Si vous aviez un groupe de personnes importantes et influentes qui se réunissaient régulièrement pour soutenir, guider et tirer parti de vos projets difficiles ou stimulants, ne serait-ce pas fantastique ? Eh bien, si vous gérez votre projet et avez besoin d'aide et de conseils, vous devriez former un comité de pilotage pour votre projet !
Dans cet article, nous allons couvrir de A à Z tout ce que vous devez savoir sur le comité de pilotage de projet ! Commençons par la définition, allons-y ?
Qu'est-ce que le comité de pilotage du projet ? #
Les comités de pilotage de projet fournissent une assistance opérationnelle et une assitance dans la résolution des problèmes afin de garantir que les projets restent sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs. Mais qu'est-ce qu'un comité de pilotage ?
Comité de pilotage du projet est le groupe de haut niveau chargé de la gestion d'un projet. Il est constitué au début du projet. Il assure la supervision, la direction et le soutien pendant toute la durée du projet. le cycle de vie du projet. Pour faire simple, un comité de pilotage est un groupe qui détermine ce que le client ou l'entreprise attend du projet, élabore des solutions efficaces et contrôle l'exécution des tâches.
Qui sont les membres du comité directeur ? #
Qui doit faire partie du comité de pilotage ? Eh bien, le comité de pilotage doit inclure les parties prenantes du projet et les représentants des services.
Les membres du comité de pilotage représentent les différentes fonctions ou secteurs impactés par le projet. Le chef de projet est la seule personne de l'équipe de projet qui fait partie du comité de pilotage.
Il est donc possible que certains des membres soient des cadres de haut niveau, tandis que d'autres seront des experts représentant divers intérêts des clients. Nous vous encourageons à prendre en compte les points suivants lors de la formation d'un comité de pilotage :
- Allocation budgétaire
- Allocation des ressources
- Conformité des clients
- Représentation des groupes concernés (en particulier les utilisateurs finaux).
De nombreux projets ignorent les utilisateurs finaux. N'oubliez pas que lorsque vous ignorez le retour d'information des utilisateurs finaux, vous risquez de générer une solution insatisfaisante et de gaspiller du temps et des efforts. Le retour d'information des clients est important !
L'objectif du comité de pilotage du projet #
L'objectif du comité de pilotage du projet est de gérer les risques, d'examiner les budgets, de traiter les problèmes et de maintenir les projets dans les délais. Si l'on considère que toutes ces activités de conseil ont lieu en dehors des activités régulières de l'équipe de projet, elles sont d'une valeur inestimable.
Le rôle du comité de pilotage est de fournir des conseils et de garantir la livraison des résultats du projet et la réalisation de ses objectifs. Cela peut inclure des tâches telles que :
- Contribuer à l'élaboration du projet, y compris la méthode d'évaluation ;
- Fournir des orientations budgétaires ;
- Définir et contribuer à la réalisation des objectifs du projet ;
- Identifier les priorités du projet ;
- Identifier les dangers potentiels ;
- Surveillance des risques ;
- Respectez les délais du projet ;
- Suivi de la qualité du projet au fur et à mesure de son avancement ;
- Au fur et à mesure que le projet évolue, donnez des conseils (et faites parfois des choix) concernant les modifications nécessaires.
Le comité directeur fournit une assistance, une orientation et une supervision des progrès. En général, les membres ne travaillent pas eux-mêmes sur le projet. Idéalement, le gestionnaire de projet et les autres membres de l'équipe de projet effectuent le travail de mise en œuvre proprement dit.
Création de la charte du comité de pilotage du projet #
Il ne suffit pas de nommer un groupe comme comité de pilotage.
Pour aider les équipes de projet, elles auront besoin de conseils, d'un plan réel et de ressources. La création d'une charte du comité de pilotage du projet est donc indispensable.
La charte d'un comité de pilotage est une feuille de route exécutable qui précise la vision, la direction et les opérations de base du groupe. Elle décrit le rôle du comité dans l'assistance aux équipes de projet ainsi que son développement et son fonctionnement.
Les points suivants doivent être inclus dans la charte d'un comité de pilotage de projet : #
- Le périmètre du projet et la force motrice derrière la formation du comité
- La compétence du comitéque ce soit pour un seul projet ou pour un projet de portefeuille.
- L'autorité du comité et s'il donnera une orientation stratégique ou jouera un rôle de conseil pour le projet.
- Règles relatives à la création du comitéy compris les critères de sélection fondamentaux
- Les livrables du projet, y compris les décisions, les avis et les analyses du comité, sont inclus dans le paquet global.
L'élaboration d'une charte claire pour un comité de pilotage augmente son efficacité, réduit les désaccords et établit les attentes et les normes pour tous les membres.
