Les nouveaux projets peuvent parfois connaître un départ difficile parce que nous nous y lançons sans connaître le client ou sans connaître correctement certains des critères implicites, latents et informels qui n'ont peut-être pas été documentés, mais sans cela nous ne comprenons pas pleinement ce qui doit être fait pour réussir.
La réunion de lancement du projet permet d'établir des objectifs mutuels et partagés ainsi que le but de l'activité, qu'elle soit externe ou interne.
Qu'est-ce qu'un kick-off meeting ? #
La réunion de lancement du projet est le rassemblement initial ou la toute première réunion de l'équipe de projet, avec ou sans les clients, avant de commencer l'exécution du projet. La réunion de lancement du projet fait partie de la phase d'initiation du projet. cycle de vie du projet.
Au cours de la réunion de lancement, l'équipe responsable de la réalisation du projet est en mesure d'obtenir les données pertinentes dont elle a besoin pour réussir et d'illustrer son optimisme et l'avancement du concept. C'est l'occasion pour le client d'avoir confiance dans l'équipe de projet avec laquelle il a décidé de travailler. La foi de votre client dans la capacité de l'équipe à mener à bien le travail est inspirée lorsqu'il voit que les membres ont une compréhension approfondie à la fois des objectifs et des mesures nécessaires pour y parvenir.
Le but de la réunion de lancement du projet (kick off meeting) #
Les réunions de lancement de projet ont plusieurs objectifs, tels que :
- Mettre le projet en route et assurer sa clarté.
- Présenter les rôles et responsabilités du client et des équipes de projet.
- Assurez-vous que tout le monde connaît le contexte du projet.
- Assurez-vous que tout le monde est d'accord sur la réussite du projet.
- Assurez-vous que chacun comprend le travail d'équipe et travaille efficacement.
Les objectifs de la réunion de lancement du projet #
Là encore, les objectifs de la réunion de lancement dépendent de votre projet. En tant que chef de projet, il y a quelques objectifs clés que vous voudrez atteindre. Ceux-ci pourraient servir d'exemples pour les objectifs de la réunion de lancement du projet :
- Définir les objectifs et la finalité du projet, ainsi que parvenir à un consensus sur ceux-ci.
- Pendant toute la durée du projet, donner le ton d'une communication ouverte et d'un travail d'équipe efficace.
- Avoir une reconnaissance mutuelle et une transparence concernant les grandes lignes du projet.
- Déterminez qui sera responsable de quoi au sein de l'équipe.
- Déterminez le calendrier du projet, ses résultats attendus, ainsi que le format et la fréquence des mises à jour de l'état d'avancement.
L'objectif, les buts communs, le calendrier, les produits à livrer, ainsi que le format et la fréquence des mises à jour de l'état d'avancement peuvent changer et évoluer tout au long du projet, mais les réunions de lancement peuvent contribuer à fournir un point de départ qui facilite le travail de l'équipe.
En outre, il est essentiel de se plonger dans les spécificités du projet. Discutez de l'approche du projet, de sa technique, étendue du projetet tout autre détail pertinent. Les chefs de projet peuvent l'utiliser pour valider leur premier plan de projet et en comparer le contenu à celui du plan d'action. Charte du projet ou Déclaration de travail (SoW).
Réunion de lancement du projet de planification #
Il n'y a pas de situation plus inconfortable que d'entrer dans une réunion avec une personne qui n'a pas fait l'effort de s'y préparer. Assurez-vous de ne pas perdre la face en préparant soigneusement la réunion de lancement de votre projet.
Vous devez communiquer les informations contextuelles à l'avance, en utilisant un document partagé, et inclure activement l'équipe et toute autre personne dont le travail peut être affecté par le projet.
Dressez une liste des questions que vous aimeriez poser à votre équipe dans le cadre de l'ordre du jour de la réunion, afin que celle-ci reste ciblée et productive. Il est recommandé de leur envoyer ces questions par courriel avant l'événement afin qu'ils puissent préparer leurs réponses. En outre, en tant que chef de projet, vous devez préparer les réponses aux questions que vous prévoyez que votre équipe posera.
Comment préparer et gérer un kick-off meeting pour votre projet ? #
1. Établir l'ordre du jour de la réunion #
La manière dont vous organisez l'ordre du jour de la réunion est déterminée par le projet ; néanmoins, les 5 W's, également connus sous le nom de who, what, where, when, and why, doivent être inclus comme des éléments cruciaux :
- Introductions
- Quelle est l'histoire du projet ?
- Pourquoi faites-vous ce projet ? Quel est le but de ce projet ?
- Quelle est la portée exacte du projet ?
- Quel est exactement le plan d'action ?
- Qui fait quoi et quand ?
- Comment envisagez-vous de collaborer les uns avec les autres ?
- Comment reconnaître que votre projet est une réussite ?
