Les plans de communication sont importants pour vos projets, car une communication interne et externe efficace est essentielle à leur réussite. La communication est nécessaire pour toute une série de tâches quotidiennes liées aux projets, notamment pour obtenir un retour d'information sur la livraison, savoir où se trouve un fichier, obtenir des informations importantes d'un client et passer par le processus de révision et d'approbation.
En raison de l'importance du plan de communication du projet, nous allons vous donner un guide pour créer un plan de communication de projet solide dans cet article. Commençons, d'accord ?
Qu'est-ce que le plan de communication du projet ? #
Un plan de communication du projet est un plan qui précise comment les informations cruciales du projet seront transmises aux parties prenantes du projet. En outre, il détermine qui recevra la communication, comment elle sera reçue, quand elle sera reçue et à quelle fréquence elle doit être entendue.
En outre, un plan de communication précise comment les informations et les mises à jour sont distribuées tout au long du projet. Plus précisément, il précise à quelle fréquence les parties prenantes et l'équipe de projet se rencontreront ou interagiront pour aborder les problèmes ou obtenir des mises à jour de l'état d'avancement.
Un plan de projet réussi doit décrire la communication au sein du projet, ainsi que le flux d'informations vers les parties prenantes qui ne sont pas directement impliquées.
Éléments à inclure dans le plan de communication d'un projet #
Assurez-vous que les éléments suivants sont inclus dans le plan de communication de votre projet lors de son élaboration :
- L'intention ou les objectifs du projet du plan de communication. N'oubliez pas que vous devez Concept SMART pour vos objectifs et vos buts.
- Détails concernant les parties prenantes du projet et leurs rôles respectifs
- Les catégories de données et d'informations à partager avec les parties prenantes
- Les moyens de communication
- La fréquence à laquelle chaque partie prenante souhaite recevoir des mises à jour.
L'objectif d'un plan de communication pour un projet #
À leur niveau le plus fondamental, les plans de communication pour les projets servent à permettre une communication efficace. Ils permettront à vos projets de fonctionner plus harmonieusement et vous aideront à éviter l'échec de vos projets. L'établissement et la gestion des attentes, l'amélioration de la gestion des parties prenantes et l'assistance à la processus de planification du projet sont quelques-uns des avantages supplémentaires importants.
Le fait qu'une mauvaise communication entraîne l'échec d'un projet, ce qui peut entraîner d'énormes pertes financières pour l'organisation. À l'opposé, les organisations à haut rendement communiquent plus régulièrement et plus efficacement que celles à faible rendement.
Un plan de communication pour la gestion de projet aide à maintenir votre projet dans les temps car il.. :
- Élaborer une documentation écrite pour la référence de l'équipe
- Précise quand les parties prenantes peuvent s'attendre à recevoir des mises à jour.
- Accroît la transparence du projet et de son avancement.
- Permet aux parties prenantes de fournir des commentaires, ce qui peut aider l'équipe à détecter les problèmes à un stade précoce et à réduire les efforts inutiles.
- Améliore la productivité des réunions ou les élimine
Ainsi, si vous voulez vous assurer que votre projet est achevé dans les délais et dans le respect du budget, veillez à mettre en place un plan de communication efficace.
6 étapes pour créer un plan de communication de projet #
Nous sommes convaincus qu'après avoir lu les avantages, vous êtes impatient de commencer à élaborer votre propre plan de communication pour la gestion de projet. Pour commencer, il suffit de suivre ces 6 étapes dans l'ordre !
1. Identifiez la partie prenante de votre projet #
La plupart des projets impliquent un grand nombre de parties prenantes, dont la majorité a des degrés d'intérêt variables dans le projet ainsi que des quantités de contrôle sur le projet. Vous devrez déterminer quelles sont les parties prenantes avec lesquelles vous communiquerez au cours du projet et créer une liste de ces parties prenantes.
Lisez aussi : Le guide pour les parties prenantes du projet dans la gestion de projet
2. Fixer et définir les objectifs et les buts de la communication #
Avant de fixer et de définir les objectifs et les buts de la communication, vous devez liste des livrables de votre projet. Vous devez réfléchir à ce que signifie une communication de projet réussie, non seulement avec votre client mais aussi avec votre équipe. Cette liste vous aidera à faire vos choix en matière de communication.
Pour élaborer un plan de communication efficace, il faut d'abord documenter l'objectif que vous souhaitez atteindre. En ce qui concerne la nécessité d'un plan de communication, votre objectif sera très probablement de tenir les parties prenantes informées de l'état d'avancement du projet, voire de les sensibiliser aux avantages du projet afin qu'elles continuent à le promouvoir.
