Le guide du processus de gestion des risques liés aux projets  

Les entreprises doivent être prêtes à faire face à l'incertitude et au risque qui accompagnent les initiatives en constante évolution. Les compétences en gestion des risques sont très demandées par les demandeurs d'emploi qui souhaitent entrer dans le domaine de la gestion de projet ou s'y développer. En tant qu'expert en risque, vous devez d'abord comprendre la nature du risque et le processus de gestion du risque d'un projet.

Nous avons analysé les Les 7 étapes faciles de la gestion des risques et a fourni 8 conseils pour réduire et gérer les risques pour votre entreprise dans cet article. Commençons, d'accord ?

Qu'est-ce que la gestion des risques dans la gestion de projet ? #

La gestion des risques dans la gestion de projet est le processus de détection, d'évaluation et de prévention ou de minimisation des risques (dangers) du projet susceptibles d'affecter les résultats souhaités. En général, les gestionnaires de projet sont chargés de diriger le processus de gestion des risques tout au long d'un projet donné. Et pour gérer correctement les risques, les gestionnaires de projet doivent comprendre leurs objectifs afin de pouvoir identifier les obstacles potentiels à l'atteinte des objectifs du projet. équipe de projetLe succès de l'entreprise.

La gestion des risques doit être intégrée à la phase de planification du projet afin d'identifier les risques potentiels du projet et de déterminer comment les atténuer.

L'importance de la gestion des risques pour les projets #

Un risque, c'est tout ce qui peut potentiellement affecter le calendrier, la performance, ou le budget de votre projet. Les risques sont des possibilités, et dans le contexte de la gestion de projet, s'ils deviennent des réalités, ils sont classés comme des "problèmes" qui doivent être résolus.

Donc, pour répondre à la question "Pourquoi la gestion des risques est-elle importante pour un projet ?" C'est tout simplement parce que sans une planification et un processus de gestion des risques appropriés, vous aurez de nombreux problèmes sur votre projet et il vous faudra plus de temps pour les résoudre réellement.

La meilleure méthode pour atténuer les risques d'un projet est de les affronter de front. Si vous n'avez jamais établi de plan de gestion des risques au préalable, vous avez peut-être fait l'expérience des effets négatifs de risques imprévus lors de projets précédents.

Quels sont les types de risques liés aux projets ? #

Au-delà de la définition de base du terme "risque", les gestionnaires de projet doivent également connaître les différents types de dangers et de risques auxquels ils peuvent être confrontés. Selon le type de projet, différentes considérations doivent être prises en compte. Indépendamment des spécificités du projet, il existe plusieurs types de risques qui surviennent fréquemment. Ces catégories de danger les plus courantes sont les suivantes :

1. Coût #

Le risque d'événements qui affectent le budget, en particulier ceux qui conduisent le projet à être terminé à un coût plus élevé que prévu. En plus des causes externes, les erreurs d'estimation des coûts génèrent fréquemment des risques. C'est pourquoi la création d'un budget de projet et l'adoption d'un système d'estimation des coûts sont essentielles. l'outil de gestion budgétaire est nécessaire.

2. Programme #

La possibilité de problèmes de calendrier imprévus, tels que des incidents qui retardent le projet. L'élargissement de la portée est une cause fréquente de conflits de calendrier et de retards de projet.

3. Performance #

Le risque de performance est la possibilité que le projet fournisse des résultats qui ne correspondent pas à ses exigences.

7 Lignes directrices clés pour le processus de gestion des risques #

La gestion des risques d'un projet nécessite l'identification, la planification et le suivi des risques possibles. Il est possible que rien ne se passe. Cependant, une évaluation proactive des risques et une planification de la gestion des risques peuvent vous aider à corriger rapidement le tir en cas d'urgence. Cela permet de s'assurer que tous les objectifs du projet sont atteints dans le respect du calendrier et du budget.