2. Invitez les membres de l'équipe #
Pour inviter membres de l'équipe du projet à une réunion de lancement, appelez-les, envoyez-leur un courriel ou un texto. C'est vous qui décidez du mode de communication de votre équipe. Ajoutez quelques lignes attrayantes pour renforcer l'énergie de votre équipe afin qu'elle attende avec impatience la réunion de lancement et partage avec vous ses meilleures idées de plan de projet.
3. Définir la mission et la vision du projet #
Chacun a besoin d'une motivation claire pour travailler et d'une déclaration de mission concise et motivante qu'il peut lire quotidiennement pour se rappeler les objectifs du projet. L'équipe de projet et les parties prenantes ont besoin d'une déclaration de mission. Demandez à l partie prenante du projet sur l'énoncé de mission de leur projet, s'ils en ont un.
4. Dissiper toute confusion #
Une réunion de lancement doit inclure un dialogue continu avec l'équipe et la partie prenante du projet (le client) afin d'éviter les malentendus futurs et de construire un lien commercial durable. Ainsi, pendant la réunion, vous devez encourager le respect des recommandations faites par les autres personnes afin de construire un lien fort avec les autres personnes et le meilleur plan de projet.
5. Créer une planification détaillée du projet #
Une réunion de lancement d'un projet doit également comprendre les éléments suivants faire une planification détaillée du projet. Le plan est un élément clé de la réalisation du projet car il vous montre, à vous et à votre équipe, comment arriver là où vous voulez aller. Par conséquent, vous et votre partenaire devez créer un plan décrivant les étapes que vous allez suivre pour terminer le travail.
Tous les membres de l'équipe doivent avoir une liste de tâches collective, mais il est également utile d'avoir une liste pour chaque personne. Vous pouvez demander à vos collègues de vous aider à élaborer des diagrammes de Gantt pour l'équipe et l'individu afin de garantir l'achèvement des tâches dans les délais et de consigner tous les problèmes que vous et votre équipe rencontrez.
Lorsque vous avez dressé la liste de toutes les tâches de la planification du projet, vous pouvez les visualiser à l'aide des éléments suivants FoxPlan et vérifier si chemins critiques des projets le cas échéant. Cela vous aidera, vous et votre équipe, à avoir une vision plus claire du projet et à savoir si chaque tâche a des dépendances.
6. Répartissez les rôles de votre équipe de projet #
Lorsque l'équipe de projet est composée de plusieurs membres possédant des compétences et des connaissances différentes, vous devez attribuer à chacun des tâches en fonction de ses propres compétences.
Pour assurer un travail d'équipe efficace et une cohérence dans l'exécution de chaque mission, vous devez communiquer une répartition efficace des rôles entre les membres de votre équipe et gérer la ressource en conséquence. FoxPlan vous permet d'ajouter facilement les membres de votre équipe dans l'espace de travail du projet et d'attribuer leur rôle avec Fonction de gestion des ressources.
7. Mettre en place un système de suivi des projets #
Vous devez établir un mécanisme de suivi de l'avancement de votre projet. Non seulement le diagramme de Gantt vous aidera à accomplir les tâches, mais il représentera également la fréquence hebdomadaire d'accomplissement de certaines tâches.
Vous pouvez utiliser FoxPlan pour le suivi de votre projet car il vous permet d'obtenir un Perspective à 360 degrés de vos projets en les regroupant au niveau du portefeuille. Le tableau de bord du projet FoxPlan peut être modifié facilement et rapidement sans aucun problème.
8. Élaborer un plan de gestion des risques #
N'oubliez pas d'identifier les risques du projet et d'établir des mesures d'urgence avant qu'ils ne se produisent. Cette phase doit rester une priorité absolue sur votre liste de réunions de lancement si vous opérez sur un projet industriel. Constituez une équipe de gestion des risques expérimentée et certifiée qui se concentrera sur l'évaluation et la gestion des risques avant de rencontrer des difficultés importantes.
Lire aussi : Le guide du processus de gestion des risques pour la gestion de projet
9. Documentation pour la réunion de lancement #
Lorsque vous planifiez une réunion de lancement d'un projet et que vous suivez une série d'étapes pour en assurer le succès, gardez une trace et faites une documentation de chaque étape effectuée pendant la réunion de lancement afin de pouvoir vous y référer en cas de besoin.
Conclusion #
La réunion de lancement joue plusieurs rôles clés dans la réussite des projets, notamment le développement d'un lien fort, une meilleure compréhension, la consolidation de tous les efforts et la création de stratégies qui garantissent le succès du projet.
Si vous avez hâte d'organiser votre propre réunion de lancement de projet mais que vous ne savez pas vraiment par où commencer, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet comme FoxPlan peut vous aider à rationaliser la phase d'initiation du cycle de vie du projet et à garder la trace de chaque tâche sur une seule plateforme. Essayez FoxPlan GRATUITEMENT aujourd'hui ou contactez notre équipe et Découvrez FoxPlan en action!
