnaires à prendre de meilleures décisions et à surveiller la santé des ressources.

Logiciel de gestion de portefeuille de projets pour la gestion des ressources #

Logiciel de gestion de portefeuille de projets FoxPlan permet aux entreprises de contrôler leurs ressources d'une manière qui ne serait pas possible sans elle. Utilisation de logiciel de gestion des ressourcesvous pouvez atténuer un certain nombre de problèmes liés à la gestion de l'argent et des personnes. Ces obstacles peuvent inclure la surcharge de travail, dérive des objectifset des délais non respectés en raison de contraintes de temps.

Les points suivants sont des problèmes importants de gestion des ressources que FoxPlan peut vous aider à surmonter :

• Gérer et prioriser les demandes de travail sur les projets et établir des attentes claires parmi les principales parties prenantes.
• Gérer la capacité par rapport à la demande et savoir qui peut prendre plus de travail.
• Comprendre quelles responsabilités internes ou externes et/ou quels ensembles de compétences sont nécessaires pour répondre aux obligations des parties prenantes.
• Utiliser les ressources disponibles sur les projets principaux qui correspondent aux objectifs stratégiques de l'organisation.
• La programmation des projets lorsque les ressources pertinentes sont disponibles est optimisée.
• Saisie et planification du travail avec affectation des ressources afin que les gestionnaires puissent établir des priorités, réduire la surutilisation et prévoir les dépenses.
• Capacité à suivre le travail et à modifier rapidement les priorités
• Suivi des progrès et des dépenses pour garantir un équilibre de travail conforme à la stratégie.
• La capacité de suggérer comment les entreprises devraient utiliser la capacité des ressources pour générer la plus grande valeur commerciale.
• Une vue centralisée des ressources pour l'examen, l'approbation, la modification et la programmation.
• Un flux de travail standard pour les demandes de ressources afin que les gestionnaires de projets et de ressources puissent se parler et travailler ensemble.

Résumé #

Alors, devez-vous élaborer un plan de gestion des ressources pour votre projet ? La réponse est OUI!

La gestion des ressources est une composante essentielle de la gestion de projet et ne peut être ignorée. La gestion des ressources est essentielle pour soutenir votre personnel et prévenir l'épuisement professionnel. Le temps nécessaire à la planification des ressources sera largement compensé par ses avantages. En réalité, la quantité et la qualité des projets que votre équipe peut gérer en dépendent. En tant que chef de projet, vous avez la possibilité de maximiser l'efficacité, d'éviter le surmenage et de gérer efficacement la charge de travail de votre équipe grâce à la gestion des ressources.

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