Si vous êtes novice en matière de gestion des risques du projet, les sept étapes suivantes vous aideront à créer un plan de gestion des risques du projet. FoxPlanLe plan de gestion des risques de projet de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail vous montrera à quoi pourrait ressembler un plan de gestion des risques pour votre prochain projet à chaque étape ;

1. Identifier le risque #

Dès le début du projet, les risques doivent être identifiés et traités. L'identification des risques se fait tout au long du projet. le cycle de vie du projeten mettant l'accent sur les jalons. L'identification des risques est l'un des principaux sujets abordés lors des réunions de routine sur l'état du projet et les rapports. Certains risques peuvent être facilement perceptibles par l'équipe de projet ; on parle alors de "risques connus". D'autres nécessiteront plus d'efforts pour les découvrir, mais sont tout de même prévisibles.

Comment identifier les sources de risque ? #

Mais lorsque vous êtes un débutant, vous pouvez vous demander comment identifier les risques pour votre projet ? L'identification des risques d'un projet peut se faire à l'aide du référentiel des risques, de l'analyse des listes de contrôle, du jugement d'un expert et de l'état d'avancement du projet lorsque celui-ci est déjà en cours.

• Référentiel des risques : Le référentiel des risques contient la liste des risques identifiés pour les projets terminés. Le référentiel des risques peut être utilisé pour générer une liste des risques probables du projet. De plus, le référentiel des risques peut être filtré par source de risque, catégorie de risque et projet.
• Analyse de la liste de contrôle : La liste de contrôle pour l'identification des risques est un questionnaire qui permet d'identifier les lacunes et les risques potentiels. Elle est créée en fonction de l'expérience et du type de projet.
• Consultez des experts : Des experts, une équipe de projet expérimentée et les parties prenantes du projet participer également à des séances de brainstorming pour identifier les risques. Essentiellement, vous devez consulter des experts en la matière concernant les risques potentiels qui pourraient se développer pendant l'exécution de votre projet.
• État d'avancement du projet : Parfois, une partie du risque ne peut pas être identifiée pendant la phase de planification, mais seulement par le biais de l'état d'avancement du projet une fois que celui-ci est bien engagé. Les rapports de réunion, les rapports d'état, les rapports d'avancement et (dans certains cas) les rapports de qualité constituent l'état du projet. Ces rapports détaillent l'état actuel du projet, les défis rencontrés et les dépassements de seuil. Ils donnent un aperçu de l'état actuel du projet et de tout nouveau risque potentiel.

Le plan de gestion des risques, qui est maintenu sur la plateforme centrale du projet, est utilisé pour documenter tous les risques reconnus pendant toute la durée du projet.

FoxPlan facilite l'analyse des risques en suivi du projet. Notre technologie va plus loin en affichant des données en direct dans des tableaux de bord en temps réel. Elle est préparée pour fournir une vue d'ensemble de votre projet dès le départ. Nous calculons les données en direct et vous les fournissons ensuite sous forme de graphiques et de tableaux simples à interpréter. En suivant le temps, les dépenses, etc., vous pouvez détecter les problèmes plus rapidement.

Catégoriser les risques du projet #

Après avoir reconnu un risque, l'étape suivante consiste à le classer dans une catégorie spécifique. Vous devez définir des catégories communes à utiliser lors de l'identification des risques, et vous pouvez ensuite élargir la catégorie de risque en fonction du type de projet. En général, il n'y a que quelques catégories de risques dans un projet, telles que :

• Risque technique (exigences, interface, performance, qualité, technologie/outils/logiciels, etc.)
• Risque organisationnel / interne (dépendances du projet, problèmes logistiques, gestion des ressources, gestion du budget, etc.)
• Risque lié à la gestion du projet (planification, calendrier, estimation, contrôle, communication et collaboration, etc).
• Risque externe (contrat, marché, fournisseur, client, vendeur, client, etc).

2. Analyser le risque #

L'analyse des risques est délicate. On ne dispose jamais de trop d'informations. Évidemment, la plupart de ces données sont difficiles à obtenir, mais la majorité des secteurs disposent de meilleures pratiques qui peuvent vous aider dans vos recherches. Vous serez peut-être choqué d'apprendre que votre organisation dispose déjà d'un cadre pour cette procédure ( car généralement les grandes entreprises ou les grandes organisations ont déjà un cadre pour cela).

Analysez chaque risque pour en comprendre les causes sous-jacentes et les effets potentiels. À ce stade du processus, il est important de s'assurer que vous évaluez la gravité de chaque risque dans le contexte de l'ensemble du projet en tenant compte de la portée et de la profondeur de chaque risque.

