Avez-vous du mal à comprendre ce qu'est réellement le cycle de vie de la gestion de projet ? Dans ce guide complet sur le cycle de vie de la gestion de projet, nous vous donnerons un aperçu des différentes étapes du processus, ainsi que des exemples sur la façon de gérer avec succès chaque étape. Alors, commençons, d'accord ?
Aperçu du cycle de vie de la gestion de projet #
Qu'est-ce que le cycle de vie d'un projet ? #
Le cycle de vie du projet est une phase en cinq étapes créée pour aider les chefs de projet à mener à bien leurs projets du début à la fin : phase de lancement, phase de planification, phase de mise en œuvre, phase de suivi ou de contrôle, et phase de clôture.
Cela signifie que le cycle de vie du projet décrit la procédure globale d'exécution du projet. Il spécifie les actions requises pour initier quelque chose. Et bien que le cycle de vie d'un projet ne semble pas si fascinant que cela, il est vital. En tant que gestionnaires de projet, nous sommes chargés de diriger et de faciliter le cycle de vie du projet.
Le cœur de la vie de tout projet est le même. Il s'agit de définir les objectifs d'un projet et de faire tout ce qui est possible pour atteindre ces objectifs. Différents gestionnaires de projet ou organisations peuvent utiliser des mots quelque peu différents pour décrire les phases du cycle de vie de la gestion de projet, mais elles sont fondamentalement les mêmes.
Pourquoi devez-vous connaître le cycle de vie d'un projet ? #
Vous pouvez améliorer votre capacité à gérer, organiser et planifier votre projet en commençant par comprendre les cinq étapes du cycle de vie du projet, puis en établissant des plans pour ces étapes. Ce sont les trois principaux éléments sur la façon dont le cycle de vie du projet peut vous aider, vous et votre équipe, à mieux vous en sortir :
- Faciliter la communication entre les équipes travaillant sur le projet et les parties prenantes.
- Assurez-vous que les objectifs peuvent être atteints avec les ressources dont vous disposez.
- Il vous aide à atténuer les risques et à maintenir le projet sur la bonne voie.
Les 5 phases du cycle de vie d'un projet #
Quelles sont les 5 étapes du cycle de vie d'un projet ? Les cinq étapes du cycle de vie d'un projet sont le lancement, la planification, l'exécution, le suivi ou le contrôle, et la clôture.
Maintenant, nous avons couvert toutes les bases du cycle de vie du projet, mais à quoi ressemble-t-il lorsque le cycle est à chacune de ses étapes ? Nous avons tout prévu ! Voici les cinq étapes du cycle de vie d'un projet en détail :
1. Phase d'initiation #
Qu'est-ce que la première étape d'un projet ? La première étape d'un projet commence toujours par la phase d'initiation. Certains chefs de projet peuvent utiliser le terme "phase de conceptualisation", mais il s'agit de la même chose. Au cours de cette phase, vous devez rassembler toutes les informations disponibles de manière planifiée afin de déterminer la nature du projet. étendue du projetle coût et les ressources. Pendant la phase d'initiation, vous devez également connaître les objectifs, les priorités, les délais et les risques du projet. Il s'agit d'obtenir l'adhésion de tous au lancement du projet. Encore une fois, l'objectif de cette phase est pour décrire un projet en termes généraux et exposer ce qui doit être fait et accompli pour que le projet soit couronné de succès.
En général, cela signifie qu'il faut trouver les personnes impliquées dans le projet et s'assurer qu'elles ont toutes la même idée de ce qu'est le projet. De plus, tout le monde doit se mettre d'accord sur l'analyse de rentabilité, c'est-à-dire le problème que le projet tente de résoudre. Au cours de la phase d'initiation, vous décidez également si l'analyse de rentabilité peut être réalisée. En tant que gestionnaire de projet, vous devez faire les bonnes recherches pour découvrir les objectifs du projet, puis proposer un moyen d'atteindre ces objectifs. Après avoir été accepté, vous passez à l'étape suivante.