Principales responsabilités du comité de pilotage #
Après avoir compris l'objectif du comité de pilotage, il devrait être plus facile de décomposer la responsabilité du comité de pilotage. Voici une liste des tâches et des responsabilités les plus importantes du comité de pilotage dans la gestion d'un projet :
- défendre au sein de l'organisation les initiatives de projet existantes et futures
- Offrir des conseils sur la meilleure façon d'utiliser les ressources du projet, de respecter les délais, d'embaucher de nouveaux employés et de mener des campagnes de marketing.
- Faciliter la réalisation des étapes du projet conformément au plan du projet.
- Déterminer le périmètre général et l'orientation stratégique du projet.
- Compléter les paramètres de suivi pour une bonne performance du projet
- Contrôlez les demandes de projet entrantes, assurez-vous qu'elles sont valides et décidez de les inclure ou non dans les plans de projet.
- Identifier les employés, les superviseurs et les experts du projet.
- Établissez un calendrier pour le projet et ajustez-le si nécessaire.
- Gérer la collaboration sur le projet et gérer les désaccords au sein de l'équipe.
- Élaborer une stratégie pour le projet et générer des approches novatrices pour résoudre les problèmes des utilisateurs finaux.
- Examiner le développement du projet et aider à éviter les obstacles qui peuvent menacer le succès du projet.
- Communiquer l'avancement du projet aux dirigeants, aux investisseurs et aux autres parties prenantes.
Réussir les comités de pilotage #
Avant la réunion prévue du comité de pilotage, tous les membres du comité doivent recevoir des informations importantes et des documents, tels que :
- Ordre du jour de la réunion ;
- Procès-verbaux des réunions précédentes du comité de pilotage (le cas échéant);
- Dernier état actualisé du projet par le chef de projet.
Certains membres de l'équipe doivent être responsables de la création des documents de réunion et de la programmation des notifications pour le comité de pilotage.
Un président du comité de pilotage est chargé de veiller à ce que la réunion se déroule comme prévu. En outre, il veille à ce que tous les membres du comité expriment leurs points de vue et leurs réflexions sur la question à l'étude.
L'ordre du jour d'une réunion du comité de pilotage est pratiquement le même que celui de toute autre réunion, mais il est préférable d'y inclure les éléments suivants :
- Reconnaître et distribuer le procès-verbal de la dernière réunion du comité de pilotage aux autres membres du comité.
- Réaliser une évaluation complète des mesures décidées lors des sessions précédentes.
- Fournir un rapport sur l'état du projet, tel que fourni par le chef de projet.
- mener une discussion approfondie sur toute question supplémentaire pertinente ou sur les exigences du projet.
- Fixer la prochaine réunion du groupe de pilotage de la gestion du projet.
En général, le chef de projet fait office de président de la réunion. Le président doit gérer la réunion conformément au sujet, en veillant à ce que tous les membres soient encouragés à contribuer pendant la réunion et à ce que toutes les décisions ou suggestions soient résolues de manière satisfaisante et acceptées par les membres.
Il est essentiel de revoir les points d'action de la réunion précédente, en vérifiant que toutes les tâches ont été effectuées et en résolvant les problèmes qui n'ont pas été résolus.
Simplifiez la réussite de vos projets avec FoxPlan #
La réussite du projet est au centre des préoccupations d'un comité de pilotage. Trouver le logiciel et les outils appropriés pour la gestion de projet est essentiel si vous voulez que tous les membres de votre comité soient sur la même longueur d'onde.
Que vous gériez des projets simples, des projets de portefeuille ou même la formation du comité de pilotage de votre projet, vous aurez probablement besoin de l'aide d'un logiciel de gestion de projet tel que FoxPlan.
FoxPlan organise l'ensemble de la communication de votre projet sur une seule et même plateforme, vous fournissant ainsi un un emplacement centralisé pour toutes les données du projet. Les rapports en temps réel sur le tableau de bord du projet FoxPlan garantissent que les membres de l'équipe et du comité de pilotage ont toujours accès aux informations les plus récentes.
Pas seulement ça, FoxPlan a également l'avantage d'aider votre comité de pilotage à suivre l'état d'avancement du projet en temps réel, à gérer les ressources et à avoir une vue d'ensemble de la situation. fonction de contrôle et de suivi du budget du projet pour un projet simple ou à l'échelle d'un portefeuille.
Mettez en place votre comité de pilotage du projet, déterminez sa charte et suivez l'évolution du projet à l'aide d'un outil de gestion de projet. essai gratuit de FoxPlan aujourd'hui ! Ou contactez notre représentant pour FoxPlan Live Demo et découvrez FoxPlan en action !