Lorsque vous analysez le risque, vous devez prendre en compte quelques points, tels que :

• La probabilité d'occurrence du risque: La plupart des logiciels de gestion de projet peuvent vous aider à déterminer la probabilité qu'un risque se produise en vous permettant de définir des paramètres de probabilité (probabilité élevée, probabilité moyenne-élevée, probabilité moyenne-faible et probabilité faible).
• L'impact du risque: En plus de la probabilité du risque, vous pouvez également classer l'impact du risque (élevé, moyen, faible) et appliquer un scoring du risque. Le scoring représente des seuils minimums de classification des risques.
• L'exposition au risque : L'exposition au risque est calculée en multipliant le score d'impact du risque par la probabilité du risque.

3. Planification de la réponse aux risques #

Il se peut qu'il n'existe pas de moyens simples de réduire ou de supprimer tous les risques d'un projet. Certains risques peuvent nécessiter une gestion et une réduction délibérées sur des périodes de temps prolongées. Par conséquent, des plans d'action doivent être élaborés pour atténuer ces dangers. Ces plans d'action doivent contenir :

• Évaluation et description des risques
• Description de la stratégie de réduction des risques
• Appropriation du risque
• Délai d'action en cas de risque

La personne qui a été désignée pour exécuter le plan d'action contre les risques doit se voir confier la responsabilité de tous les plans d'action contre les risques.

Comment fonctionne un plan de réponse aux risques ? #

En accord avec les parties prenantes, le registre des risques doit comporter une réponse pour chaque risque. Cette responsabilité incombe au chef de projet. Les plans de réponse aux risques visent les objectifs suivants :

• Élimination ou suppression de tous les risques possibles avant qu'ils ne se produisent.
• Réduire la probabilité d'occurrence du risque
• Réduire l'impact du risque lorsque celui-ci est inévitable.

En général, les plans de réaction aux risques ont une incidence sur le temps et l'argent. Par conséquent, il est nécessaire que le temps et le coût associés au plan de réaction établi soient calculés aussi exactement que possible. Cela permet également de choisir un plan de réaction parmi les options et de déterminer si le plan de réaction est plus coûteux ou a un impact plus important sur un objectif de projet que le risque lui-même.

Après la mise en œuvre effective d'une série de stratégies de réaction, le risque de score pourrait être réduit en consultation avec les parties concernées.

4. Propriété du risque #

Tous vos efforts pour identifier et évaluer les risques seront vains si vous n'avez pas désigner une personne chargée de surveiller le risque. Vous devriez le faire lorsque vous dressez la liste des risques. Qui est responsable de la gestion de ce risque, de sa détection si et quand il se produit, puis de la direction des efforts pour le résoudre ?

Il se peut qu'un membre de l'équipe ait une meilleure connaissance ou expérience du risque. Cette personne devrait alors prendre l'initiative de régler la question. Ou bien la décision peut être arbitraire. De toute évidence, il est préférable d'attribuer la tâche à la personne appropriée, mais il est tout aussi important d'en faire autant. nécessaire d'attribuer la responsabilité de chaque risqueque nous aborderons à l'étape suivante.

5. Réagir au risque #

Maintenant le vrai travail commence. Vous avez découvert un risque. L'ensemble de vos préparatifs va être mis à contribution. Vous devez d'abord déterminer s'il s'agit d'un risque positif ou négatif. Est-ce quelque chose qui pourrait être utilisé pour faire avancer le projet ?

Risque négatif VS risque positif #

Tous les risques ne sont pas faits de la même manière. Les risques peuvent être négatifs ou positifs, mais la majorité des individus pensent qu'ils sont nécessairement négatifs. Risques positifs sont des opportunités qui ont la capacité d'avoir un impact positif sur un projet, alors que risques négatifs ont le potentiel de causer des dommages irréparables.

Les risques positifs et négatifs doivent tous deux être inclus dans votre plan de gestion des risques, avec une différence d'approche. Vous gérez les risques négatifs pour réduire leur impact, mais vous pouvez également gérer les risques positifs pour en tirer profit.