Pour lancer un projet, il y a des étapes importantes à franchir dans la gestion de projet :
- Faire une déclaration de projet. Quelle est la vision, le but et les objectifs du projet ?
- Déterminez les objectifs généraux et ce qui doit être fait. Quel produit ou service doit être fourni ?
- Faites une étude de faisabilité. Quel est le principal problème, et comment le résoudre ?
- Estimez les coûts globaux et réalisez une analyse de rentabilité. Quels sont les coûts et les avantages d'une telle solution ?
- Découvrez qui est impliqué dans le projet. Comment ils sont impliqués, et quels sont leurs besoins.
La plupart du temps, elles sont résumées dans un Document d'initiation de projet pour les méthodologies Prince2 ou PMI (PID). Dans une agence, en revanche, les informations sont généralement consignées dans un Initial Déclaration de travail (SoW)qui ne couvre que le début du projet.
2. Phase de planification #
Dès que l'analyse de rentabilité du projet, l'énoncé des travaux (EDT) ou le document de lancement du projet (DDP) ont été acceptés, vous entrez dans la phase de planification. Les étapes de planification consistent à déterminer la disponibilité des ressources, à élaborer le budget du projet et à attribuer des tâches à des ressources spécifiques.
Au cours de la phase de planification, vous divisez le projet global en tâches plus petites, vous réunissez une équipe et vous créez un plan d'exécution des tâches. Créez des objectifs plus petits à l'intérieur du projet global, en vous assurant que chacun est réalisable dans le temps imparti. Les objectifs plus petits doivent avoir de grandes chances de réussite.
Voici quelques processus relatifs aux étapes de la planification d'un projet : #
- Développer une stratégie de projet: Déterminer le calendrier du projet, y compris les phases du projet, les activités à réaliser et les contraintes éventuelles.
- Création d'un diagramme de flux de travail: Les Swimlanes peuvent vous aider à visualiser vos processus et à faire en sorte que chaque membre de votre équipe comprenne son rôle dans le projet.
- Budgétisation et planification d'une stratégie financière: Pour obtenir le meilleur retour sur investissement, utilisez des estimations de coûts pour déterminer le montant à consacrer au projet.
- Collecte de ressources : Constituez votre équipe fonctionnelle et assurez-vous que chacun dispose des ressources dont il a besoin pour s'acquitter de ses responsabilités (logiciels, matériel, etc.).
- Identification des risques potentiels et des barrières de qualité: Identifiez les difficultés qui pourraient entraîner l'arrêt de votre projet, et établissez des plans pour gérer ces risques tout en maintenant la qualité et le calendrier du projet.
- Organiser une réunion de lancement d'un projet : Faites participer votre personnel et présentez le projet de manière à ce qu'il puisse commencer à travailler immédiatement.
3. Phase d'exécution #
C'est la phase du cycle de vie du projet où le plan du projet est mis en œuvre. Vous recrutez vos ressources, vous les informez, vous établissez des règles de base et vous les présentez les unes aux autres. Ensuite, chacun commence à exécuter les tâches décrites dans le plan. En bref, l'étape d'exécution est celle où vous suivez toutes les activités et les tâches que vous avez définies au cours de l'étape de planification. Au fur et à mesure que vous avancez dans le projet, attendez-vous à modifier vos objectifs et votre calendrier.
Les étapes clés de la gestion de projet pour mener à bien un projet : #
- Rôle de leader - Les leaders doivent donner à leurs équipes les moyens de réussir.
- Créez des tâches - Décrivez clairement la tâche et ses conditions.
- Briefing sur les tâches - Indiquez à l'équipe ce qu'elle doit faire et quand.
- Gestion des clients - S'assurer que les produits livrables sont acceptables.