3. Choisissez un format pour le plan de communication #
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Choisissez un système qui facilite la collecte des commentaires sur votre plan de communication, ainsi que le partage ou la sauvegarde du plan afin que votre groupe et les personnes avec lesquelles vous communiquez puissent s'y référer ultérieurement. Il n'est pas rare de voir un chef de projet utiliser un document Word ou un tableur pour élaborer une stratégie de communication, mais vous pouvez envisager d'utiliser quelque chose de plus visuel, comme une ligne de temps, des graphiques ou même un tableau Kanban pour mieux communiquer avec les parties prenantes.
4. Identifier la méthode de communication #
En plus d'indiquer qui sont vos parties prenantes et comment vous comptez communiquer avec elles, votre stratégie de communication doit préciser l'un de ses objectifs, qui est de faire en sorte que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations. Cela nous amène à l'étape suivante, qui consiste à identifier la méthode de communication.
Certaines personnes aiment communiquer par courrier électronique, d'autres préfèrent les réunions en ligne et d'autres encore préfèrent communiquer hors ligne. Il est donc préférable d'identifier la meilleure méthode de communication et de l'adapter en fonction des parties prenantes.
Les approches suivantes peuvent être prises en considération en fonction de la probabilité que vos parties prenantes les remarquent ou y assistent :
- Revues hebdomadaires
- Les réunions sont fréquentes, que ce soit en personne, par téléphone ou par vidéoconférence.
- Résumés exécutifs des réunions
- Mise à jour du statut
- Présentations
- Plate-forme de collaboration
- Etc.
Le type de communication que vous utilisez peut également dépendre de la nature des informations que vous fournissez. Les réunions hebdomadaires en personne ne sont pas nécessaires pour communiquer les mises à jour du projet ; envoyez plutôt des courriels avec les mises à jour hebdomadaires et organisez des réunions lorsque l'équipe franchit des étapes importantes.
5. Déterminer la fréquence de la communication #
Lorsque vous créez un plan de communication de projet, vous devez inclure la fréquence d'envoi pour chaque type de communication. Par exemple, le lundi, envoyez un courriel hebdomadaire contenant des mises à jour du projet, des liens vers les livrables terminés, le budget actuel, etc.
De plus, vous devez définir à quelle fréquence vous devez consulter chaque partie prenante. Par exemple, chaque membre de l'équipe doit envoyer des courriels quotidiens au chef de projet pour lui communiquer les mises à jour (ou réunions quotidiennes de mêlée), mais seule la partie prenante exécutive doit être invitée à la vidéoconférence qui suit chaque étape importante.
En plus de tout cela, assurez-vous de programmer la fréquence de vos communications sur votre calendrier ou dans votre agenda. logiciel de gestion de projet.
6. Partager le plan avec l'équipe de projet #
Une fois que vous avez créé tous les plans de communication pour le projet, vous devez les partager avec votre équipe. Cela démontre que vous avez pris en compte leur rôle dans le projet. En outre, les individus savent qu'il existe une plateforme de communication appropriée par laquelle ils peuvent exprimer leurs problèmes et leurs demandes de renseignements concernant le projet.
Lorsque vous partagez le plan avec votre équipe, celle-ci est informée de votre cadence de communication, ce qui influence son travail et ses délais de livraison. Cela leur donne également un contexte supplémentaire pour savoir comment et avec qui vous allez interagir. Le partage de ces informations permet à votre équipe de vous aider à exécuter le plan de communication.
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Un plan de communication de projet vous donne les moyens de communiquer efficacement et d'identifier les signaux d'alarme lorsqu'ils se présentent. Il vous permet également de réévaluer votre stratégie et les exigences de votre client, si nécessaire, et de déterminer si d'autres canaux de communication peuvent être plus efficaces.
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FoxPlan peut vous aider à collaborer et à communiquer efficacement grâce à ses fonctionnalités. Vous pouvez dresser la liste des tâches de votre projet, attribuer un rôle à chacune d'entre elles et suivre l'évolution de la tâche à l'intérieur de la plateforme. Le suivi de chaque tâche de votre projet devrait être plus facile et vous n'avez pas besoin d'envoyer de nombreux e-mails quotidiennement pour suivre l'avancement.
Qu'il soit formel ou informel, un plan de communication de projet peut faire la différence entre un projet réussi et efficace et un projet qui passe à côté. Considérez-le comme un autre moyen d'établir et de confirmer les attentes pendant la durée d'un projet, ainsi que comme un moyen de faciliter une communication fructueuse et significative.
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