Créez un plan pour atténuer chaque risque clé. Vous élaborez une stratégie, par exemple un plan de précaution ou d'urgence. Vous réagissez en fonction de la priorité du risque. Vous communiquez avec le propriétaire du risque et décidez ensemble lequel des plans que vous avez élaborés pour atténuer le risque sera mis en œuvre.

Diagramme de Gantt, vue Kanban, Scrum ou Scrumban pour le plan de gestion des risques #

Comme vous le comprenez sans doute, vous ne devez réagir qu'en fonction de la priorité du risque. Et avec FoxPlanvous et votre équipe avez la visibilité de la gestion des risques. tableau de bord de projet personnalisé. Vous et votre équipe pouvez consulter le plan de gestion des risques sous différents angles, par exemple Diagramme de Gantt, Kanban, Scrum ou même Scrumban. C'est une excellente solution si vous travaillez déjà dans un centre de formation. environnement agile pour votre projet.

6. Suivi et contrôle des risques #

Vous ne pouvez pas lutter contre le risque sans surveiller son évolution. C'est là que la suivi des projets entre en jeu. Le propriétaire du risque est responsable du suivi de sa résolution. Pour détecter et gérer les risques émergents, vous aurez besoin d'un aperçu actuel et précis du développement global du projet.

Vous devrez organiser une série de réunions afin de gérer les risques. Assurez-vous que vous avez déjà choisi le mode de communication pour cette tâche. Il est optimal de désigner plusieurs canaux de communication.

Quelles que soient vos actions, n'oubliez pas de toujours faire preuve de transparence. Il est préférable que toutes les personnes impliquées dans le projet soient au courant de ce qui se passe, afin qu'elles sachent à quoi s'attendre et puissent aider à la gestion.

7. Évaluation des risques #

La dernière étape que la plupart des chefs de projet pourraient sauter est l'évaluation du risque ou la mesure de l'efficacité du risque. Pour ce faire, vous devez mesurer les risques avant de procéder à l'audit complet.

Mesures du risque #

Lors de la clôture du projet, les paramètres suivants sont utilisés pour évaluer l'efficacité de l'analyse et de la gestion des risques. Les leçons apprises sont tirées des résultats de l'analyse et saisies dans une base de données tenue par l'entreprise. Il y a quelques points clés auxquels il faut répondre, tels que :

1. Combien de risques ont été rencontrés ou découverts lors de la planification et du suivi des risques ?
2. Quelle était la gravité des impacts des risques initialement prévus ?
3. Combien de risques se sont reproduits au cours du projet ?
4. Quelles sont les différences entre les problèmes et enjeux réels rencontrés dans un projet et les risques qui étaient attendus ?

Audit #

Il ne s'agit pas d'un processus un audit de conformité, mais plutôt un outil permettant d'améliorer la qualité de l'identification et de l'analyse des risques. En outre, il est utilisé pour évaluer et établir les meilleures pratiques en matière de gestion des risques dans les nombreuses initiatives différentes de l'organisation. En général, un comité de spécialistes impartiaux du domaine ou de la technique effectue l'audit des risques en analysant la documentation et en menant des entretiens.

8 conseils pour réduire et gérer efficacement les risques #

Le processus de gestion des risques pour un projet peut être difficile et nous ne pouvons pas toujours prévoir l'avenir avec confiance. Cependant, nous pouvons utiliser une technique simple de gestion des risques pour minimiser les incertitudes du projet.

La gestion des risques aide les gens non seulement à éviter les crises, mais aussi à se souvenir et à apprendre de leurs erreurs. Cela augmente la probabilité que le projet soit mené à bien et diminue l'impact des risques.

La gestion efficace des risques n'est incontestablement pas une destination pour nous à ce stade. Pour accroître sans cesse l'efficacité de nos processus, nous devons nous engager dans un processus d'apprentissage continu pour améliorer nos méthodes. Et nous pouvons partager 8 conseils gagnants pour gérer efficacement vos risques !

1. La création d'un plan de gestion des risques est indispensable ! #

Les chefs de projet qui réussissent sont conscients de l'importance d'un plan d'action. un plan de projet solide à l'accomplissement de l'entreprise. Cette stratégie intègre fréquemment de nombreux plans auxiliaires, dont le plan de gestion des risques.