- Communication - Veillez à communiquer et à informer les bonnes personnes au bon moment. Veillez également à mettre en œuvre réunions quotidiennes de mêlée au quotidien au sein de votre équipe.
4. Phase de suivi #
C'est là que ça se complique. En tant que chef de projet, vous surveillez et régulez l'avancement du projet. Cela nécessite de garder un œil sur calendrier du projet. Si ce n'est pas le cas, on le contrôle en imaginant des solutions pour le remettre sur les rails.
Lors des étapes de suivi, vous devez recueillir des données, généralement à partir de feuilles de temps et de tâches achevées, pour suivre les progrès par rapport au plan initial, puis comparer les activités achevées, l'argent dépensé et les dates d'achèvement au plan initial.
Et si les choses ne se passent pas comme prévu, vous trouvez le moyen d'ajuster le projet, de sorte que le client soit satisfait du résultat. Vous réalisez tout cela dans le respect des délais et du budget, mais sans compromettre la qualité du produit.
Les étapes clés de la gestion de projet pour le suivi du projet : #
- Examinez les feuilles de temps et les dépenses pour assurer le suivi du budget, du calendrier et des tâches du projet, ainsi que pour les enregistrer, les contrôler et en rendre compte.
- La pratique consistant à examiner les produits livrables et à s'assurer qu'ils répondent aux critères d'acceptation est connue sous le nom de gestion de la qualité.
- Gestion des risques consiste à surveiller, contrôler, gérer et minimiser les problèmes et les dangers potentiels.
- Réaliser des tests d'acceptation par les utilisateurs et établir un système de notation pour s'assurer que tous les produits livrables répondent aux exigences du client.
- Travailler avec le client pour déterminer les ajustements qui sont acceptables si le projet ne progresse pas comme prévu. Cela permettra de s'assurer que les changements nécessaires sont acceptables pour lui.
5. Phase de fermeture #
La cinquième et dernière phase du cycle de vie du projet est connue sous le nom de phase de clôture ou phase de fin. Cette phase commence après l'achèvement du projet. Au cours de la phase de clôture, vous devez poser les questions suivantes :
- Toutes les exigences du projet sont-elles satisfaites ?
- Un rapport final sur l'état d'avancement du projet est-il en cours d'élaboration ?
- La collection d'artefacts du projet est-elle complète et archivable ?
- Avez-vous des plans pour un projet post-mortem en tête ?
Une fois que vous avez atteint les objectifs du projet et que vos parties prenantes ont approuvé les résultats, il est temps de clôturer le projet. Pendant la phase de clôture du projet de la procédure de gestion de projet, vous devez :
- Remise du projet terminé
- Libérer les membres du projet et de l'équipe
- Dans une rétrospective du projet, évaluez la performance du projet.
Il existe de nombreuses méthodes pour mener une réunion de rétrospective de projet, mais vous devez vous concentrer sur l'identification de vos plus grands succès et échecs et sur l'élaboration de remèdes. Si vous travaillez en tant que consultant, vous devriez demander des commentaires et des réactions à votre client. Conservez vos notes à un endroit que toute votre équipe peut consulter, par exemple dans une feuille de calcul partagée, ou envoyez un courriel après la réunion.
Dans la phase de clôture du projet, le chef de projet peut également être chargé d'évaluer les performances de l'équipe en fonction de la qualité de son travail et de sa capacité à respecter les délais.
Comment améliorer le cycle de vie d'un projet avec FoxPlan ? #
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Résumé #
Le cycle de vie du projet vous permet, à vous et à vos équipes, de réaliser chaque tâche de chaque phase de manière plus efficace. En outre, il améliore la capacité de l'équipe à communiquer entre elle. Tout gestionnaire de projet compétent sait qu'une communication claire est la base de tout projet réussi. Lorsque vous arrivez à la fin de l'étape et que vous procédez à l'évaluation, en tant que chef de projet, vous serez en mesure d'utiliser tout ce que vous avez appris pour votre prochain projet.
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