2. N'ayez pas peur de prendre plus de temps pour la phase de planification du projet. #

La plupart des erreurs de débutant commises par les gestionnaires de projet sont de se précipiter pour démarrer le projet le plus rapidement possible. Comme mentionné dans le premier conseil, un plan de gestion des risques est essentiel et il doit être discuté et planifié pendant la phase de planification du projet. N'ayez pas peur de prendre votre temps pour envisager toutes les possibilités d'occurrence du risque, son impact et la solution pour l'atténuer.

3. Comprendre les déclencheurs de risque #

Dans le registre des risques, un déclencheur doit être spécifié pour chaque risque. Le déclencheur identifie les signaux d'alerte ou les symptômes du risque. Il signifie qu'une menace s'est produite ou est imminente. En comprenant le déclencheur de risque, vous serez en mesure d'indiquer quand un risque particulier est susceptible de se produire.

4. Le registre des risques doit toujours être à jour #

Le registre des risques vous aidera à rester au courant de toute préoccupation, mais vous devez le tenir à jour afin de pouvoir toujours vous référer à une image précise. Utilisez votre registre des risques pour garder une trace des événements à risque qui ont eu lieu, de la façon dont votre équipe a réagi et de tout nouveau risque qui a émergé et que vous n'avez pas pu identifier au départ. En maintenant ce document à jour et en l'intégrant à d'autres livrables de planification, tout le monde saura toujours où en est le projet.

5. Différencier l'événement à risque et l'impact #

Il est préférable d'évaluer le risque selon le format ci-dessous :

 "L'occurrence de A comme résultat de B peut avoir un effet sur C". 

Cela vous aidera à comprendre la source du risque, l'occurrence du risque et la réponse appropriée. En matière de gestion des risques, les gens se concentrent souvent sur les conséquences potentielles plutôt que sur l'événement à risque. Les gens peuvent identifier le "dépassement du délai" comme une menace pour leur projet. Bien que cela représente une menace pour le projet, ce n'est pas le véritable risque, car il s'agit en fait de la conséquence.

6. Soyez proactif ! #

Il sera toujours important d'avoir la flexibilité nécessaire pour répondre aux événements imprévus, mais il est également essentiel de prendre du recul et d'évaluer votre projet avec un état d'esprit proactif. En investissant du temps dans les premières étapes de la gestion des risques et en évaluant pleinement chaque risque, vous pouvez vous préparer à prendre des mesures préventives qui réduisent la possibilité que l'événement à risque se produise.

7. Contrôler le processus et fixer un délai convivial #

Lorsque vous attribuez la propriété du risque, une fois qu'ils ont réagi au risque pour le limiter, le réduire ou minimiser l'impact, vous devez toujours vérifier et surveiller les progrès. L'une des bonnes pratiques consiste à assurer un suivi avec l'équipe et à fixer des rappels amicaux et des délais pour résoudre ou atténuer les risques.

8. Faire une évaluation ou un audit #

Pour améliorer le niveau de maturité ou d'efficacité de la gestion des risques de l'organisation, il s'agit d'une étude impartiale des risques par un expert. L'évaluation des risques doit vérifier quelques éléments, tels que :

• Dans quelle mesure sommes-nous efficaces pour détecter les menaces potentielles ?
• Des risques qui ont été analysés de manière approfondie et très détaillée.
• Efficacité des plans d'atténuation ou de secours
• Établir un lien entre les risques liés au projet et les risques commerciaux

Gérer le risque avec FoxPlan #

Vous pouvez utiliser FoxPlan pour suivre les problèmes et les risques éventuels. Lorsque vous identifiez un risque positif dans votre projet, utilisez la fonction FoxPlan pour catégoriser chaque risque à l'aide d'une vue en liste. La vue liste fonctionne comme une liste de tâches, mais contrairement à d'autres applications, vous n'êtes pas limité à la simple collecte d'éléments à l'aide de cette vue.

Attribuez des risques à des membres spécifiques de l'équipe (propriété du risque), ajoutez des documents, définissez des priorités, etc. Gardez un œil sur leur progression vers une solution une fois qu'ils ont commencé à y travailler. Le partage et les données en temps réel sont deux des avantages de notre vue en liste. Si vous décidez de profiter de l'essai gratuit de FoxPlan, il n'y a absolument aucun risque !